浅谈档案管理“双套制”

摘 要：“双套制”是在档案信息化时代纸质档案与电子档案并行管理的方案，这一方案整合了纸质档案电子档案各自的优势，规避了传统纸质档案的弊端，同时也完善了部分电子档案管理所存在的缺陷。本文就此管理模式进行研究，将其与过去档案管理模式相比较，探索其中的进步部分，并提出相应措施以推动此模式的发展。

关键词：纸质档案;电子档案;双套制

在信息爆炸的时代，各类资源电子化已成为不可逆的趋势，传统纸质档案自然也不可避免。纸质档案由于其天然缺陷，使得长久的保存工作耗费大量人力物力，极其不便，而电子化的出现则为此缺陷提供了可替代的方案。然而，尽管档案电子化极大程度提升了档案工作的效率，节约了资源，但一味地将工作付与电子化也不可取，档案电子化固然有其优势，其中存在的不足也是需要注意的。有鉴于此，纸质档案电子档案双套制管理模式便应运而生，带来了一种切实可行的方法，为档案工作提供助益。

1 “双套制”的天然优势

1.1 单套制的缺陷

长久以来，人类社会各种档案都是以纸质形式进行保存，其后续各项工作也在此基础上进行。档案保存着人类社会各式各样的信息，对社会的种种工作有着重要的意义，整理保存好档案是必要的。但是，由于传统纸质媒介存在天然缺陷，比如易遭虫类噬咬、容易受潮腐朽，而一旦遭受火灾，就会造成不可挽救的损失。因此，纸质档案的保存极其容易受到天灾人祸的威胁，这就给纸质文档保存工作带来了极大的困扰。但随着人类文明的进步，科技水平的的提高，新的档案载体——电子档案，逐渐成为档案工作者的助力。不同于纸质档案，电子档案以其便捷易保存而行于世，大大提高了档案工作者的效率，同时也节约了过去需要耗费的大量用于检查保存档案的资源，使得档案工作进入了一个新的纪元。然而，电子档案并非完美无缺，能一劳永逸的解決所有问题。相对于纸质档案来说，电子档案确实更为安全，但以目前的技术，仍然不能保证对存储设备、放置环境要求较高的电子档案万无一失，电子档案同样会受到威胁，从而造成文件的丢失、变质或者毁坏，这也是需要注意的。

1.2 “双套制”的优势

传统纸质媒介以及新兴电子媒介都存在缺陷，为了充分利用现有的技术，提升档案的保护保存以及利用效率，将纸质档案与电子档案结合利用是目前来说最为可行的方法，也就是所称的纸质档案电子档案“双套制”管理。随着信息化的不断发展，社会对信息的要求也不断提高，这表现在对信息的时效性、需求量以及系统性等方面。因此，档案的数量日渐增加，规模日渐庞大，这就给档案的存储及处理带来了极高的要求，渐渐超出工作人员的负荷。而档案的双套制管理可为这些情况提供诸多便宜，其中，电子化的档案为脆弱的纸质档案加上了一道保障，同时，也使得信息的传递交流更加迅捷，使其时效性得到保证;但由于电子档案并未普遍受到法律承认，纸质档案的法律地位以及其他独有的文化价值，保证其依旧有存在和被保护的需要，因此，纸质档案与电子档案并存状态的档案双套制管理结合了二者的优势，互为补充，是目前档案管理的最优解。

2 “双套制”实施方法

2.1 “双套制”下的分类及存储方法

档案种类数量繁多，在信息化时代，档案管理人员要想妥善处理两种不同载体下的文件，不是一件轻易的事情。为了避免管理不当造成的档案信息紊乱或遗失，档案管理人员有必要立足于纸质电子文档管理双套制下建立全新的适宜的文件分类及存储制度，以满足当下对档案管理的要求。规则的制定要结合实际，对纸质电子档案的归类要做到合理，对旧有的制度可以进行适当的借鉴，这样一来，新的规则才容易实施并取得成效。比如，对于相同内容的纸质和电子档案，可以标注相同的检索信息，但分辨其载体，进行统一录入保管，在需要时进行检索，面对一般的需求，优先使用电子档案，这样一是提高了资源的利用效率，二是减少了对纸质档案的破坏，充分发挥了档案管理双套制的优势。对于二者的存储来说，应当考虑二者的差异性，再进行相应的处理。纸质文档的存储可以照以前的方式进行，而对于电子档案，管理人员需要注意到特殊的电子设备存储方式，要定时定期进行维护备份，电子档案的保存虽然较之纸质档案更为轻松，但也不可缺少日常的维护。

2.2 “双套制”下的相互转化

纸质档案信息化是信息化时代发展的必然趋势，其安全性是纸质档案转为电子档案最重要的因素。一是要保证电子档案的质量，转换为电子档案后不会影响到其可阅读性和可辨识性，否则，电子化档案将无作用可言;二是要在转换过程中及转换之后加强对原有纸质档案的保护，不可因电子化就忽视纸质档案，纸质档案有其固有的价值，例如文化价值，历史价值，这是电子化无法替代与弥补的。尽管将纸质档案转换为电子档案是趋势所在，但是这并不意味着所有的纸质档案都要转换为电子档案，对于一些使用率低下的档案来说，将其维持现状即可，不必进行过多干预;而对于那些具有重要价值的、需要抢救的档案，则需要尽快将其数字化保存。除此之外，准备被长期永久保存的电子档案同样有必要转换为纸质档案，这是根据《电子文件归档与电子档案管理规范》中：“具有长期或永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件必须制成纸质件或缩微品等。”这一要求而提出的。所以，纸质电子两类文件的相互转化工作对档案的保存及利用有重要意义。

2.3 加强人才培养，形成长效机制

与过去的档案管理工作相比，基于纸质电子双套制管理下的档案管理工作会有更大的难度，这给档案管理工作人员带来了新的挑战。管理人员需要学习新的职业技能，尽快熟悉不同于纸质档案处理的电子档案处理方式，以具备同时处理纸质电子档案的能力，适应信息化时代档案处理的要求。对档案管理人员来说，首先需要主动进行思想理念的转变，积极面对新生事物，通过不断地了解，从而逐渐适应现代化及信息化;其次，加强对于电子化档案管理的学习，熟练掌握电子化操作的技能，例如对于数字化信息的制作使用以及管理维护;最后，通过大量实践操作，总结规律，形成一套熟练的完整的数字信息管理流程，从而以新技术推动纸质电子档案综合管理的发展。对于相关部门来说，有必要对其从业人员进行适当的培训，新技能的掌握，离不开专业人员的教育，通过一定的专业培训，可以将信息化技术宣传普及，令相关从业人员成为合格的双套制档案管理模式下的工作者。同时，相关部门可以建立考核制度，用以督促档案管理人员进行新技术的学习，推动管理人员的专业化发展。

3 结语

综上所述，在信息化时代，为了纸质档案电子档案综合管理的发展，业内人士提出了纸质电子档案双套制的管理方案，这一方案在当下无疑是适宜这个时代的。尽管这一模式也存在着一些不足或者局限，比如为了将档案电子化加大了人力物力的投入，加重了相关从业人员的负担，但是，从大局上着眼，档案双套制管理依旧是具有一定的效率以及便捷性的，为档案的保存也起到了相当大的作用。所以，以现在的技术和思维限制，纸质电子档案双套制管理模式是眼下最为合适的一个解决方案。

参考文献

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作者简介

陈淑新，淄博市太河水库管理局办公室主任、馆员。