图书馆办公自动化系统建设策略研究

周雅枫

摘要：本文主要对图书馆办公自动化建设系统进行分析，分析办公自动化系统的具体设计方式及其功能，意在提高高校图书馆管理工作的效率，提升信息共享效率，希望对相关工作人员起到一定的借鉴意义。

关键词：图书馆;办公自动化系统;数字化建设

近年来，我国高校图书馆管理工作逐渐向数字化和网络化的方向发展，但是取得的效果并不显著，大部分图书馆工作人员仍旧使用手工模式开展工作，不仅无法保障工作效率，也制约着图书馆的未来发展。因此，为了进一步增强图书馆管理工作的效率，必须充分利用网络的优势，建立起图书馆办公的自动化系统。

1.图书馆办公自动化系统的硬件与软件建设分析

良好的网络设施是图书馆办公自动化系统建设的前提条件，通常来说，良好的网络运行条件由两大部分组成，即硬件环境和软件环境，以下对两种环境的建设展开具体分析。

1.1硬件建设分析

办公自动化系统的硬件环境主要指的是自动化办公软件的基础条件，服务器质量的好坏是决定硬件环境的重要标准，因为服务器是将其他终端设备与服务器连接起来的重要设备，将互联网与局域网之间连接起来，也有助于实现信息共享。由此可见，服务器的效率直接影响着终端设备能否正常使用。另外，通过网络将服务器和终端设备有效连接起来，还可以提升图书馆办公自动化系统的工作效率，为其他工作部门提供更加真实可靠的信息数据。因此，在建设图书馆办公自动化系统的过程中，必须强调对服务器的选择。[1]除此之外，现阶段信息技术正处于飞速发展的阶段，计算机的价格也在逐年降低，因此，在建设自动化办公系统时，为提高管理工作的效率，也应该选取一些性能较高的计算机，充分保障办公效率。

1.2软件建设分析

除了硬件系统的建设外，影响图书馆办公自动化系统建设的另一个重要因素就是软件设施，其主要包括windows系统，同时也需要设置服务器。[2]例如，windows2000/windows2003，SPX以及NETBIOS。保障终端设备正常运行的基础仍旧是windows，当前图书馆常用的办公自动化系统为windows2007和windowsXP，常用的搜索引擎为IE浏览器。另外，现阶段LotusDomino/NotesRS软件在图书馆管理工作中应用得较为广泛，该软件主要是借助于Internet与Internet web功能，从而可以访问多媒体，由于其具有良好的群组办公功能，因此不同企业之间也能够实现协同合作与信息共享。

2.图书馆办公自动化系统的具体建设分析

2.1办公自动化系统结构分析

C/S与B/S结构是现阶段使用最为广泛的办公自动化系统结构，C/S系统结构是传统的客户机与服务器结构，而B/S结构则属于另一种结构形式，即浏览器与服务器的结构形式，这两种系统结构由于具有兼容性，可以充分满足高校对于兼容性的需求，因此，被广泛应用在了图书馆办公系统的兼容性建设中。而B/S结构在实际应用中，则无需在计算机内部安装相关的客户端软件，只需要得到授权，即可直接登录办公系统，便于图书馆工作人员进行操作。[3]另外，还可以将以B/S结构作为基础建设的办公自动化系统，通过将服务器转变为Web页面，用户就可以在服务器的终端设备上使用LotusDomino，直接登录办公系统进行工作。

2.2用户角色和权限的设计分析

图书馆办公自动化系统不仅可以管理图书馆的内部工作，同时还可以管理与读者相关的交互工作。例如，通知图书馆的相关管理工作以及为读者提供所需的服务。因此，在建设图书馆办公自动化系统的过程中，必须充分保障图书馆内部信息的安全性以及封闭性，在设计工作内容时，系统设计人员必须结合用户的工作内容，科学划分工作权限。由于图书馆自动化系统的用户均有自己的用户名以及相应的密码。因此，用户可以自由更换密码，系统也会结合用户的角色，对其设置相应的使用权限，因此，在办公自动化系统的使用过程中，用户的角色以及权限的设置具有非常关键的作用。

一般而言，图书馆自动化的办公系统，主要包括三种基本角色：首先是系统的管理人员，其主要工作内容是管理整个办公系统，通过对系统的管理，确保系统得以正常运行，与此同时其还享有设置用户权限的权力，即用户的权限必须经过管理人员设置后才能进行操作;其次是系统用户，在图书馆自动化办公系统中，大部分的用户均属于系统用户，用户可以根据自己的实际需要，进一步细分工作权限，例如工作权限较高的有馆长或者主任，权限较低则为普通的图书馆用户;最后是游客，当前大部分高校的图书馆均为校外的用户提供的服务，但是对此类用户设置了权限，即一般只可以浏览相关的信息。总而言之，办公自动化系统的权限具有较强的针对性，不同的用户享受不同的权限，而且在图书馆自动化办公系统中，不同的栏目也享有不同的功能。对于某个特定的角色而言，管理者可以通过设置不同的角色权限，查看其是否能够实现相应的功能，也就是说，在图书馆的页面显示中，浏览者可以查看自己的权限，例如，图书馆办公自动化系统的管理人员可以对角色的权限重新进行设定，如在设置栏目拒绝者的权限时，可以将此类人员设置为不享有任何权限，也不能访问任何图书馆栏目;在设置栏目浏览者的权限时，则可以将其设置为只有浏览此类图书馆栏目的权限，提升图书馆管理工作的质量以及效率。

2.3文件管理功能的建设分析

在建设图书馆自动化系统的过程中，可以根据图书馆的日常工作进行设置，因此，在系统的建设中应强调文件和档案的管理工作以及信息的管理工作，可以将这些模块整合起来，也可以单独建设，独立运行，充分提升管理工作的效率。另外，由于在设置图书馆办公系统的文件管理功能时，主要是借助于现代化的管理模式，即通过对文件的管理实现信息的流通。因此，在软件模块的设计过程中，需要做好文件的整理与归档工作。除此之外，利用文件的管理功能，还可以增强对文件保管，避免文件的丢失，从而影响工作人员的正常工作。

2.4公共信息管理功能的建设分析

图书馆办公系统中的公共信息管理功能，主要是为内部工作人员提供一个可以信息共享和沟通交流的平台，工作人员不仅可以利用该平台分享和公布信息，同时还可以查询工作的进度以及业务进展。通过对公共信息平台的使用，促进不同部门之间的沟通交流，进一步增强高校图书馆管理工作的效率。

2.5輔助工具功能的建设分析

图书馆办公系统中的辅助功能建设，核心内容就是用户可以通过搜索关键字，查询相应的信息，同时针对一些设计功能较为多样化的工作模块，也可以利用该模式，增加数据库中的字段。总而言之，利用辅助工具，可以促进不同部门的工作朝着数字化的方向发展，提高工作效率。

2.6个人事务功能的建设分析

个人事务功能主要指的就是工作人员接收和处理电子邮件，然后将消息以电子邮件的方式发送给相应的处理人员，并提醒其处理相关业务。另外，通过个人事务处理功能的利用，处理人也可以将业务委托给他人进行处理，增强管理工作的质量与效率，而且将与业务有关的资料分享给他人，也能够实现信息共享。

2.7档案管理功能的建设分析

图书馆的档案管理工作，主要是对文书进行整理，工作人员在审批和处理相关文件后，将文件自动归类到数据库中，减少档案管理工作人员对档案查找与分类的时间。而且利用档案的管理功能，还可以通过建立档案名称，形成相应的档案报表，提高档案管理工作的效率。

结束语

总而言之，建设自动化的图书馆办公系统，最根本的目的就是为了公布与传播消息，增强对图书馆档案管理工作的质量。因此，高校应该加快图书馆自动化系统的建设进程，利用Internet技术，提高管理工作的效率，为用户提供更加优质的服务。

参考文献：

[1]郭力.图书馆办公自动化系统建设策略[J].粘接，2020，41（02）：90-92.

[2]董伟.大型公共图书馆办公自动化系统设计及案例解析[J].江西电力职业技术学院学报，2019，32（04）：23-24+141.

[3]李欢欢.图书馆办公自动化系统管理建设[J].环渤海经济瞭望，2017（08）：190.