探析视频会议系统在石油企业的应用

张攀

【关键词】视频会议;石油企业;可视化

一、视频会议系统在石油企业中应用的典型案例

现阶段国内大型的石油企业总部基本上都设立在国内，然后在全球油气产区及全国各个地区建立分公司或者办事处，因此企业的网络结构也顺应自身的业务要求，采用了国内总部、海外办事处以及国内各地区该三层结构。由于各个机构之间距离较远，因此石油企业经常采用此种方式进行沟通交流。针对于这种情况，企业逐渐开始采用总部、海外区域中心以及海外分支机构的三层结构会议架构方式，以此来提高会议效率。在各个地区设置MCU终端服务器，MCU，即多点控制单元，它既是视频会议服务器，也是视频会议系统的核心部分，为用户提供群组会议、多组会议的连接服务，负责所有视频会议终端的接入以及会议视音频码流的交换、转发和处理，然后再在各个分支机构部署视频会议终端。利用该系统不仅可以召开多级别的视频会议，而且在召开海外全球会议时，还能利用MCU之间的级联降低对带宽的专用，从而国内的会议可以利用总部的MCU发起会议号召，并且可以在总部与海外区域中心的MCU之间进行呼叫，从占用多个带宽点转向只占用单个带宽，不仅有效节约网络资源，同时还实现了对会议的分级管理。

二、视频会议系统在石油企业中的应用情况分析

（一）在员工管理培训方面的应用

经济的快速发展，对石油企业的要求越来越高，因此，对员工综合素质的要求也越高。在企业中，对员工进行培训是常见的工作，随着技术、管理模式、市场环境的不断变化，相关石油企业员工对自身的学习体系也需进行不断的更新。在石油企业的员工培训中，借助现代视频会议系统能够帮助员工培训工作顺利进行，可以有效地提升员工的业务能力与丰富员工的知识水平，提高石油企业的核心竞争力。目前，大多数企业的员工培训都是采用这种模式，所有参加会议的终端先在MCU服务器上进行登记，当MCU终端启动会议后，采用服务器邀请或终端呼叫的方式，各终端可以加入视频会议。一方面，按照传统的方式，每位专家不可能在同一时间到达多地参加会议，而视频会议系统就很好地解决了这个问题，同时还能减少专家的旅途劳累和极端天气等原因造成的无法参会的情况。另一方面，石油企业运用视频会议系统培训的方式，能够节约时间，提升工作效率。由于石油企业部门较多，并且部门之间较分散，运用视频会议系统，能够使石油企业总部与分部的员工培训共同举行，不需要员工把时间浪费在路上，节约了时间成本[1]。

（二）在企业生产管理方面的应用

石油企业作为大型企业，管理部门的调度是至关重要的，有效的调度能够保证石油企业各个部门之间高效运转，并加强各部门之间的配合，使各部门之间形成良好的沟通。如果在石油企业中，没有在工作中进行高效的调度，容易使各部门在生产过程中脱节，使生产流程被打乱。在传统石油企业的调度中，都是由人工方式进行操作的，所以经常在调度中出现误差。如今，基于IP数据共享互动的软件视频会议的应用能够加强企业员工的沟通。通过应用共享功能与其他员工分享相关材料，再加上使用电子白板的功能，能够有效提高交流的效率，使各个部门的员工都能在一个视频会议中交流，能够及时地调整企业生产方式，提高石油企业员工的工作质量。在石油企业中，良好的企业生产管理能够提升员工的业务水平，使石油企业在竞争日益激烈的市场中占据有利地位。充分利用视频会议系统，能够及时弥补石油企业在生产管理中的不足，并加以及时地改正，提高石油企业的竞争优势，保障石油企业可持续发展。

（三）在应对企业危机时的应用

随着现代信息技术的快速发展，视频会议系统应用的也越来越广泛。在过去，石油企业发生危机时，往往无法实现面对面地异地沟通，部门之间的交流充满阻碍。而如今，随着视频会议系统的应用，能够大大提高企业在面临危机时的工作效率，加强总部与分部之间的沟通交流，极大地节约了时间成本，提高了工作效率。对于石油企业而言，市场的不断变化需要管理部门对相关信息的处理更加快捷，在企业面临危机时能够做出更加高效的决策。而视频会议系统的出现能够减少会议的开支，并且提供灵活的共享模式，使不同地区的石油企业能够实现资源共享。该模式主要应用于政策传达等交互性较低的会议，解决了会议终端数量限制的问题。该系统可以将管理人员的音频、视频信号向全体与会终端广播，并且在此终端之上支持观众的数量较多，使石油企业发生危机时企业管理人员都能够及时给出处理方案，而传统的会议模式需要准备众多的纸质文件内容，浪费了大量的时间，现代视频会议系统通过电子白板、文档共享、视频通话等方式与成员进行交流，能够有效地解决需要准备繁多文件的问题，通过实时传输会议文件，实现不同部门之间的同步交流，为石油企业争取到了危机后的黄金时间，提高石油企业的工作效率[2]。

（四）在部门沟通时的应用

在石油企业中，上级部门与员工之间的沟通是至关重要的。传统的会议模式下，需要各个部门的员工集中到一个物理地点。这对于庞大的石油企业来说，将会耗费巨大的成本，而视频会议系统的应用则会节省大量的人力、物力资源，提升石油企业的管理效率。与传统的电话会议、电子邮件交流相比，视频会议系统能够有效解决单纯地语音、文字无法全面描述的问题，可以随时提供部门之间所需要的文件与资料，完全模拟现场沟通交流，使工作人员虽然身在千里之外但却如亲临现场一般，毫无沟通障碍的交流。一方面，石油企业能够根据市场的要求改善公司内部的沟通机制，更好的贴合市场的需求，通过视频会议系统，加强企业内部信息的共享，促进信息的流通，建立管理部门与员工之间的沟通桥梁，从而提升石油企业的管理效率。另一方面，通过运用现代化视频会议系统，能够使分布在各地的董事会成员直接面对面沟通，避免由于突发公共性卫生事件而造成石油企业业务的停滞。通過石油企业运用现代视频会议系统可以看出，企业在更新管理模式的同时，更应尽快、科学的全面推进信息化建设，保证石油企业在日益激烈的市场竞争中占据有利地位。

三、视频会议系统在石油企业应用的效果分析

首先，视频会议系统能够有效提升工作效率。由于视频会议系统可以凭借自身的技术优势，将处于不同位置的企业有效连接起来，从而令企业工作人员之间的沟通交流不再受时间与空间的限制。与传统会议系统中利用电话会议、E-mail交流相比，视频会议系统不仅可以更好的利用语音以及视频进行交流，而且还可以随时为工作人员提供会议所需的资料以及文件，确保会议系统能够提升整个企业的工作效率。其次，视频会议系统可以显著降低企业的运营成本，利用视频会议系统不仅可以降低工作人员的出差次数，避免浪费企业资源，而且还能令工作人员将更多的时间用在工作中，提升企业的经营效益。最后，利用视频会议系统还可以提高企业员工的素质。在经济不断发展的背景下，企业规模也在逐渐拓大，导致了管理人员对员工培训的难度加大，而视频会议则可以依托于自身的技术，帮助企业构建出一个网络的培训教室，使参培人员与授课老师可以面对面地进行沟通和交流，同时在培训结束后，还可以在网络上进行培训考核，有效提高培训的质量和效率。与此同时，工作人员之间还可以随时通过视频、电子白板等手段进行沟通，提升团队的向心力和凝聚力，更好的完善企业项目，提高了企业的竞争力。

结论：总之，石油企业不断提升自身的管理水平是实现企业可持续发展的基础，所以在实际的管理中，运用现代视频会议系统能够实现高效的企业管理，及时弥补企业管理中的不足，保障石油企业健康平稳的发展。