强化事业单位电子档案管理的可行路径探究

张艳

摘要：本文针对电子档案管理的发展情况进行了简要分析，并就事业单位电子档案管理方面存在的一些问题进行了讨论，由此基于问题导向理念，对电子档案管理强化路径进行了思考，指出应围绕无纸化办公，在制度、管理、技术三个层面优化电子档案管理。

关键词：事业单位;电子档案管理;优化

档案管理信息化建设是当前档案工作的必然趋势，如何对电子档案进行信息化管理，提高档案管理的效率，提高电子档案的利用率，来更好地指导事业单位发展，非常值得思考。

一、事业单位电子档案思考

由于电子档案管理与档案管理信息化建设同步，尽管取得了一些成效，但多数是从宏观上考虑，在微观上因为一些因素的影响，目前电子档案管理体系尚未完全建立，大量电子档案存在保管不善、失去控制、失去利用价值以及信息安全等隐患。

具体而言，首先电子档案因为生成环境与纸质档案完全不同，在技術特性上差距巨大，电子档案是纯粹数字化的，容易改造、容易丢失、容易利用，对电子设备依赖性强。现有《档案法》的规定并不一定完全适用电子档案管理。

其次，电子档案管理存在一定重技术研究而轻配套的现象，技术越先进，电子档案管理越滞后，技术与实际管理脱节，不适应技术的进步。深层次的原因可能是制度系统性不强，标准之间缺乏有效互补和衔接。整体上就是电子档案管理系统性不强，一些电子档案管理相关的关键点缺失，比如核心技术、归档整理、长期保存、特殊格式保存等。

再次，电子档案管理与业务之间两张皮，因为事业单位在信息化建设中，业务部门的信息系统和档案部门的信息系统是分开建设的，业务部门的信息系统最早建设，目的是方便办公，没有考虑到档案部门对电子文件的整理归档问题，因此出现了信息丢失、损毁、泄密等风险，同时因为档案部门的地位相对较低，在IT人才方面储备不到位，加上人员流动频繁，电子档案管理不能科学有效地为事业单位业务服务。

最后，档案信息化是技术进步的产物，信息技术对档案信息化影响巨大，电子档案管理对信息技术依赖性强，加上易改动而导致容易档案信息失真，同时信息技术的发展速度快，可能会因为计算机软硬件环境的更新而出现可读性问题。同时因为信息孤岛和重复建设问题，电子档案管理系统技术比较落后，档案信息整合需要进一步思考新技术的应用。

二、事业单位电子档案管理强化路径

现行档案管理体制还是双套制，即纸质档案和电子档案分别同步管理。可如果单纯抛开纸质档案，单独以电子档案为核心，构建单套制，目前存在一些矛盾，一方面事业单位无纸化办公使得电子文件生成、办理均处在数字环境下，这些文件资料是重要的业务记录，要进行档案管理，则必须要依赖计算机系统;另一方面，双套制下电子档案与纸质档案的同步会造成工作量的增加，同时与无纸化办公矛盾。如果抛弃纸质资料，将解决涨库问题，但是有些关键资料还是纸质的，抛弃它们是不现实的，尤其是珍贵的档案记录，如果出现了问题还必须要修复，如果扫描成数字副本，却有些得不偿失，造成档案资料重叠、冗余，管理上会出现混乱。

因此现阶段需要强化事业单位电子档案管理。需要顶层设计，依托法制和政策，促使电子档案管理水平提升。应从法制层面，通过法律构建电子档案管理的法律法规，确保电子档案管理有法可依，有章可循。注意应当围绕电子政务，从法律层面确保行政管理领域电子签名的法律效应，如此电子档案的属性也需要明确，使其具备与纸质档案相当的法律效力。如此笔者建议通过制度+管理+技术的方式整体提升电子档案管理。

首先，制度方面，应探索适应档案管理信息化的管理制度，针对电子文件归档与电子档案管理形成专门的管理制度措施，规范电子文件归档，规范电子档案记录的真实有效性。应构建完善责任机制，落实主体责任，保证电子档案精细规范，构建四同步工作制度，即部署、实施、检查、验收同步工作机制，形成管理办法。

其次，管理方面，电子档案管理的基础与传统纸质档案的管理并无多大区别，档案管理的核心流程不管信息化程度有多高，实际上最基础的流程是不变的，即收集、接收、整理、保存、编研、利用等，电子档案管理，也应当着重从建、管、用三个方面来实施：建就是要精细化地建，一个小数点都不能错，为了保证电子档案的真实性准确性，必须要实地调查，如此必须要将电子档案管理下移至事业单位的基层机构，帮助基层构建电子档案管理系统操作方法;管理，就是要把电子档案数据化，通过建立数据索引，分门别类地存储至数据库、硬盘等存储器中永久保存，要注意信息安全，电子档案在网络上流转，如此可方便后续利用，而网络上流转的信息，却可能被抓取而泄密，因此需要注意网络安全防护;利用方面则利用电子档案流转方便、查阅方便的特性，通过构建相应平台赋予相关人员权限，在档案部门高水准服务下，为相关人员提供指导，最终服务单位发展。

最后，技术层面，电子档案管理无论是建立档案、管理档案还是利用档案，都离不开信息技术。因此要围绕无纸化办公要求，打造一个档案管理系统，并于与办公自动化系统进行对接，所有电子文件，在有电子签名的前提下，分发给各科室后，原件上传档案管理系统留档，对于其他的一些资料记录，则可以由人工至实地调查，利用PAD、智能手机等进行实时记录，并通过网络上传管理系统，系统分发资料给相关人员进行审核，整理归档，若引入智能化分析，甚至可以直接由计算机自动分配、汇总以及归档。

综上所述，当前电子档案管理必须要结合事业单位实际，采取四同步工作机制，围绕无纸化办公，构建电子档案管理体系，进一步还需要进行顶层设计，提供法律和政策保障，提高电子档案管理水平。

参考文献：

[1]王柳，禹夏.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].中国急救医学，2015，35（z2）：405-406.

[2]赵志闯.基层档案室文书档案管理工作初探[J].北京档案，2017，（6）：38-39.