浅谈加强事业单位档案安全管理的措施

刘志城

摘  要：本文首先分析了事业单位档案安全管理的意义，其次从多方面入手总结加强事业单位档案安全管理的有效措施，指出当前事业单位加强档案安全管理需要健全档案信息安全管理制度，健全档案形成、归档、保管、使用等管理模式，做好软件安全干预工作，内、外网双网运行机制，优化防火墙技术的应用，建立高素质的档案管理人才队伍，为推动事业单位档案管理工作的开展提供参考。

关键词：事业单位;档案;安全管理

事业单位的档案管理工作任务比较重，档案类型多，从人事档案、专利技术档案、客户档案、财务档案到项目档案等，都需要注重安全防护。互联网时代下，档案管理的效率提高了，但是档案管理的安全性和稳定性出现了问题，对事业单位工作的正常开展会造成不必要的影响，因此，事业单位应加强档案安全方面的管理。

一、事业单位档案安全管理的意义

（一）体现单位管理水平

社会和经济发展迅速，事业单位的服务方向和工作内容也出现了较大的变化，档案管理作为各项管理的基础性工作，其安全管理质量充分体现了单位管理水平，与单位的稳定发展和社会形象具有密切关系。

（二）促进单位健康发展

随着我国市场经济体制的不断深化改革，事业单位也面临着改革和创新，在其发展过程中，档案是记录其变化轨迹和发展进程的重要资源，完整而真实的档案可以帮助事业单位制定各项决策，为单位发展提供借鉴和参考，进而促进单位的健康发展。

（三）便于档案资源查询

档案具有较强的参考价值和借鉴意义，对于事业单位而言，其在发展中形成了大量的档案资源，可以为单位决策提供参考。对档案资源加强安全管理，能够为档案查询和利用提供便捷，有助于发挥档案的实用性。

二、加强事业单位档案安全管理的有效措施

（一）健全档案信息安全管理制度

第一，事业单位应制定档案信息管理规章制度。一方面防止不法分子采用恶劣手段篡改档案信息，另一方面确保工作人员遵章办事，保护档案信息的真实性和完整性。第二，建立档案信息系统安全监测机制，由信息运行系统自动对用户访问的每个阶段进行跟踪监测，包括用户身份、访问文件信息、访问时间、访问状态等，一旦出现敏感信息泄露即发生报警信号。同时，系统管理员根据跟踪轨迹检查分析是否有危险档案信息安全性的行为，结合实际情况实时更新预警参数，完善安全检测机制。

（二）健全档案形成、归档、保管、使用等管理模式

事业单位应从档案信息的收集入手，严抓管理、归档、使用，从源头确保档案细信准确规范。对于档案的参数、指标及载体必须执行国家规定的统一标准，其中对文字型、数字型、图片、音频、视频格式都有统一要求，其中图片多以TIF、JPEG为主，视频软件以AVI、MP4为主，音频软件以MP3为主。归档是档案整理的重要环节之一，这一过程的规范程度对档案的完整性及有效性有关键性的影响，档案收集部门对档案收集时间、范畴、方式，都应形成规范的制度，作出明确的说明，其中档案信息的完整性不仅仅是内容的完整，还包含目录、附件和相关描述及说明。归档前，各环节都应实行登记制度，明确职责及责任人，便于迅速查找解決问题;归档后，建立严格的保管制度，明确规定存储环境、检查要求、维护措施等，并规范档案信息的使用制度，明确使用方式，现场查阅、复制拷贝、系统传输等。

（三）做好软件安全干预工作

第一，要基于应用软件层面做好安全技术的干预工作，确保软件技术的安全性和稳定性。第二，要结合事业单位开展档案管理信息化建设的实际情况，合理选择档案管理信息化系统中的应用软件类型，确保事业单位中的各类档案数据信息资料均能在档案管理信息化系统中体现出来，并对各类档案数据信息资料进行有效归类、整合、分析，充分发挥应用软件的使用价值。第三，要引入配置性能良好且运行稳定的安全防护软件或相关程序，避免在运行过程中出现安全隐患。第四，要根据事业单位对档案数据信息资料的使用需求开发出能够对档案数据信息资料进行查阅、调取和技术处理的功能软件。

（四）内、外网双网运行机制

内、外网双网运行又称内外网隔离，是一种将不同安全要求的运行网络采用物理隔离等技术手段，为数据交换系统提供了丰富的网络连接功能和传输安全控制功能，有效保障内部网络与外部网络之间的信息安全。内外网隔离可以根据不同的安全要求灵活管理每台计算机的传输方向和工作范围，进行单向与双向传输设置。比如可以禁止低安全级别的计算机访问高密级的工作平台，或者只允许高安全级别的计算机向低安全级别的计算机传输信息。同时可以建立事业单位档案信息内部运行网站，与互联网隔离运行，提高网站的纯粹性与专业性，避免互联网站及公众网站信息干扰，提高服务对象的针对性及服务本身的有效性，净化信息服务环境。

（五）优化防火墙技术的应用

防火墙技术是当前应用于档案信息安全管理的不可缺少的技术之一，多用于专用网络与互联网之间。它的主要功效有：一是网络安全的“把关者”。对进出网络的所有信息进行过滤，形成一个网络安全的把关点，提高了安全防范的命中率;二是网络访问的“安检员”。防火墙能有效记录所有的网络访问行为，只有符合网络安全策略的访问行为才得以通过，否则将会“禁止通行”，访问无效，实现了信息的保护，又有效的规范了网络使用行为。

（六）建立高素质的档案管理人才队伍

一方面，事业单位要结合档案信息化管理工作的实际情况，积极建构专业能力良好且综合素质优秀的档案管理人才队伍，保障档案信息化管理平台能够正常运行，提高档案数据信息资料的内容完整性和存储安全性。档案管理工作应该定期对技术型人才展开培训，确保其工作的专业性与高效性。另一方面，要在档案管理信息化平台的运行过程中，对所有参与人员的日常行为进行规范化干预，以保证平台运行的安全性和档案数据信息资料内容的合理性。

三、总结

综上所述，事业单位档案信息安全管理工作是一项繁琐而重要的工作，事业单位应积极对档案信息化的管理理念进行创新，建立完善的档案信息化管理制度，设定规范化的管理方案，对档案资料有序归档，加强技术软件应用，做好网络防护工作，建立高素质的档案管理人才队伍。事业单位只有不断提高档案信息安全管理意识，加强档案信息安全管理建设，才能适应时代发展的要求，不断发挥新的价值和作用。

参考文献

[1]  丁中凯.事业单位档案信息安全管理工作探究[J].办公室业务，2020（18）：112+114.

[2]  白伟澔.信息化背景下的事业单位档案管理模式探讨[J].中国管理信息化，2020，23（16）：188-189.