档案数字化编研发展及其重要性

李长鸿

【摘  要】进入到21世纪，全球也相应地进入到信息经济时代。网络电子信息技术的应用也已经广泛地渗透到各个社会经济领域和各个社会行业，其技术的配套和应用在各个行业所占的地位越来越重要。在新时期的社会发展背景之下，财政部门对于财务档案的数字化和信息化系统的编研也应该进入到推进发展的进程，从而最终促进财务部门的工作效率和工作质量。

【关键词】新时期;财务档案;数字化编研;发展;重要性

随着我国财务事业的蓬勃发展，财务档案工作在财政管理中发挥着越来越重要的作用。特别是各种高新技术已经在逐渐进入生活的各个领域，渗透到每一角落，信息通信网络与技术的迅猛发展创造了一个无疆界的数字世界，这些都无时无刻不在冲击着档案管理模式的变革。探求档案编研工作以计算机技术发展、计算机网络技术的广泛应用为基础，使财政部门的档案编研工作逐步走上了规范化、科学化、数字化管理的轨道，是目前财政部门档案工作中亟待解决的问题。信息时代的来临，对于我们财政部门档案工作者来说，即面临着机遇，也面临着挑战。

一、财政档案数字化编研工作的发展

财政档案数字化编研，就是将不同载体形态、不同记录方式的档案信息通过计算机录入（档案两级目录在档案管理信息系统著录）、电子扫描（档案实体文件的图像扫描）、数据库格式转化、电子数据的整理（存贮与刻录）等形式，把档案中的文字、图像、声音等信息转成计算机数字识别形式，形成可供人们保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。档案信息数字化转变，将极大推动财政档案事业的现代化管理，实现财政档案事业与社会更紧密的结合。

传统财政档案数字化编研，对数据和资料的调用过程是松散的、缺乏系统性的，基于财政档案的数字化编研，能够提升档案编研的系统性和科学性，通过数字化档案系统，我们更容易得到细致、准确、客观的数据，使财政档案数字化编研中编纂的图书和资料中的数据更加细致、立体，提升财政档案编研图书资料的权威性和客观性。

目前，财政部门档案工作普遍存在一些问题：领导的档案意识淡薄，重视程度不够，有的部门没有指定专人管理，没有开展原始资料的收集、鉴定和立卷归档工作，资料管理不规范，部分资料在个人手里没有上交，档案资料丢失情况严重…思想观念陈旧落后是阻碍财政档案管理现代化的重要因素。如何加强档案数字化编研工作，深入开发档案信息资源，强化档案信息服务意识，已成为财政部门档案工作中一项十分重要的任务。在实际工作中我们体会到，除了做好财政档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外，还要抓好以下两个环节：

1.网络安全对信息数字化的影响

这一环节档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。随着计算机技术的发展，网络安全已经有了包括软、硬件技术在内的多种防范措施，诸如：系统预设用户授权、防火墙技术、电子身份识别、数据加密等等。档案工作者今天的重要责任，不再是仅仅对档案原件的安全、完整负责，可能更重要的是对网络安全的维护与保证。档案管理人员在运用微机做报表、报告，编写上报工作过程中，电子数据可能存在丢失信息或计算机系统内的数据非故意的改变或漏失，可能由于技术错误，数据系统和其他某些部分不相容，导致数据遗漏或丢失，也可能是由于同外部系统相连接引起的，还可能是由于故意或疏忽所造成的外部数据进入引起的，如個人数据可能被“黑客”非法得到等等。档案管理人员要能熟练应对上述各种情况的发生，这在客观上就要求了档案人员应具备计算机的专业知识，对档案人员的自身素质提出了较高的要求。

2.财政部门档案人员

在编研过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中，通过阅读和分析业务技术报告和总结，才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型，共同完成对档案信息的深层次加工，逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及部门运行、操作等工作的基本原理、工艺流程。当然，这并不是要求档案人员要成为财政专家，但应该做到“耳熟能详”。

二、财政档案数字化编研的重要性

1.提高财政档案数字化编研重要性的认识，促使财政档案数字化

编研积极参与到部门生产经营的各个方面，为部门健康稳步发展提供强有力的信息支持。如紧密结合依法行政、政务公开的要求，建立部门现行电子文件开放阅览浏览平台，尤其是涉及部门发展的重大决策文件，如：财政建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、项目重大调整、财政项目招投标等，以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开发布，从而增强部门民主管理、民主决策的透明度。如财政信息安全过程中，抓住每一个环节，不遗余漏从网络下载相关资料装订成册，职工人手一册，时时增强职工意识。可以为确立财政部门的个性化形象，积蓄厚重的文化产品。通过在网业中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和認识部门员工的利用需求。

2.提高财政档案数字化编研重要性的认识，将新时期财政档案管

理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定，可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约，容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清，会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动财政系统电子文件的及时归档和有效管理，改变了手工管理纸质档案的传统模式，解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题，实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理，提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。

3.提高财政档案管理数字化编研重要性的认识，

为档案信息资源共享开辟一条崭新的途径。收集整理各种原始数据，集中收藏保管，并刻录成光盘，建成数据库。应用网络技术，提供全系统利用，形成信息资源的共享。实现远程在线查阅功能，财政部门职工不仅可以查询本单位的档案文件，而且可以查询联网单位的档案文件，从而达到了档案信息存储和处理数字化、收集与传递网络化的目标促进新时期财政档案数字化编研的重要性认识，为档案资源的管理开创出一条行业间的信息资源共享的崭新路径。通过对数字化编研手段，财政档案的相关文书资料可以通过实时的网络渠道和数据库共享路径去实现资源的分享。在实现远程在线查询和翻阅的基础上，财政档案管理人员不仅可以浏览到本部门的相关技术性档案文件，也可以对联网单位的文件实行实时的查询，从而促进了档案存储信息的数字化传播。

三、结论

网络电子信息技术的应用也已经广泛地渗透到各个社会经济领域和各个社会行业，其技术的配套和应用在各个行业所占的地位越来越重要。在这种社会发展背景之下，财政部门探索相应的档案编研工作的计算机技术网络化发展的趋势及其重要性，从而寻找出档案编制管理的信息化、科技化和数字化的发展轨道成为其今后稳定和纵深发展的重要考虑方面。，随着信息技术的发展，财政档案管理实现了初步的信息化。财政档案数字化编研的发展，给部门带来了新的管理和发展动力，财政档案数字化编研不仅对部门强化管理和内控有重要意义，还能够为部门建立与职工间的沟通渠道，实现以人为本的社会主义核心管理思想。

参考文献：

[1]黄项飞.论现代档案馆文化性及其保障体系[J].档案与建设，2002（4）.

[2]汪春泉.论新时期财政档案数字化编研的发展及重要性[J].图书与档案管理，2007（14）.