医院文书档案管理的办公自动化应用

张丹

摘 要：医院档案之中对医院发展历史进行了详细的记录，同时文书档案能够反映出医院行政、党务管理等相关活动，属于用图表、文字等方式进行记录，以便于为处理各类事务等提供相关材料。现阶段，随着社会经济与科学技术的不断发展，电子信息科学实现了较好的进步，医院文书管理应向着系统化、科学化以及程序化的方向进行发展。基于此，本文主要探究了医院文书档案实现自动化办公的策略，以供参考。

关键词：医院;文书档案管理;办公自动化

档案管理在医院各项管理工作之中占据着极强关键的位置，其有效确保了医疗卫生事业的发展以及医院技术的进步有据可循。现阶段，在社会主义市场经济的不断发展下，推动了医疗卫生体制改革的持续深入，并让医院档案管理工作得到了良好发展。怎样促进文书档案管理水平提升，完整、系统以及正确的对档案信息予以提供，以便于满足医院相关需求，适应当前不断进行变化的形式。

1 办公自动化对医院文书档案管理的影响

1.1 办公自动化促进了文书档案管理能力增强

第一，办公自动化能够让管理渠道变得更加的丰富，在传统模式之中，必须设置对纸质档案予以存储的专门区域，同时专门的档案柜也是必不可少的重要一部分，实现办公自动化，医院可立足于计算机电脑对各类文书档案进行保存，诸如运用办公自动化系统对档案进行传递，同时有效保存，如此便使档案管理渠道有效拓宽。第二，办公自动化促使文书档案管理工具更为丰富，办公自动化推动了文书档案电子化发展的顺利实现，如此便能充分借助档案软件、编码技术等信息技术管理文书档案，让档案管理工具得到了优化和丰富。

1.2 办公自动化促进了文书档案管理水平提升

第一，可促進档案管理效率的全面增强。在运用传统模式的过程中，难以对文书档案予以调阅与查询，特别是部分时间偏长的档案，办公自动化则可以有效的解决此问题，促进办公效率的提升[1]。如医院要把没有价值或到期的文书档案销毁，过去只能借助档案目录进行查询，若是目录模糊则难以查询，但实现办公自动化，可在办公系统之中对文书档案相关类别、时间等信息进行查询，从而促进管理效率提升。第二，可促进档案管理成本的减少，包括因为效率的提升降低时间和人工成本等，尤其是办公自动化背景下，可以第一时间对档案进行销毁，可以使档案存储空间得到节省，同时也对清理、保存等成本的降低帮助很大。

2 医院文书档案管理的办公自动化应用策略

2.1 规范文书档案管理和利用的基本体系

规范文书档案信息资源，属于信息时代医院发展的主要方向。从前，我们对于档案信息的关注度不强，认为只要在档案室中存放随时产生的各种载体和门类的档案资料，诸如护理、声像、财务以及科研等便算完成了任务，实际上，正是那些没有人过问、闲置一旁的档案资料，在促进医院各部门以及医院的良好发展方面所发挥的作用极为重要。所以，医院之中使用的文书档案管理软件，需要满足不同文书在存储方面的具体格式，并拥有互联网以及内联网检索功能，可以实时浏览信息，进而有效收集整理、存储数据以及实现对权限进行统一管理。

2.2 构建全新的办公自动化系统

立足于某些角度进行分析，医院在开展文书档案管理工作的过程中，会对办公自动化产生影响的主要为管理信息系统[2]。对此，医院需要立足于自身发展方向与目标，客观分析文书档案之中涉及的相关问题，进一步强化信息化管理，积极采用各类信息技术，对办公自动化系统进行完善和更新，并实现对文书档案相关信息予以数字化采集，然后通过扫描器自动识别各类文书档案，采取数字化的方式展现在医院档案信息系统之中。另外，医院要想对文书档案流程进行全面的优化，需要构建科学的办公自动化系统，合理对文书档案进行归档、排序和鉴定等，增强文书档案信息化所具备的输入以及检索特点，进而让运用人员可以对各类文书档案进行高效的检索。

在共享文书档案资源的同时，促进文书档案信息运用效率的提升合理运用互联网技术，对办公自动化系统予以优化，建立先进的信息集中处理系统，合理化归类文书档案，同时采取科学有效手段进行处理，为顺利归档、保管文书档案等奠定坚实的基础。

2.3 确保电子档案网络传输更加安全

医院实施文书档案管理工作时，电子档案在传输中仍有诸多问题存在，并且还被各类因素所影响，要想使电子档案更加有效、完整，就必须对各类问题与风险予以有效的解决，以此来推动医院电子档案在传输过程中安全性的提升。同时，相关工作人员应注重积极、仔细检查计算机档案文件，定期对电子档案传输设备进行检查和维护，可以在最短的时间内将其中存在的问题发现，同时及时有效解决问题。此外，工作人员应在固定的时间清理电子档案传输设备，同时对相关服务器进行维护，医院要指定人员开展监督和管理工作[3]。最后，设置具有较高安全性的防火墙技术，借助身份验证等措施，确保文书档案管理办公自动化系统的稳定性、安全性，并保证文件信息在传输与存储方面的完整性。

2.4 构建高素质人才队伍

医院在管理文书档案时，必须注重打造一支高素质的人才队伍，确保文书档案管理工作的顺利落实[4]。第一，要加大高素质人才的引进力度，除了需要拥有符合条件的学历以及素质之外，还应拥有丰富的工作经验，以便于推动医院文书档案管理工作效率的提升。第二，引进高素质人才后，要定期组织专业知识培训活动，以便于他们对办公自动化工作方式进行熟练的掌握，并对相关设备进行正确的理解，提高管理工作质量。第三，医院领导层与档案管理人员，需共同学习和计算机软件相关的知识，保证在具体工作的过程中能够对各类计算机软件技术进行科学的运用，展现出办公自动化的效用。

2.5 科学制定和修订各项标准

就医院档案部门而言，需要正确的引入IS09000质量管理体系，结合档案管理与制度编写等文件进行结合，使文件管理程序化的目标顺利实现，在固定的时间接受外部评审和内部评审，推动医院的暗杆关联性向着规范化、现代化的方向进行发展。在固定的时间对优化与健全档案管理制度，明确零散文件、电子文档收集归档制度，与档案管理实施办法，明确相关工作人员岗位职责与工作范围，对医院档案的统计、销毁、保管、保密、整理和收集等制度进行完善，让档案管理工作更具规范性。

3 结语

总而言之，文书档案在医院档案中占据着极为重要的位置，其记录的内容对医院反思自身发展历程极为有利，在医疗事业服务水平提升方面发挥着促进作用。在医疗卫生事业持续发展与体制改革进一步深入的背景下，医院为文书档案管理实现了较好的发展，医院要想获得持续、稳定发展，就必须将其中的文书档案管理工作切实做好，促进医院文书档案管理办公自动化水平提升，借助办公自动化使医院文书档案管理有效性提升，确保医院发展可以与时俱进，为医疗卫生事业的持续、稳定发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]刘芳，孙文婷.基于办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].办公室业务，2019（20）：116.

[2]陈超.浅析档案管理与办公自动化[J].科技创新导报，2019，16（30）：139+141.

[3]高真.医院文书档案管理办公自动化探微[J].办公室业务，2019（16）：189.

[4]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务，2015（04）：90.