全员管理下提高水务档案治理能力

林兰

内容摘要  运用“社会治理共同体”理念，从“人人有责、人人尽责、人人享有”三个维度论述水务工程档案全员管理的实践与思考。强调档案治理的主体、方式、成果的全员性，并提出：重视全员责任落实，将责任落小落细;重视全员制度执行，切实提高制度执行力;重视全员技术创新，由管控向智控转变;重视全员素能，拓展工作能力多元化。

关键词  全员管理 工程档案 档案治理 治理能力

1 引言

水是生命之源，供水是民生之要。杭州余杭环境（水务）集团有限公司从成立至今，已竣工各类水务项目1103个，形成工程档案近3万卷，成为公司档案的重要组成部分，也是公司档案管理的重点对象。结合水务档案工作实际，公司切实贯彻“建设人人有责、人人尽责、人人享有的社会治理共同体”理念，强调“共同体”中全员性主体的责任，努力提高水务档案治理能力[1]。

2 人人有责：治理主体的全员性

强化责任意识。水务工程建设涉及规划、勘察、施工建设、监理等单位（以下简称涉档单位），过程长而复杂。因此，做好水务工程档案工作必须有全员意识，尤其要强化涉档单位负责人、档案员的责任意识。一是注重建章立制。加强制度建设是做好水务档案工作的根本性举措。公司高度重视档案管理工作，始终把档案工作作为水务工作的一项重要内容来抓，逐步完善了制度体系，扎紧了制度“笼子”，确保了档案各项工作有章可循、行之有矩。先后修订完善了一系列规章制度，立卷、归档、借阅、销毁、利用、保密等各个环节均有严格的制度规定，使档案管理工作进一步制度化、规范化。除了建立健全档案管理专项制度外，特别是使档案管理这项工作“楔入”公司各项管理制度之中，依规照章形成、积累、收集、移交档案工作机制，即档案管理条款纳入会计、招投标、工程建设、设备采购、信息化等各个方面制度之中。公司不断践行把制度优势转化为治理效能，从而推进水务档案治理能力现代化。二是建立档案工作责任层层传导机制。公司以岗位为单位签订《档案工作责任书》的方式明确有差别的责任，即根据每个人所处岗位环境及职责权限，设立档案工作责任书的相应内容，责任书内容与岗位档案管理的特点、与个人职责权限大小相对应，增强针对性和可操作性。三是全流程宣传，培养健全的档案意识。档案意识的培养是一项长期持久的工程，我们用心动员，切实发挥好教育促提高、监督促自觉、技术保完整等档案治理举措的保障作用。切实避免“重建设轻档案”“虎头蛇尾”等现象发生，务必使每个流程都注重档案形成无死角，即档案积累规范化、档案收集完整性、档案移交及时性。工程建设决策启动之后，公司档案部门即利用网站、公众号、微信等途径宣传或介绍工程档案知识;工程施工开始后，定期召集档案员培训，普及档案基本业务知识[2]。

层层夯实责任。在推进每项水务工程时，层层压实责任，狠抓工作落实，建立健全推动落实的责任体系和推进机制。各涉档单位切实负起档案工作领导责任和工作责任，及时研判形势，加强协调，勇于担当担责，敢抓敢管，干净干事，拼搏竞进。对涉档单位项目负责人培养档案收集完整、归档规范的意识，并落实涉档单位的档案管理要求，确保人、财、物的有效保障，合理配备，规范使用。如，为适应水务公司档案管理数字化建设，要求投标单位在投标文件制作纸质版的同时形成数字版文件（光盘），以使管理档案实现数字化转型。对各涉档单位建设人员，强调“网格化”管理，消除“置身事外”的错误认识，更不能让档案员“单打独斗”。档案人员要在上级档案部门指导下，确保监督有力，指导有效。注重和风细雨、润物无声，而又在问题面前雷厉风行，有效解决。

3 人人尽责：治理方式的全员性

企业的档案责任必须通过目标责任制的形式才能使之有效的落实，从第一责任人开始（企业法人）直至具体岗位（员工），每一级、每一个岗位均应有明确的责任，并且这种责任的落实必须体现自上而下的层层分解，体现自下而上责任的层层担当。水务公司与当地档案部门加强沟通，双方在工程档案齐全完整上始终保持目标一致。涉档单位上下确保工程质量的同时，讲究档案质量，水务公司各部室、各子公司形成纵横结合的协调机制，确保有档必归，有档必交，且交则完整而规范。

激发全员合力，健全全员考核机制、办法以及结果运用。要实施严格的过程考核，必须有一个完整考核标准。据此，公司依据岗位职责制定出完整、具体的考核标准，并通过考核有效推动每个岗位人员的自觉履职，调动岗位人员的积极性与主动性。为此，水务公司制定《公司档案工作全员职责与考核办法》，并以自身的全员考核机制影响、激发涉档单位制定考核要求，以层层考核的途径压实责任，激发动力。

4 人人共享：治理成果的全员性

充分发挥档案维护公司各项权益的支撑力。完整、准确的档案资源形成后，利用应随时跟进，无论是审查招投标、支付款、守合同等方面，还是审计竣工项目的合法性、合规性上，水务工程档案要及时发声，维护各方权益，更要维护公司各项权益，助力确保工程科学规范、精细优良、清廉合规。

满足全员工作的便利性。公司创新利用形式、办法和途径。凡移交至公司档案室的档案，凭合法手段，人人皆可参考利用。一是利用档案培养建设人才。档案通过一定的加工和编研，提供给相关部门成为知识，进入教材，就会成为培育建设人才的“活档案”。二是利用档案為下一个项目“奠基”。水务工程建设具有相似性、可复制性，就是因为工程档案的可复制性，这种利用可以缩短工期，避开雷区，高效节资。三是利用档案为供水节水提供教育资源。提倡人人节水，重要的一环是利用档案宣传水务工程建设的复杂性、民生性，使节水成为全民的自觉行为。当然，种种利用都要讲求便捷、便利，从而为更好管理用好水务档案形成良性循环，使全员管理成为档案管理成功范例，让供水节水之事业润泽当代、利及后世。

5 总结提高，提升水务档案治理现代化的几点思考

“档案治理”是指档案部门、社会组织和公民等多个主体协同合作，基于一定的行动规则，共同对档案事务进行科学、规范管理，实现档案领域善治的活动和过程，是政府治理的重要组成部分。推进水务档案治理能力现代化，必须寻找“全员管理”这个突破口，精准发力、组合出招，绵绵用力、久久为功，努力走出一条具有时代特征、水务特色的档案治理现代化之路。

一要重视全员责任落实，将责任落小落细。根据职责分工体系，严格按照“闭合管理”的原则，将水务工程档案监管责任落实落地，精准施策、全力推进，确保各项工作落细落小落地落实，维护水务工程档案齐全完整。

二要重视全员制度执行，切实提高制度执行力。不断强化各层面干部和员工的制度意识，切实维护制度权威，强化执行制度。好的制度制定出来，如果不能得到执行，制度就转换不成治理的效能。要把贯彻落实十九届四中全会精神和习近平总书记重要讲话精神与贯彻落实档案法律法规紧密结合起来，在贯彻落实中不断完善档案治理体系，提升档案治理能力现代化水平。

三要重视全员技术创新，由管控向智控转变。无论是传统的手工管理还是现代的计算机管理，档案工作的管理对象都是“档案”，管理的流程基本都是文件材料的产生、收集、整理、归档、移交、保管、划控、档案利用等，不同时代、不同类别的档案在管理流程上的要求有所不同，这也为智慧档案管理和科技创新进一步明确了方向。档案管理要拥抱新技术，重点在文件材料产生、归档、移交、利用等环节，积极利用大数据构建治理平台，依托大数据赋能巧干、智干，提高治理效能。

四是重视全员素能，拓展工作能力多元化。知识经济时代，知识的更新换代是迅速的，素能要求是多元的。要通过加强思想淬炼、政治历练、实践锻炼、专业训练，让公司员工特别是档案从业人员具有强烈的危机意识和工作责任感。要树立终生学习的观念，努力学习文史知识、历史知识以及与本行业相关的知识，不断更新自己的知识储备。在掌握档案基本知识、基本原理的基础上，还要有跨学科的知识拓展，力争做知识复合型人才。要重视智能化检索技术，让工程项目档案知识的智能化服务手段可以带来用户满意度优化、生产优化、经营优化和决策优化。

（作者系杭州余杭环境（水务）控股集团有限公司 馆员）

【参考文献】

[1]中共中央.中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度 推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定[EB/OL].（2019-11-05）[2020-02-15].中央網， https：//baijiahao.baidu.com/s？d=1649

358117301493183&wfr=spider&for=pc.

[2]王玉珏，许佳欣.积极参与全球档案治理 推进人类命运共同体构建[N].中国档案报，2019-5-27（06）.