档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

吕晓微

摘  要：档案是国家的重要信息资源，对社会的发展以及各个领域的科学研究工作具有非常重要的参考价值，随着社会的不断发展，档案的现代化管理工作越来越重要。档案管理原理是档案管理的关键所在，对实现档案的现代化管理有着至关重要的作用。即使档案管理方式在不断发生改变，但是档案管理原理是根本，并不会随着管理方式的改变而发生太大的变化，由此看来，只有全面掌握档案管理原理，才能推动档案管理现代化的发展和进步。本文主要针对档案管理原理在档案管理现代化中的应用进行分析探讨，为档案管理工作提供帮助。

关键词：档案管理原理;现代化档案管理;分析与应用

经济全球化发展进程在不断的加快，世界各国之间的联系越来越密切，这种形势下，我国的经济得到了极大的发展，但是社会经济体系也随之发生了一定的变化，对档案管理的要求越来越高。档案管理要跟进现代化的脚步，才能满足社会日益增加的信息需求。而档案管理现代化主要是改变传统档案管理模式，以更加科学合理的方式，满足社会多方面的需求。在这个过程中，必须要将现代化管理理论加入到档案管理中，结合档案管理原理，实现档案管理又好又快的发展目标。

1 档案管理原理

1.1 标准化

标准化是档案管理原理的一个首要原则，根据不同的标准可以将标准化管理原理分为基础标准化、技术标准化以及管理标准化三种。基础标准化指的是根据大众化的指导进行档案管理。技术标准指的是应用各种先进的技术手段进行档案管理。管理标准化则是指以安全、高效的方式管理档案，不越边界。

1.2 统一化

无论是哪一种档案管理方式，其根本目的都是在于保护档案，将档案信息作用和价值充分发挥。因此，必须要按照类别、顺序进行统一规范化管理，确保档案管理的合理性。统一化管理主要体现为以下三点：第一，管理规范统一，档案管理具有规范性;第二，所有档案管理人员都要进行统一管理，不能有任何的区别对待;第三，要随着时代的发展进行创新，取代原有不合理的旧模式。

1.3 简洁化

复杂琐碎的管理模式只会增加档案管理的难度和工作量，只有在保证不破坏档案管理基本原则的基础之上，将档案管理的内容简洁化，才会大大提高管理工作的效率，工作人员的工作量也会减轻不少，管理的准确性也会有所提高。因此，简洁化也是档案管理的一个重点原理内容。

1.4 通用化

为了避免在档案管理的过程中出现过度复杂的管理操作，管理手段也要实现通用化管理，利用通用的技术手段在档案的整理、标引以及保存工作中，有效提高档案管理质量，确保档案管理工作能够有序开展。

1.5 最优化

社会在不断的发展进步，科技得到了显著的提高，取得一个又一个的突破，各方面的优化提升成为一个焦点。档案管理同样需要实现最优化，这就要以档案管理人员本身的技术能力为基础，不断提高管理人员的职业素质水平，增强敢于创新的精神，才能实现档案管理工作的最优化。

2 档案管理现代化的背景以及必要性

档案管理现代化是时代发展的必然趋势，主要是指档案管理者以现代化管理理论为基础，使用现代化的管理模式和手段，利用先进的技术设备，对档案的管理实现根本上的变革，实现档案管理向智能化、现代化的转变。社会经济在飞速发展，科学技术也取得了重大的突破，21世纪是信息化时代，计算机网络技术被广泛应用在社会的各个行业领域中。在这种时代背景之下，对档案管理现代化有着十分重要的意义。档案管理可以通过网络的形式实现信息的安全、高效传输，查阅所需信息更加便利，同时能够改善档案管理的环境，减少了档案的存储所需空间，可以存放大量的档案资料。

3 档案现代化建设的关键

3.1 系统管理

档案管理现代化理论体系中所存在的核心实际上就是系统理论，要想真正的达到现代化管理的目的，就必须要相应的管理人员从以往陈旧的分割式管理措施之中完全脱离出来，利用一个更大的系统管理理论体系来管理，在这其中，要将整体性的观念作为重要基础，以此对整个管理系统加以管理。每一个区域都是整体总部门的一个构成部分，只有采取系统工程的思想来对其进行管理，才能够充分发挥系统内每一个分支的价值，并且将之有机的融合，进而提高管理的工作效率。

3.2 加强对档案管理的重视

各个地区要对档案工作引起足够的重视，将档案管理工作进行认真严谨的管理。档案工作的主要目的就是通过管理相关的档案材料，为社会的经济、文化、产业、科学发展提供相关的资料与依据，进而为其发展提供服务。档案管理的工作对象就是一系列的档案，对档案进行管理需要一套系统的方式与原则。只有加强对档案的管理，对档案信息资源进行大力的开发，才能够节省相应的人力与物力，从而获得更大的经济效益。

3.3 充分发挥外向功能与内向功能

在执行管理工作的过程中，其中所存在的一项原则就在于外向功能。外向功能本身就是某个部分对于社会做出的贡献，因此，任何一个部门在指向管理工作期间，都必须要对于外向功能引起重视，保证外向功能之下的内向功能能够保持良好的运作。此外，档案管理工作中还包含了服务性质，这是档案工作的核心价值也是其运行的基础，在这方面，相应的管理部门也要对于外向功能加以灵活运用，保证档案以及资料内容能够为社会作出贡献。

3.4 整分合原理与反馈原理

有关管理学家曾经指出，在对一件工作的完成进行详细过程的了解之后，并且将其分成每一个小的要素或部分的前提下，对其进行适当合理的排列与组织，就能够有效地提高工作效率。這就从某个角度也可以理解为，对事物的发展过程进行详细了解就是了解整体的面貌以及其发展规律，将整体分解为各个部分或因素就是明确其在整体的功能与价值，适当组织就是按照事物科学的发展规律在满足最大效益的前提下对其进行合理科学的排列组合。这也被称之为"整分合原理"，从宏观的角度上看有档案室工作、档案馆工作、档案教育科研等，为了将各自自身的职能最大程度的发挥，各级档案管理部门会根据其自身的职责制定每年具体的工作目标。

4 结束语

综上所述，在经济高速发展的今天，档案管理工作得到了社会各界的广泛关注，档案是重要的信息载体，无论是哪一种档案，对社会的发展方向和重大决策都具有很大的影响作用。在进行现代化档案管理的过程中，必须要结合科学的管理理论体系以及知识体系，充分发挥出其实用价值，根据档案管理原理，共同推动档案管理工作的现代化发展建设。同时要注意的是，在建立档案管理现代化的过程中，必须要对档案加强保护，保证档案的真实性和准确性，只有真实可靠的档案信息，才会为国家决策起到帮助作用。

参考文献

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