办公室日常接待礼仪及方法分析

周厚根

摘要：“接待工作”是企业日常工作中的一部分，办公室日常接待礼仪不仅彰显了企业的精神面貌，还有利于促进企业各方面对外工作的开展。部分企业不够重视日常接待礼仪，由于一些细节错过了企业对外合作与发展的机遇，造成了企业的重大损失。对于新时期企业办公室日常接待工作，要有新要求、新标准，要更加注重细节，从整体提高礼仪接待工作的水平，让接待工作成为一个欢迎的入口，为企业带来源源不断的商机。本文重点对办公室日常接待礼仪及方法进行论述，以期通过礼仪文化的影响，提升企业的品牌形象，让企业在竞争激烈的市场拥有自己强大的竞争力。

关键词：办公室;日常接待;礼仪;方法

随着社会发展，企业管理制度也在不断完善。办公室日常接待礼仪管理作为企业管理中很重要的一部分，涉及方方面面的细节，如：谁来接待、谁来准备、准备物资有哪些、接待内容怎么安排、接待后续事宜怎么跟进等等。这其中每一个环节，看似简单，却需要周密的考虑，妥当的安排。好的礼仪接待体验，会让人留下深刻印象，产生信任感，希望与企业展开更深度的合作。而相反，毫无准备的礼仪接待工作，不仅无法应对一些突发状况，造成不必要的麻烦和尴尬，还会让人感觉不受重视、不受欢迎，严重影响企业各方面业务的拓展。

一、当前办公室日常接待工作的问题

1.流于形式  不注重细节

有些企业非常注重办公室日常接待的礼仪管理，会安排专门的工作人员负责这个岗位，有系统的岗位职责、岗位要求和岗位培训。而有些企业则不然，他们认为办公室日常接待工作很简单，没有什么技术难度，不需要由专人去做，企业的每一个员工都可以胜任这个工作。结果在遇到重要来宾、洽谈重要事宜时，企业会出现无人接待、接待不及时、接待不细致等多方面问题。其实，办公室的接待工作看似简单，却对工作人员的外在形象，内在沟通能力、反应能力、协调能力等，都有一定的要求。对于性格内向的技术型人员来说，他們大多是不适合做接待工作的。目前，大部分企业日常接待工作的水平还处在初级阶段，接待方式都很简单，流于形式，没有在细节上真正给予来宾关怀，也没有在思想上引起足够重视。

2.没有预案  接待流程不规范

谈起“接待工作”，有些企业认为这是一个发生了之后才需要处理的问题，也就是说，企业等到有客户来了，才需要去接待。这种想法过于局限和落后，对于重要的来宾和洽谈机会，很多时候都不是突然的，而是企业付出了很多努力才争取到的。等到客户真正上门来的时候，其实已经谈的差不多了，客户可能只是在一些细节上还有犹豫。从这个角度来说，接待工作非常重要，既可以让客户吃定心丸，也可以让客户产生动摇。目前大部分企业接待工作都没有做到未雨绸缪、提前规划，没有一个系统的接待流程。等到客户已经来了，事情已经发生了，才临时处理，这样的接待工作忽视了两个重要环节，一个是接待前的准备，一个是接待后的总结、跟进。缺少了这两个环节，客户的接待体验就会大打折扣。

3.缺乏配合  责任感不够

在一些中小型企业中，经常会看到这样的场景，当办公室有来访者，接待人员暂时不在时，来访者会很迷茫，没有其他工作人员会主动接待、询问。如果来访人咨询一些事情，工作人员就会说：这不是我负责的内容，我不清楚。其实，这样的说法也没有什么原则性的错误。毕竟在一个企业里，每个员工分工不一样，大家对其他岗位的事情自然是不够清楚的。但有一点需要引起重视，不论是哪个部门的工作人员，都是属于同一个企业，企业整体的利益应该高于各个部门的利益。对企业重要来访人员，每个员工都应该尽自己的能力去协调、配合，不能完全视若无睹。

二、办公室日常接待礼仪及方法分析

1.贴心服务  重视细节

要想切实提高办公室日常接待礼仪水平，就要让专门的工作人员来处理。从企业文化到客户需求，结合这些实际情况展开工作，通过“座位、餐饮、住宿、茶水、果盘”等细节，让客户感受到接待的热情和诚意。举例来说，在安排客户的餐饮时，除了要提前预定，注重环境，还可以事先与客户进行交流，明确客户的喜好和禁忌，如果客户在外面工作时，还能吃到别人精心准备的自己爱吃的食物，必然会心情好，充满感恩，有利于企业合作的顺利进行。

2.规范流程  明确分工

办公室日常接待礼仪涉及很多方面的细节，有些细心的工作人员会提前规划，但有些粗心的工作人员容易遗漏重要事项。为了让接待工作更规范，需要有一套行之有效的“接待制度”，明确在“接待前、接待中、接待后”各个环节的分工。一旦有制度的约束，就可以对接待工作有一定监管，出现了问题可以及时找到责任人。比如：当客户对接待工作不满意时，提出希望企业改进，企业就可以根据分工制度，明确是什么人在什么环节出了问题，继而优化工作环节。

3.文化培训  加强团结

企业文化培训，是增强企业凝聚力的重要举措。只有先进的企业文化才能让员工在工作中充分发挥主观能动性，树立正确的价值观。对于接待工作来说，既可以说是接待部门的工作，也可以说是整个企业的工作，关于这方面的认识，企业文化培训可以提高员工的思想高度。即使在无法处理接待工作的情况下，员工也应该注意说话的方式方法，让来访人员留下好印象。对于企业外部的人来说，他们对企业内部员工的工作职能划分并不感兴趣，但他们重视企业整体的形象，重视员工是否有凝聚力。

结语

综上所述，办公室日常接待工作是企业对外发展的重要窗口，不注重接待礼仪的质量，不提升接待礼仪的水平，经常会给企业业务拓展带来一定阻力，影响企业进一步向前发展。作为新时期的办公室日常接待礼仪内涵，应该更多从人文、情感、特色的角度出发，不仅致力于对员工高素质的培养，同时重视对企业先进文化的培育。

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