基层档案管理工作问题及建议探讨

夏建彬

摘 要：为更好地服务基层，促进社会经济的发展，将档案管理工作摆在基层工作的更高地位，以更积极的热情参与到工作中是非常迫切需要的。基层档案管理在新时代背景下既有“历史遗留问题”，同时也面临着新的时代挑战，因此，基层工作人员要肩负起提升基本业务能力、服务大众的职责，促进档案管理工作的建设。

关键词：基层档案管理;问题;建议

一、基层档案管理的平衡性讨论

（一）企事业单位与社企的管理平衡问题

当前档案管理工作的重心仍旧以机关事业单位为主，企事业单位与社企、城乡住户、重大项目建设等档案管理工作的普及程度不同，资料来源较为单一化、利用这些数据分析得出的结果可能有一定的侧重性但并不全面，即档案管理的倾向平衡性有待加强、社会参与的自觉性以及管理部门的强制性不足。

（二）技术发展与管理发展平衡问题

许多基层部门在开展工作过程中很自然而然的认为应以事务管理和人员管理为主要工作方向，当然这在传统工作方式中是没有任何问题的，但在科技化程度日益深入人们生活、深入机关工作的时代下，技术发展的必要性也逐渐涌现，当前技术与管理的侧重点是非常明显的，对于技术发展的轻视将会造成工作效率与社会发展速度脱节等问题。

（三）工作方式与时代发展契合问题

粗放式工作方法、只重视文书档案管理、各领域档案资料管理深入情况不同等传统工作方式与当前快速发展的社会以及高速增长的档案资料量是格格不入的，基层部门没有起到以点带面的积极作用，一些基本业务能力甚至出现了“开倒车”的现象，“组卷”归档方式仍旧在沿用，档案管理工作回归传统。

（四）监督管理与业务指导平衡问题

管理“面”上的监督以及归档过程“点”上控制的协调性有待加强，具体表现在诸如“集中归档活动”等能够激发工作人员工作热情的有效形式不能长久持续下去，档案存储出现“断粮”现象，也就是说监督管理和业务指导这两个基本的体制管理手段并没有得到好的利用，微观业务的规范性和宏观管理的指导性作用没有得到好的发挥。

（五）档案整理与开发利用平衡问题

档案整理、归纳的最终目的应该服务于社会发展和经济建设，即归档只是数据资料使用周期的一个中间过程，不能成为其终点，对这些档案资料开发利用程度低的一个原因就在于较难检索、一旦归档就“永久封存”，最终导致工作陷于被动状态。这一问题在未来基层档案管理的改革过程中是需要重视起来的，不能让档案成了“传家宝”，而是将其作为促进发展的基本工具、基本手段，形成资料利用的循环机制。

二、基层档案管理工作存在的主要问题

（一）理念缺失问题

对档案管理工作不重视而引起的消极工作态度以及低效率归档工作是当前存在的主要问题，若不能转变这种管理理念和工作心态，档案管理工作中的细节问题就不能得到有效处理，进而引起其他工作中的问题，对基层工作发展起着慢性腐蚀的消极作用，消磨的不但是工作人员的耐心，更是群众对事业单位的信任。

（二）管理断层问题

多级管理和分区块管理能够有效提升管理效率和质量，但如果各个区块之间不能有效衔接起来而是存在着纰漏，这种事务管理上的漏洞虽然日常工组中难以直接体现出来，但随着工作的深入开展问题逐渐暴露并且会造成无法挽回的损失，到时只能是“拆了东墙补西墙”，严重影响着档案管理工作的深入进行。

（三）环境有限问题

技术环境和管理环境问题始终围绕着档案管理工作，特别是在一些缺少资金支持和设备援助的基层单位中，长期物资上的匮乏使得基层工作人员常年处于高负荷工作压力中，档案管理部门“老龄化”现象也加剧了相关工作的倒车现象。信息化手段的引入及后期維护建设资源缺少投入也是基层工作发展存在的问题，根本上讲即缺少长远的发展眼光，只注重短期投入与产出，这种理念是应该被时代摒弃的。

（四）价值评价问题

档案归档后如何最大化其效用，将标准化与数据化的档案投入到新的生产中，为社会经济发展和工业生产创造更大的价值是值得我们研究的问题，当前缺少这种对档案资源开发利用的研究、评估与评价体系，急需建立基于现阶段档案管理工作实际情况的价值评价制度，以推动管理改革向深水区发展并提升档案材料使用流程的完整性。

（五）服务对象问题

许多基层工作人员的服务意识不足，没有将自身工作上升到个人职业生涯规划和单位发展、社会发展的高度层面上，被动性接受各项工作，也没有抓住社会上的一些再教育机会进行个人能力提升。从上级层面讲，缺少了对职工专业知识的培训以及缺少人才培养规划。

（六）流程标准问题

当前档案管理从收集、整理、价值评估、保管、检索等方面都仍有很大的进步空间，如收集来源的拓宽问题、整理的自动化智能化和信息化问题、价值评估标准化体系的建立问题、数据存储的网络化和安全问题、检索系统的搭建和共享平台构建问题等都需要我们深入研究。

三、提升基层档案管理宏观指导对策

（一）强化职工专业水准和道德标准

工作中通过单位统一组织技能培训、上机操作、交流讲座、继续教育等形式强化职工的专业水准，同时通过思想政治教育、党支部培训以及经典工作事例宣传等途径提高职工的道德标准，使他们以更饱满的热情和更积极的心态加入基层档案管理建设中。

（二）优化档案管理基础设施建设

基层档案管理基础设施建设包括硬件和软件建设两方面，硬件即普及标准化的档案管理系统平台并为后期维护预留足够的资金，软件既包括与硬件相配套的平台，同时也包括规范制度建设和对职工的信息化培训，以更高的信息化水平为基层档案管理服务。

（三）积极应对新时期档案管理的危机

对于新时期暴露出的数据安全危机、服务转型危机等问题，基层要认真应对，加强信息人才建设与培训、优化档案部门人员结构、关注职工思想状态等，不怕出现问题，就怕遇到问题不解决，提升整个档案部门的责任意识和工作热情。

（四）落实档案场所的标准化和专业化建设

在基层档案管理中，除落实计算机等关键硬件设备外，还应设立专门的档案场所，将档案整理、阅览、库房、办公等功能区分开设置与管理，实行区块化责任管理制度，最大限度保证档案资料的完整性、全面性和有效性。

（五）推动基层工作的可持续发展

提高档案收集的广度和深度挖掘其价值，这一横一纵向的范围扩展是推动基层档案管理可持续发展的两条基本途径，与此同时，做好基层工作的长期建设规划，进一步提升管理效率和质量，最终实现档案管理可持续发展。

四、结语

在社会发展和经济转型的关键时期内，基层工作人员要摒弃传统不重视、不作为的档案管理理念，真正树立起为人民服务的基本工作意识，通过积极参与单位培训、合作交流以及自我提升等形式增强自身的专业素养，俗话说“打铁还需自身硬”，要不断拔高自己以适应日新月异的科技发展和档案管理工作模式转变。知识武装、技术准备、统筹指导以及队伍建设是基层档案管理建设的“四大法宝”，我们要及时发现问题、解决问题，推进社会主义现代化建设。

参考文献：

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