如何提高各项档案归档的完整率

摘 要：档案归档整理工作是企业管理中的重要一环，归档完整率的高低直接决定着档案管理工作的质量好坏。笔者关注于如何提高各项档案归档的完整率，将全文重点分为三个部分，即档案管理工作中出现的问题探究、档案归档工作发生问题的原因分析及提升档案归档完整率的路径分析。

关键词：各项档案;归档;完整率

企业中，各类档案资料种类很多，包括企业管理类档案、工程建设项目类档案、经济合同类档案、会计档案、特殊载体类档案等。因此对于档案管理是一个热门话题，相关研究学者都把它作为一个重要议题来关注。笔者认为对于这一问题的研究应该立足于独特的角度，并且还应该将档案管理与社会主流思想紧密联系，这样才能够体现学术研究的现实价值。

1 档案管理工作中出现的问题探究

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案归档完整率是已归档档案数量在该归档档案数量中所占的百分比。国家档案局将归档完整率95%以上，作为企业档案管理水平达到优秀的衡量标准之一。现如今，档案管理工作，问题丛生，主要体现在档案归档完整率低方面，资料归档不齐，收集整理保存等工作环节出现漏洞，资料档案收集管理方法有待改善。据统计，企业档案归档完整率连续多年在50%-60%间徘徊，与国家档案局规定的95%，还有很大差距。因此，提升档案归档完整率，成为档案管理工作中亟待解决的问题[1]。

2 档案归档工作发生问题的原因分析

首先，档案管理部门的专职档案管理人员、各部门兼职档案管理人员专业素质较低，缺乏相关专业知识，影响归档完整率的提升。此外，企业没有对档案管理人员进行全面、有效的培训和评估等，阻碍了员工档案整理能力地提升，使档案管理工作停滞不前，无法适应信息技术的进步，严重影响了档案归档完整率的提升。

其次，档案的收集和归档工作难度大，整理归档意识比较薄弱。在档案收集归档工作中，档案资料种类增多，信息更加复杂，收集和归档变得困难。在时代的进步下，要求收集归档方法也应该适时改变，但收集归档方法依然比较传统单一，跟不上时代的步伐[2]。此外，在档案资料保存过程中，许多档案资料会出现印章破损、缺页的现象，收集和归档不完整的文件和档案原始材料对工作都具有严重的影响。

然后，各部门兼职档案管理人员，不愿意移交档案，不配合移交档案。企业内部各部门对需要移交的档案心中无数。多数企业会在各部门设置兼职档案员，兼职档案员主要负责收集和移交本部门的档案给企业的档案管理部门。然而这些兼职档案员，一般都有各自的业务工作，他们对自己的工作比较认真，却往往对档案工作精力投入不足，所以对于本部门产生的文件资料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里没底，每到档案管理部门收集档案的时候，不是觉得没有可以移交的，就是摊开一桌子文件让档案人员自己挑。兼职档案员的设置犹如摆设，能够摆.上一桌子文件的都已经算是不错的了，自然也就谈不上能顺利移交档案了。与其他部门缺乏交流。企业中的档案管理人员，大多不是对口专业，对档案资料整理保存的相关专业知识缺乏，阻碍档案归档完整率的提升。

最后，档案管理工作信息化、现代化程度低。现如今，信息化已经冲击了各个领域，档案管理工作也不例外，档案归档、检索等需要以信息化手段做辅助，朝着现代化的方向发展。但现实情况是，由于资金不足，企业设备达不到预期目的，不能满足要求，并且标准化和信息化安全保护的文件档案也相对较少。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理现代化已成为提高档案完整率的重要原因。

3 提升档案归档完整率的路径分析

首先，加强档案管理培训，将岗前培训纳入工作议程。要想确保档案归档完整率达到标准，管理人员的专业素质是一项重要的影响因素，因为他们是档案资料的收集归档的核心人员。企业要高度重视，切实加强组织领导，重视档案归档整理工作，落实分管领导和档案整理人员，积极组织人员参加档案业务培训，切实帮助解决档案工作人员在归档整理工作过程中遇到的困难和问题，按时按质完成档案归档整理任务。同时，要加强对各部门年度归档材料的监督检查，及时对各部门归档工作进行指导，确保与总体归档工作同步完成。企业必须要在提升档案管理人员素质方面下功夫，而加强培训是提升人员素质的重要途径。比如：可以雇佣专业人员定期培训员工，然后检查员工培训的结果，最后根据审计结果给员工一些奖励和惩罚，以提高管理人员的积极性和主动性。值得注意的是，员工素质的提升，除了外因起作用外，还需要自我努力，员工必须加强自我学习，从而不断提高他们的工作水平和工作能力[3]。

其次，强化档案收集整体工作，确保档案归档的完整率。应该按照企业制定的文件材料归档范围，加强档案材料收集，确保做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。重点收集企业形成的反映企业主要工作职能以及其他部门针对企业业务形成的文件材料。同时，加强对企业各种门类和载体文件材料的收集，确保归档文件材料齐全完整。

要严格按照国家档案局的要求，结合企业工作开展情况，及时调整充实材料，全面、系统收集文件材料。对企业工作中形成的具有查考利用价值的照片、声像、电子文件、实物等各门类档案材料，分门别类细化归档范围，及时、全面、系统收集整理归档，充实企业室藏档案资源，确保反映企业年度工作各种载体的档案资料应收尽收。

再次，完善档案移交监督制度。根据公司部门经理人员调整情况，通过正式发文重新对档案管理领导小组成员进行调整，明确领导小组及工作小组成员工作职责。以软文形式间接明确监理公司资料员职责，通过调查问卷方式调查档案职责认知率。为保证档案信息资源安全保管、合理利用，规范档案移交各環节工作，档案实行集中统一管理，各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰，并编制好移交清单，移交档案时，移交目录一并移交。 交接双方应根据移交目录认真核对，并在移交目录上签字，一式两份，双方各执一份。档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。移交登记要本着实事求是的原则，做到账物相符、账表相符。

最后，健全办公室档案的现代化、信息化管理体系。现如今，办公自动化系统已被企业使用。在档案资料收集归档工作中，办公系统可以有效地提供档案收集以及归档的工作效率。档案管理人员通过及时向所在部门收集资料，进一步的完成工作。及时扫描，规范数字化转换。及时启动纸质档案全文扫描和数字化处理工作，做好归档文件目录级和原文级的信息著录工作，并做好数据备份工作。此外，档案工作人员应定期收集资料，定期进行编写工作，从而加强编译的广泛应用，完成主题任务，为需要者提供便利条件，提高档案收集和归档的重要性[4]。

参考文献

[1]王伟.归档考核机制在企业科技档案管理中的实践与思考[J].机电兵船档案，2019（06）：55-57.

[2]陈贵娥.提高工程项目档案管理的有效措施[J].价值工程，2015，34（19）：33-34.

[3]杨建华.文书档案归档质量定量分析指标和计算方法[J].档案，1992（04）：7-9.

[4]吴建生.谈谈企业文书档案的归档率、完整率、准确率[J].档案与建设，1990（04）：33-34.

作者简介

王莎莎（1981-），女，汉族，辽宁，本科，档案馆员，广东烟草佛山市有限责任公司。