电力企业档案管理中存在的问题与解决对策

王宽 周小芳 郑倩茹

摘要：目前人們对电力资源的需求量不断提升，这就要求电力企业需要提升自身的管理效率，达到社会对电力企业发展的要求。本文将针对电力企业档案管理展开研究，确定电力企业档案管理中存在的问题，根据问题制定相应的解决方案，最终达到提升电力企业档案管理质量的目的。

关键词：电力企业档案管理;队伍建设;服务意识

一、电力企业档案管理中存在的问题

1.1企业档案管理工作得不到企业高层应有的重视

很多电力企业高层领导对档案管理缺乏足够的认识，他们认为相对于档案管理这样的文字工作而言，市场的占有率、产品质量和售后服务的提升更为重要，这使档案工作得不到应有的重视。也因为这个原因，一些电力企业对档案管理工作投入不足，资金投入相对较少，档案管理手段落后，档案室设施不全，保管条件落后。管理水平较低，没有健全的档案材料收集机制，造成档案材料内容不完整，数量不齐全，无法为企业提供高质量、高效能的服务，规章制度、目标管理更无从谈起。

1.2档案管理缺乏专业人员和专业部门负责

部分电力企业档案管理人员不懂档案管理，以为档案管理只是简单的收集、分类，人员的专业素质不高、责任心不强;有的电力企业没有设立独立的档案室，有的电力企业甚至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范，随意性强。例如，存在随意涂改现象，越往基层越乱;存在任意抽取档案资料案例的现象。

1.3档案管理的理论研究和业务指导滞后

电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题，亟需加强这方面理论研究和政策指导，特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题，电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力企业在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式，出台相关的政策，指导民营企业档案工作稳步发展。

1.4档案管理中存在安全隐患问题

电力企业档案管理工作中存在以下一些常见的安全隐患问题：档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房使用玻璃门、玻璃窗，只在门窗上贴一层挡光纸;有的企业档案库房设置在潮湿的角落里，因湿度过大库房弥漫着刺鼻的霉味;有的企业把财会档案放在阳台上，没有防护设施，档案长期遭受日晒，覆盖了厚厚的灰尘。档案库房设计布局不合理。有的企业打更室与档案库房相连通，误认为这样做有利于夜间看管档案，意识不到内在隐患;有的企业档案馆在经历多次搬迁之后，现租借某宾馆作为档案库房，面积狭小，档案密密麻麻地堆积在一起，窗外未加设防护栏，室内又未配备灭火设施，一旦发生盗窃或火灾，后果不堪设想。

二、针对电力企业档案管理中问题的具体对策

2.1加强高层领导对档案管理的重视程度。随着电力企业不断深化改革，大多数企业渐渐意识到了档案管理对企业发展的重要性。我国也已经出台了《档案法》，对国内档案管理工作提出了明确的要求和具体规范。企业应组织员工认真学习，切实履行，将其贯彻到实际生产工作中去。除了理论知识的学习，企业还应付诸具体行动，对档案管理工作给予大力支持，应该做到以下几点：1.将企业的档案管理工作纳入企业的短、中、长期发展规划中。2.将档案管理相关内容纳入对应高层领导的考核中，并制定详尽的规则以检查其是否达到了标准，将考核结果与薪酬挂钩。3.完善档案管理所需的设备：各种软硬件设施、高配置的计算机等。4.加大对档案信息资源管理方面的资金投入。

2.2建立并完善档案管理队伍。建立一支有专业素养、责任心强、细致、耐心的档案信息资源管理队伍，并对其进行定期的培训，致力于提高其专业素养。在培训过程中，因材施教，注重管理人员的个体差异，扬长避短，各司其职，促进其形成互帮互助、共同进步的良好工作环境。

当然，除了理论知识的教学，还应注重实践，只有理论知识与实践相结合才能培养出有能力的档案管理人员。投入到实际工作中后，定期检查其工作效果，并制定合适的奖罚措施来激励其工作积极性。

2.3配备档案管理所需的软硬件设施。由于档案信息资源的繁杂性，需实现档案的信息化、数字化建设。若要实现以上目标，就必须要有先进的软硬件设施来辅助完成档案的信息化建设。因此，企业应该加大对计算机软硬件以及其他相关设施的投入，并对其进行及时更新和完善。与此同时，企业还应该注重对相关技术人员的培训，对引进先进设施持支持态度，以加强档案管理工作的效率。

2.4加强档案信息资源管理的信息化建设。通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念来加强企业档案管理的信息化建设，根据企业的自身特点，具体问题具体分析，找出优势与劣势，取长补短，找出适合企业设施现代化管理的方法。比如，对于一些经济效益好、现代化管理水平高的电力企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。然而，对于那些经济效益一般、现代化水平低的电力企业，应该结合自身实际情况，分步实施计划、逐步推进。当企业实施了现代化管理，就为档案管理信息化建设奠定了基础。

2.5保证电力企业档案信息资源的安全。档案信息资源管理队伍应该致力于保证档案的准确性、完整性、安全性。电力企业应按照国家关于档案信息资源保护保管的规定，为档案信息资源管理部门配置防火、防潮、防盗、防生物虫害等设施。对于一些特殊文书档案，应该采取更加严密的安全措施，加以重点保护。

三、结语

随着时代的发展与科技的进步，档案管理工作在企业发展中的重要性越发突显，其在整个电力企业的正常运营中起着非常重要的作用。事实上，科学严谨的档案管理工作不仅记录下了企业的生产情况，也为企业未来的决策提供了重要的数据依据，有助于电力企业对自身发展有更好的了解，并制定出符合自身实际情况的发展策略。因此，相关部门应积极反思自身档案管理工作中存在的不足，尽快提出整改措施，并予以执行，使其更符合自身的企业理念，为电力企业的未来发展起到一定的推动作用，为人们未来生产生活的顺利进行打下坚实的基础。

参考文献：

[1]何英.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].东方企业文化，2013（12）：3.

[2]韩丽娜.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2012（5）：92.

（作者单位：国网甘肃省电力公司庆阳供电公司）

作者简介：王宽（1994.10.22），性别：男;籍贯：甘肃静宁;民族：汉;学历：本科、学士;职称：初级工程师;研究方向：配电运检、文书及档案管理。