核电设备竣工文件管理

白新朋

摘要：随着设备安装调试工作的深入展开，设备文件利用率逐渐提高。设备竣工文件组卷工作重要性日益加强，但在日常组卷移交过程中，也可能会遇到一些困难。本文就从某核电项目常规岛及附属区域设备竣工文件管理角度，结合设备文件组卷移交现状，就如何控制设备文件质量，加快进度谈谈个人的几点认识。

关键词：核电;设备竣工文件

一、设备竣工文件的概念

设备竣工文件是指设备从准备、制造到竣工验收整个过程所产生的，反映设备制造过程和真实面貌的具有查考利用价值的文件的总和。主要由设计文件、质量证明文件、运行维修文件、装运开箱文件等构成。它贯穿于设备（材料或部件）研发、设计、采购、制造、试验、运输、验收交付及安三装、调试、运行的全过程，形成的設备档案为核电科技档案的重要组成部分。

二、设备竣工文件重要性

自主化依托项目采用的是目前世界上最为先进的核电技术之一，它区别于二代核电技术的显著特点之一就是采用模块化建造，其中设备模块是除结构模块外的重要组成部分。在其常规岛建设安装工程中也是如此，结构模块主要是指构筑物或者支撑物，而设备是整个核电厂的核心。在设备从制造、安装到调试运行的过程中，产生了大量的文件。设备竣工文件作为开展设备安装、调试、运行及维护、检修等工作的依据性文件，是核电厂运行维修人员培训学习及开展工作的第一手资料，是核电厂成功运行的重要保证。

三、现状、特点及难点

鉴于核电厂工艺复杂和设备技术难度大，安全性能要求高，接口众多，形成的设备竣工文件也呈现出诸多特征，给设备竣工文件整理移交带来了一定的难度。每个制造商对设备文件的管理水平不一，在文件形成、收集等方面做法不一，给设备竣工文件组卷工作带来了一定的难度。

归纳起来，设备文件具备以下几个特点：

1、文件责任者多，文件源头复杂，数量巨大。设备制造商从设备备料到成品，过程中使用大量原材料，其原材料供应商更是数不胜数。质量相关等文件不完整，影响了后期形成的设备档案的完整性。

2、提交周期较长，文件状态缺失，失去效力。国内常规设备制造商对设备文件的认识不够充分，往往不够重视，拖延了提交时间。设备竣工文件作为设备完工状态的文件，各种文件必须是最终版本，且满足核电现场安装需求。

3、涉及专业众多，文件载体不一，难以移交。较多的设备制造商大多没有核电设备制造经验，使用文件材质方面还停留在多年之前，文件本身的厚度、重量等不符合核电文件材质要求，各种检验记录数量巨大，字迹不清晰，编审批不完备，都给形成设备档案带来了一定隐患。

项目公司的程序中设备文件组卷的条款不清晰、不全面，项目公司也只能参考同行业经验开展相关工作，其规范性审查标准一直没有定性，导致设备竣工文件移交效率不高，同时也给设备制造商造成了一定的影响。其次由于设备制造商在设备制造过程中文件收集工作不到位，导致的文件不完整，也给竣工组卷移交带了很大影响。项目公司内部各部门之间的衔接关系至今没有固化，各方职责分工虽然明确，但组卷工作整体推进工作中的协调性不充分。在组织制造商整理归档过程中，作为承包方，推进该项工作的力度略显单薄。

四、过程质量控制

文件产生于设备从设计到安装使用的全周期，要整理出完整系统有效的竣工资料，必须对设备文件进行过程控制。过程控制覆盖设计提资阶段、制造阶段、完工阶段等阶段，对应的讲，文件控制可以划分为合同签订阶段、合同执行阶段、设备完工阶段。为保证顺利向项目公司移交设备档案，就必须在每个阶段严格按照要求进行收集、积累，做好每个阶段文件质量控制工作。

1、规章制度宣贯（合同签订阶段）

签订前，务必按照国家规范及项目公司的程序要求细化、清晰文档条款。明确规定制造商对过程技术文件和最终形成的设备竣工文件的质量负责，对于不合格的设备竣工文件有义务按要求进行整改，甚至可以从进度款支付方面加以控制。在合同签订后，务必对设备制造商进行培训宣贯，确保合同执行相关人员熟悉文件质量、规范性等要求，提高合同执行阶段文件传输效率，并保证能够按时进行组卷移交。同时，通过培训学习一定要让制造商认识到该项工作的重要性，从文件形成的源头确保文件的质量，保证文件的完整性和原始性。

2、过程文件控制（合同执行阶段）

由于设备制造周期长，形成文件时间跨度长和涉及人员多，如果等到交货验收时再进行检查，存在问题整改起来非常困难，这样很难保证文件的完整、系统。承包方应督促设备制造商从设备制造就开始严格按照要求规范化形成、收集积累文件，这是过程文件质量控制的难点和重点。此阶段，项目公司相关部门经积极指导承包方，做好技术指导工作，尽量减少文件的提交、检查、整改、再检查、再提交的往返次数，减轻文件整改工作量，提高设备竣工文件的质量。

3、设备竣工文件验收（设备完工阶段）

设备竣工文件由项目公司组织审查、验收，项目公司应派出熟悉整个组卷工作流程和要求的有经验人员参加验收活动，同时按程序要求对设备文件的完整性、系统性、原始性和规范性进行检查。为减少审查次数、整改次数，设备制造商按照审查验收会议纪要进行整改，承包方和项目公司严格按照该纪要进行验证，各方一起应积极探索一次性审查、一次性验收通过的办法。

五、几点建议

文档过程控制覆盖文件生命周期全过程，必须从源头消除问题，过程加以控制跟踪，确保设备文件质量，保证设备竣工档案顺利验收移交。各方应密切合作，而不是过分区分各自责任。在此根据已经移交成功的部分合同设备竣工档案，为做好设备文件竣工组卷工作，有以下几点措施。

一是合同签订时强化文档程序培训学习，文档相关人员适时参加开工会，引起各方重视。项目公司、承包方和设备制造商等都应参与，明晰各方责任，梳理后期传输流程。

二是项目公司和承包方一起，借鉴同行和贯彻国家关于设备档案的相关规定，加强核电标准和规范的学习研究，形成一套舒畅的文件传输途径。

三是加强合同和项目公司程序的执行力度，提升设备文件质量。按程序或规定对质量保证、技术、检验、试验的文件或数据的获得、处理和记录保存等进行严格控制。

四是建立健全设备文件问题反馈机制。设备制造商分布全国各地甚至国外，其管理水平不一，对设备文件管理认识深度不一，所以买卖各方应固化接口人，及时积极主动解决设备文件问题。

五是对重要或大型设备，文档人员应参与质保活动，适时开展文档专项监督检查。文档管理作为每个单位质量保证体系的重要组成部分，影响着整个单位的管理水平。

六是开展或参加档案专项培训，提高文档人员自身业务水平。对设备制造商进行文件形成细节指导，将问题消除在设备和文件放行前。提高项目公司和承包方文档人员业务水平，提高档案管理水平。

综上，通过对设备文件的概念、重要性、面临的困难以及设备文件质量过程控制、有效的改进措施，希望各方文档人员能够对设备文件有更清晰、更深刻的认识，认识到设备档案的重要性，并一起形成一个顺畅的文件传输流程，做好设备竣工文件组卷工作。

参考文献：

1.DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》;

2.国档发[2006]第2号《重大建设项目档案验收办法》。