干部人事档案管理队伍建设常见问题及策略

陈欢

摘要：进入新发展时期后，在内部管理需求的影响下，各单位不断加强了对档案管理的重视，而档案管理队伍作为档案管理工作开展的主要执行者，其人才队伍建设情况直接关系到单位干部人事档案管理的水平，是单位档案管理改革的重要一环，但目前而言，多数单位的档案管理队伍不够精锐，档案管理效率较低。基于此，本文结合当前各单位人事档案管理队伍建设现状来分析其中存在的问题，再根据问题成因提出相应的优化策略，以期为单位干部人事档案管理工作的优化提供借鉴。

关键词：档案管理;队伍建设;问题;策略

一、引言

近年来，我国档案管理快速发展，档案管理队伍建设也得到进一步推动。在内外部的推动下，档案管理队伍建设投资增大，高学历的青年管理人员占比有所上升，人才队伍结构得到进一步优化。而且在十八大后，各單位也在积极落实档案目标管理，严抓作风问题，这使得档案管理人员工作质量有了大幅提升，在日常工作中，各管理人员严格按照档案管理要求开展工作，工作状态良好，并在完成日常管理工作的基础上，主动参与档案管理信息化建设等工作，更好地支持档案管理改革。整体而言，相比以往，虽然现阶段档案管理队伍专业素养有了明显的提升，但对比工作中的实际需求，档案管理人才队伍整体水平还难满足现代化管理要求，干部人事档案管理队伍建设工作还需进一步精进。

二、干部人事档案管理队伍建设中存在的问题

结合实践管理经验，目前干部人事档案管理队伍建设中，还存在以下几方面问题：

（一）档案管理队伍建设缺乏战略支持

同单位的投融资、主营业务开展等项目活动相比，档案管理是经常容易被各单位忽略的一项管理活动，尤其是在当前我国经济改革进一步深化的严峻形势下，各单位或多或少都面临改革压力，单位管理者也自然将管理重心放在内控或预算控制等方面，由此使得单位的干部人事档案管理队伍建设工作缺乏战略支持。在此环境下，多数单位的档案管理队伍建设进展缓慢，甚至使得单位的档案管理队伍建设和单位管理出现割裂，档案管理队伍建设工作并未参与到单位整体管理中，导致招募的档案管理队伍不能满足单位现代化档案管理的需求。

（二）档案管理人员配备失衡

目前我国多数单位的档案管理人员数量都较为有限，档案管理人员配备不能满足需求。这其中一方面原因是由于单位想要控制人力成本，另一方面原因则是由于单位档案管理人员流动较为频繁，新旧档案管理人员更替中，很容易出现人员短缺问题。当前，信息化技术在档案管理中的应用较为浅显，而档案管理工作涉及记录、入档等多种程序，工作简单但较为繁琐，档案管理人才的短缺常使得档案管理人员“一人兼多职”，加大管理人员工作压力，而且在实际工作中，混岗、乱岗问题时有发生，容易出现人员为谋私利而随意篡改档案数据等情况。

（三）档案管理人才队伍培养计划缺失，复合型人才不足

完善的人才培养计划是单位档案管理队伍建设的主要内容之一，但目前来看，多数单位针对档案管理人员的培训主要集中在档案管理专业知识层面，知识衍生性不足，难以培养出复合型管理人才。相比其他岗位而言，档案管理对于青年人才的吸引力不大，尤其是乡镇级单位，这就导致单位档案管理人员出现“大年龄”“、临时化”的趋势，而年龄稍大的管理人员对新事物的接受能力较弱，自身档案管理意识也不强，能力较为单一，难以满足现代化档案管理所需要的综合型人才需求;部分吸收进来的青年管理人员，自身档案管理经验较少，起步较低，再加上没有完善的培训计划，虽然具备一定的专业知识，但整体综合能力也不高。

（四）缺乏有效的考核激励制度，管理人员“后劲不足”

在普遍认知中，档案管理工作属于“后勤”工作，档案管理人员不直接参与单位业务开展，也基本上没有业绩考核压力，这就使得多数单位对档案管理人员的考核主要集中在基础的工作作风、档案归档出错率等指标上，考核指标循规蹈矩、墨守成规，难以从“根本”上督促管理人员自我学习。再加上激励不足，档案管理人员在实际工作中，常存在“后劲不足”的问题，即“三分钟热度”，档案管理人员工作中缺乏创造性和创新性热情，只做制度规定或领导吩咐的事，导致单位档案管理内部动力不足。

三、优化干部人事档案管理队伍建设的策略

（一）做好档案管理队伍建设顶层设计

各单位管理者应从战略层面来对当前的档案管理工作进行规划设计，明确档案管理队伍建设目标，并从以下几方面来在内部树立档案管理意识：首先，从单位文化角度出发，点明档案作为单位各阶段发展的见证者和参与者身份，是单位获取过往管理情况的重要依据，使得各人员认识到档案管理队伍建设的重要性。其次，从实际业务流程出发，单位各干部人事的调动、任命、“三龄两历”的认定等都要以干部人事档案为依据，而相关档案保存、调取等工作直接关系到档案数据的准确性和完整性，档案管理人才队伍建设则是重要的保障。

（二）科学编制档案管理队伍

首先，各单位应在遵循国家档案管理人员配备相关要求的基础上，根据自身实际档案工作量来制定合理设定的档案管理岗位，并根据人员缺口及时补充人才。其次，适当提高档案管理人员招募门槛，在考量人员专业度的同时，加大对招聘人员思想认识、责任行以及作风等方面的考量，尽可能给单位留存一批可以中长期从事档案管理工作的人才队伍。最后，完善档案人员交接管理制度，针对当前存在的管理人员离任空白期，单位应做好应对准备。比如根据单位档案管理岗位招募难易度来调整人员离职审批时间，若招募难度较大，单位应延长申报时间，要求离职人员提前3—4个月提出申请。同时，在新管理人员上任后，旧管理人员还需带领其熟悉相关工作内容等。

（三）完善档案管理人才培养机制

一方面，单位应多元化开展培训计划，从档案管理专业知识、管理知识等多方面来培养人才。同时，建立动态学习制度，定期在部门内或和兄弟单位间开展研讨交流会，分析档案管理中存在的问题以及疑难点，彼此交流，在研究中学习，取长补短，不断完善个人能力水平。此外，单位还应开展技能化培训，主要关注以下几个方面：第一，收集归档程序化。按照相关规定，借助信息化技术，将干部人事档案的收录、归集工作程序化，并对人员进行操作培训。第二，鉴别整理规范化。即对档案管理中的鉴别和整理工作进行统一规范，明确各项审批手续、流程等，做到层次分明。

（四）建立健全绩效考核制度

首先，优化绩效考核指标体系。在制定绩效考核指标时，单位需从前期所设定的档案管理目标出发，将其细化到具体个人，再以各人员目标达成率为主要考核指标，同时以人员工作责任感、日常作风、工作积极性以及创新性等作为辅助考核指标，开展个人绩效考核。其次，完善激励制度。单位在制定激励制度时，应从个人利益出发，通过将绩效考核结果和个人岗位升迁、绩效工资等挂钩的方式来将单位利益和个人利益进行结合，进而促使档案管理人员积极主动地进行学习，开拓思维，针对档案管理提出创新性意见，推动单位档案管理改革。

四、结束语

从当前管理来看，受单位认知、人员能力等多方因素的影响，单位干部人事档案管理队伍建设实际进展多数未达到预期，档案管理改革进程缓慢。新时期，面对单位档案管理队伍建设中存在的挑战，单位还应从做好档案管理队伍建设顶层设计、科学编制档案管理队伍、完善档案管理人才培养机制以及建立健全绩效考核制度等来入手，为单位储备一批专业过硬、综合能力较强且具有创新力的档案管理人才队伍，从而更好地推动单位档案管理的开展。

参考文献：

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