高校进口设备采购面临的问题与对策

牛书花， 陈 玲， 徐晓艳

（南通大学a.国有资产管理处；b.工程训练中心；c.机械工程学院，江苏南通226019）

0 引 言

近年来，在深化高校创新创业教育改革和“双一流”建设背景下，许多高校加大了对优势学科、博士点和公共平台的建设力度，教学及科研任务逐年增加，教学科研设备投入大幅度上升，高精尖的进口仪器设备需求数量和种类也越来越多。因此，进口设备的采购和管理已成为学校的重要工作之一［1］。截至2019 年6 月30 日，学校单价10 万元以上的进口设备从2014年的238 台（9 100 万元）增加到2019 年的459 台（17 900 万元），其中40 万元以上的进口设备从2014年的54 台（5 100 万元）增加到2019 年的117 台（11 000 万元）。短短5 年时间，进口设备的数量和价值都几乎翻了一番，进口设备免税降低了学校的教学和科研成本，在学校的发展中发挥了重要作用。如何严管采购流程、缩短采购周期、防范采购风险、提高采购质量，对学校教学科研工作至关重要。

1 高校免税进口设备招标采购的主要环节

2007 年海关总署颁布的《科学研究和教学用品免征进口税收规定》（第45 号令）明确了高校的科教用品采购实行税收优惠政策；2008 年底海关总署颁布的《中华人民共和国海关进出口货物减免税管理办法》（海关总署第179 号令）制定了免税办理的相关规定［2］；2016 年财政部、海关总署、国家税务总局三部门联合相继发布财关税［2016］70 号《财政部海关总署国家税务总局关于“十三五”期间支持科技创新进口税收政策的通知》和财关税［2016］72 号《关于公布进口科学研究、科技开发和教学用品免税清单的通知》文件，明确支持科技创新进口环节税收优惠政策的内容，其中高校进口设备采购免征3 种税，即“关税、进口环节增值税和消费税”。这些法律法规决定了高校进口设备的采购需要申请办理免税的特点。根据相关规定，学校制定了进口设备采购基本流程［3-4］见图1。

2 高校免税进口设备采购面临的主要问题

2.1 进口设备调研不充分，采购质量不高

设备申购通常都是由申购用户根据科研需要和经费限额，提出仪器设备采购申请，填写仪器设备可行性论证报告。实际操作时，通常会出现如下问题：

（1）前期立项不严谨，造成延误浪费。申购用户对仪器设备的详细技术参数、规格型号，设备价格，运行环境等情况考虑不细致，导致预算不准确；或者因配套设备、售后服务、易耗品备货不足等问题，设备难以安装调试，长期不能验收；各种类型学科经费各自负责，申购用户对学校已有仪器设备情况不了解，致使重复购置，造成浪费［5-6］。

图1 进口设备采购基本流程图

（2）后期调研不充分，采购质量不高。设备采购部门收到采购申请及可行性论证报告后，对拟采购的设备未进行充分调研，对行业内同类型进口设备缺乏了解；部分论证报告流于形式，甚至有的论证报告由供应商代为填写，导致采购的设备技术性能受限，不能满足用户老师广泛需求，造成后期使用效益低下。

2.2 进口设备招标流标次数较多，采购周期较长

2017 ～2018 年国有资产管理处组织进口设备招标有68 次，其中，流标23 次，流标率高达33.8%。造成上述流标率高的主要原因：

（1）使用部门选择明显偏向。用户在编制设备技术参数时只用某一家供应商的技术参数，或者参数故意设限，造成没有3 个及以上可选品牌，不满足开标条件，而流标。或是招标采购成功后，用户原先意向品牌没有中标，因此在后续的签订技术协议等手续中，总是找各种借口拒签或者想办法让中标供应商放弃中标，人为导致流标。

（2）投标商资格审查不过关［7］。投标商不能提供生产厂家（或全国总代、全国独代）出具的销售代理授权书或不具备招标设备的供货、安装、售后服务等相应经验和能力，开标现场不能通过资格审查，导致有效投标不足3 家而流标。

（3）参数不明厂商无法应标。学校预算批准较晚，年底突击花钱，用户调研不充分，编制技术参数不齐，甚至有供应商在咨询上网标书中技术参数细节问题时，用户自己不清楚，导致供应商无法应标而流标。

2.3 进口设备项目执行监管不力，影响合同履行

进口设备招标采购完成后，后续工作将会涉及到设备申购单位、采购部门、代理商、生产厂家、外贸代理公司、海关、商检机电处、商务部、银行等10 余个部门。目前，部分高校对进口设备购置过程监管较弱，合同履行不力，导致采购效率不高［8］。

（1）对外贸公司办理免税过程监督不够。高校设备采购部门没有和外贸代理公司保持经常性联系，不能及时了解免税申请表办理进度，从而对后续需要办理开具信用证、银行付汇、报关、清关等手续时间节点把握不准，造成时间上的延误［9］，尤其是办理免税过程中会遇到需要向海关解释说明设备工作原理及用途等问题，设备采购部门没有提前与申购用户进行沟通协调，出具相关的情况说明等。

（2）缺乏对设备中标供应商的跟踪管理。有些中标供应商不及时向外贸公司提供外贸信息，无法签订外贸合同，还有的中标供应商没有提前备货，不能按时发货等问题。在需要办理特殊物品证、机电证或商务部出具的最终用户声明的设备时，中标供应商没有通知采购部门和外贸代理公司，没能及时办理相关证明，致使延期发货等。

2.4 进口设备采购人员缺少专业培训，采购业务不熟

采购工作是一项政策性强、业务水平要求较高的工作，要求采购人具有良好的职业道德、过硬的业务知识及良好的沟通协调能力，但是长期以来，采购队伍的结构、层次、能力存在局限性。

（1）采购人员缺乏实验室工作经验。采购人员较多为经管类专业背景，对实验设备不了解，尤其对精密贵重进口仪器的知识更是匮乏，很难把握设备技术参数和价格，在采购过程中难免力不从心。

（2）采购人员缺乏学习培训。每年采购任务较重，系统学习采购法律法规、减免税政策等业务知识较少，缺乏对采购工作的总结思考，谈判技巧掌握不够，在招标谈判时存在局限性。同时，采购人员从事采购工作存在廉政风险，根据学校相关规定要求定期轮岗，但是新上任的采购人员需要一个培训学习熟悉过程，对采购效率带来了一定影响。

3 提高高校进口设备采购质量和效率的措施

3.1 充分了解使用需求，认真编制采购计划

进口设备采购经费多样化，有重点实验室建设、中央与地方共建、学校人才引进、品牌专业、优势学科建设、部门与科研自筹等多种经费。不同经费在管理和使用上都有相应要求，因此财务、经费管理、采购等职能部门应加强与申购用户沟通，合理编制项目预算，完善进口设备采购计划。

（1）提前干预，避免重复购置。高校采购部门提前干预，要求申购用户提出采购计划前，登录学校固定资产管理系统，查看学校已有同类设备配备情况，了解已购同类设备的机时利用情况，分析研究设备使用效益和风险，避免设备的重复购置，保证学校的设备购置经费得到有效充分使用。

（2）加强沟通，避免应急采购。加强采购部门、申购用户、经费管理部门及财务部门的沟通，预期进口设备采购周期，提早报送设备采购计划，合理编制项目预算，充分了解使用需求，提高计划可操作性。采购部门应根据预算执行时效性，积极推进采购进度，避免临时性、应急性采购［10-11］。

3.2 制定相关管理办法，规范项目审批流程

（1）明确标书编制要求。根据《南通大学仪器设备采购管理办法》，申购用户在提出采购申请时，需要提供采购设备的技术参数，但是申购用户提供的技术参数往往不规范、不合理，因此针对这种情况，采购部门应制定关于“标书编制要求”有关规定，明确技术参数编制相关要求及投标商资格要求，应尽量满足3 个及以上品牌，坚决杜绝照搬照抄1 家供应商的技术参数或是在不重要参数、投标资格上故意设限；尽量使满足参数要求的投标商均参与投标，形成投标商间有效竞争，确保在预算金额内买到性价比高的产品。

（2）规范项目审批流程。进一步规范采购计划审批流程，提出采购申请时，需同时提供贵重仪器设备购置可行性论证报告和调研报告，要求申购用户至少提供3 家以上品牌供应商，并对3 家供应商所提供设备的配置、规格型号、技术参数价格等进行详细调研，对缺少申请材料或调研不充分的采购计划一律退回。

（3）坚持三公评标原则。招标程序坚持公开、公平、公正，严格规定，坚决杜绝招标采购成功后，用户原先意向品牌没有中标，在后续的签订技术协议等手续中，找各种借口拒签或者想法让中标商放弃中标，如果发生上述情形，可对用户及部门进行追责，坚决制止损害学校公信力及形象的行为。

3.3 加强设备调研论证，确保购置科学合理

设备采购前期调研、论证和立项是整个采购工作的关键环节。申购用户作为最初发起人应当依法、合理制定采购需求（含供应商条件、技术需求、商务要求等），在此过程中，高校采购部门应重点掌控进口设备采购前的论证和评估工作。

（1）建立专家论证制度。由国资处组织校内外专家严格按照精密贵重仪器可行性论证报告要求进行论证。可行性论证包括：主要功能和技术指标、品牌型号、选型理由、价格、运行条件、资金保证、利用率及效益预测等，通过专家论证后，确保进口设备的先进性、合理性、必要性，同时充分考虑到其共享性，保证设备的利用率，报招投标领导小组审批通过后执行。

（2）要求用户深入调研。督促并要求用户老师认真对所购设备的详细配置、配套设备、实验耗材、售后服务、设备价格、运行环境等情况做充分调研，合理编制相关预算与技术参数，防止预算过低或者技术参数缺陷而导致流标。

（3）协助用户审核把关。采购部门应主动帮助申购用户多渠道调研不同国别生产厂家设备的详细情况，选择市场占有率高、技术先进、质量有保证的成熟产品，并通过电话、微信、QQ、走访等形式向国内已购用户了解设备运行的真实情况、供货商的诚信、信誉和履约能力，在采购谈判中做到心中有数，将设备的购置风险消灭在萌芽阶段［12］。

3.4 严格实施过程监管，完善采购考核机制［13-14］

为缩短采购周期，确保资金安全，提高资金使用效益，设备采购管理部门要对招标采购完成后的后续工作加强监管，尤其是免税业务办理过程的监管。

（1）及时签订相关合同。免税业务办理中，外贸代理公司不仅要和学校签订委托代理合同，同时还要与外商签订《外贸合同》，并根据海关进口货物减免税政策，提供免税所需材料，开具信用证给供应商，提醒供应商及时发货、办理报关、清关、送货等手续。

（2）定期进行履约考核。对已签订合作协议的外贸代理公司定期考核，明确量化标准，对超出办理时限、影响设备质量、用户投诉等方面进行扣分，对扣分较多公司采取提醒、减少或者暂停业务等处理，对规范、优质、高效、安全的外贸代理公司采取增加业务量提高其主动性和积极性［15］。

（3）建立专人负责制度［16］。进口设备免税申报是一项政策性和业务性很强的工作，因此要求办理免税人员不仅要了解高校进口设备免税政策及海关新出台的相关法律法规，熟悉进口设备免税工作流程，同时还需要和教师、供应商等多方协作，才能提高免税办理工作效率。因此，实行专人负责制，有助于实时跟踪中标供应商和外贸公司的履约情况，随时掌握免税办理进度，及时解决免税过程中的各类问题，不断改善工作方式方法，从而提高免税办理的工作效率。

（4）建立厂商诚信档案。督促中标供应商及时和用户签订进口设备供货及技术服务协议并建档，同时要求中标供应商提供进口设备的免税办理所需的外贸信息，如：工作原理、主要功能、用途、设备彩页及预归类等内容，完善免税申报材料，以便确定进口设备商品编码。提醒供应商提早备货，按时发货，并做好设备到货后的开箱安装调试和培训工作。

3.5 加强采购队伍建设，全面提高专业素质

“双一流”高水平大学建设背景下，高校进口设备的种类、数量和金额越来越大，技术要求、性能指标也越来越高，对采购人员的专业知识水平、业务技能、工作效率等要求也越来越高，这就要求我们要加强采购队伍建设，提高采购管理人员的整体素质。

（1）优化采购人员队伍。注重调节采购队伍的学历、专业、能力结构，根据不同人员的专业特长情况分配工作，充分发挥采购人员优点，提高采购效率。

（2）加强业务技能培训。通过理论学习、业务培训、举办讲座、专题讨论等方式，不断提升采购队伍的专业素质。尤其是免税办理人员要与时俱进，要定期对海关新出台的免税政策及法律文件及时了解认真学习，尤其在当前中美贸易战敏感时期，需要加大对免税工作的宣传力度，对需要增加关税的设备及汇率变动情况及时通知申购用户，做好项目预算的编制。

（3）加强道德廉政教育。通过学习党的文件精神及观看廉政教育纪录片等方式增强采购人员的法律意识、廉洁意识、敬业意识，提升其政治素养，热情、规范、优质、高效地为全校师生做好服务。

4 结 语

高校进口设备采购管理工作是一项较为复杂的系统工程，在学校教学科研工作中起着重要作用［17］。制定进口设备采购流程，规范采购程序及提高采购质量，加强采购队伍建设，在工作中积极向全校师生做好采购工作流程宣传和指导，是高校采购职能部门的重要工作，应在实践中不断思考、总结工作经验，对出现的问题隐患及时整改，创新工作方法，完善采购制度，认真做好进口设备采购中每个环节的工作，保证所购进口设备的先进性和可靠性，助推“双一流”高水平大学建设，为培养全能人才和多出科研成果做出贡献。