企业档案管理工作中存在的问题与思考

王栎源

摘要：企业档案管理工作不仅可以衡量企业业绩，还可以衡量企业管理水平。由于企业档案所记录的内容包含企业发展过程的优秀成果，因此企业档案可以为日后企业发展提供最完全的准备资料，方便做出科学合理的分析，是制定企业发展方向最好的参考资料。因此为了充分发挥企业档案的作用，本文阐述了企业档案管理工作的重要性，对企业档案管理工作中存在的问题及其措施进行了探讨分析。

关键词：企业档案管理工作;重要性;问题;措施

企业档案管理工作是企业管理的重要内容，对于企业健康发展具有重要作用。为了推进企业档案管理工作的顺利进行，发挥企业档案的服务职能，必须加强对企业档案管理工作中存在的问题进行分析。

一、企业档案管理工作的重要性

1、能够为企业提供准确的数据。档案资料能够为企业各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为企业未来的发展服务。比如企业过去的科研活动、文化体育活动都可以为当前的管理工作提供可借鉴的经验。

2、有利于档案资源的开发和利用。企业档案是在企业日常科研、外事以及行政管理等活动中形成的具有参考价值和保存价值的文献资料，对企业的评价、考核、研究以及总结工作具有重要的作用。在我国体制改革不断深入的现如今，企业也面临着严峻的挑战，档案管理工作作为企业管理的基础环节，对促进企业人事管理、科研等工作水平有着积极的意义。但目前传统的档案管理模式严重制约了档案资源的进一步开发和利用，因此必须进行档案管理创新，利用新的管理理念、管理方法、管理技术，深度开发档案资源的利用价值，为企业的发展创造更多的效益。

3、是时代发展的内在要求。当今时代是信息时代，也是知识经济时代，知识资产作为企业的无形资产，开始在促进企业发展过程中显示出重要的地位。档案是知识资产的一部分，真实记录着企业不同时期的各项活动，在新时期档案变得更加多元化，固有的档案管理体系已不能满足档案资源利用的需求，比如电子档案的出现，就需要完善档案管理的信息化建设。因此，加强档案管理工作是适应时代发展需求的内在要求。

二、企业档案管理工作存在的主要问题分析

1、相关制度体系问题。目前很多企业都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整理不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。因此，要想切实提高企业档案管理水平，必须要对相关的制度体系进行完善，为档案管理工作的规范有序开展提供依据。

2、档案管理设施建设问题。档案管理设施建设关系着管理水平的提高，但由于企业管理人员对档案管理的不重视，导致资金投入不足，档案管理设施的建设存在较大的滞后性，尤其是档案存储环节，有的企业档案室破旧，存储环境恶劣，造成档案资料破坏严重，无法再利用。同时管理人员的安全意识不足，将档案资料与一些危险物品放置在一起，加上缺乏完善的保护设施，对档案资料产生极大的威胁。甚至部分企业并没有专门的档案管理部门，现代化档案管理水平偏低，严重制约了档案管理工作的高效开展。

3、档案管理人员问题。档案管理人员自身的素质問题是导致档案管理工作难的主要原因，档案管理人员自身素质的好坏直接影响着档案管理水平的高低以及档案利用质量，当前，很多企业中从事档案管理工作的人员较少，相互学习、相互沟通的机会少，很多工作人员缺乏对计算机技术、图像分析技术、情报、法律等一些复合型知识的运用能力，没有相关管理经验，素质水平良莠不齐

三、加强企业档案管理工作的措施

1、规范企业档案管理业务流程。第一、需要在企业档案管理部门内部进行优化配置，重要的职责和岗位需要按新的流程分配，结合信息化进行科学管理，让每一位工作人员能够各司其职，掌握好自己的工作范围，提高档案管理工作的工作效率，优化内部业务流程;第二、需要优化档案管理部门与其他部门之间的工作关系，档案管理工作需要涉及到很多部门之间的工作，他们之间的工作业务流程也需要进行优化，保证部门与部门之间的工作能够顺利进行，实现顺利沟通。这两种业务流程优化能够促进整个流程处在一体化范围内，能够在管控的范围内进行工作业务流程，优化档案管理工作流程也能够提高企业的档案管理工作效率，针对部门的相关问题进行针对性的解决。

2、加强企业档案管理信息化建设。（1）加强企业档案管理软件建设。现代企业档案管理工作要求与信息化技术相结合，因此需要加强企业档案管理软件建设，通过软件进行档案管理的工作。要保证软件具有安全性和先进性。要根据企业档案管理工作的实际情况进行软件的建立，要保证软件的运行速度，还有将软件的兼容性考虑到其中，要保证软件的各项功能能够满足工作人员的工作需求。软件一定要根据企业的发展进行升级和创新。企业的档案信息包含着最重要的内部信息，要保证工作平台软件具有一定的安全性，防止信息泄露的风险。（2）加强资源整合。企业档案需要企业的软件平台进行整理。很多信息都需要进行整合，通过管理内部人员的整合对档案信息进行分类，让档案便于工作人员的管理。同时要对需求者提供相关的有用的信息，让企业的软件平台能够发挥最大效用。

3、提高企业档案管理者的管理意识和综合素质，并进行规范式的管理不断改革。在档案管理工作中，为了防止在档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，因此要加强管理工作人员对材料的及时归档，提高归档和管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。由于档案管理工作的质量问题会受到管理者综合素质水平的因素影响，作为重要任务的管理者，必须要具有很高的积极主动与创造性，因此要加大对管理者的综合水平进行培养。目前档案管理工作越来越现代和多样化，所以在管理的方式上也要不断的进行改革，只有具有专业知识的管理者，才能够顺利完成现代化的档案管理工作。

四、结束语

综上所述，企业档案管理工作是企业工作的重要组成部分，随着社会经济的变化发展，企业管理不能拘泥于传统的经营理念以及经营方式，要追求创新发展，而企业档案管理工作是服务于企业，因此加强对企业档案管理工作存在的问题进行分析，从而促进企业健康发展。

参考文献：

[1]丁率.企业档案管理存在的问题及措施[J].办公室业务，2015（09）.

[2]夏鹏.企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2015（03）.

[3]张慧.如何在创新中完善企业档案管理工作[J].科技经济导刊，2017（06）.

（作者单位：天津泰达西区热电有限公司）