财务共享下费用报销的优化——以H企业为例

王 津

(河北经贸大学 河北 石家庄 050061)

一、引言

1993年Rubert Gunn等人最早提出了共享服务的理念，他们认为通过实时共享信息、技术等资源来达到企业由分散化到集中化的管理。财务共享模式使得企业业务流程呈现标准化、规范化，消除了重复性、非增值的业务，提高了企业财务人员的工作效率。费用报销作为企业日常财务处理中最基础的环节，是会计人员处理最多事务，花费时间较多，业务内容较多样化，重复性较高，操作难度较小的环节，因此适合应用于财务共享管理模式，有利于提高财务人员的工作效率，加强了对于费用报销的管理。本文以H企业为例，对比企业实施财务共享管理模式前后费用报销流程，分析企业财务共享模式下费用报销流程的改进，并提出一些优化措施。

二、H企业财务共享模式下费用报销流程的现状

H企业是河北省内的一家物流公司，现有分子公司17家，大部分分子机构分布于河北省内各地市，并在武汉、西安等省外地区设立站点。企业2018年开始建立财务共享中心，企业将财务共享中心设置在总部所在地区，目前企业总部财务共享中心共有人员13人，处理集团公司所有分子机构的日常业务处理，在每个分子机构设有报销员和审核员。

根据H集团公司财务共享中心手册规定，集团公司所有分子公司的资金均由总部集团进行管理，支付审核优盾上交总部财务共享中心，取消了站点备用金制度，所有业务人员可以在手机上操作费用报销。各分公司的费用报销的流程(图1)大致分为三个阶段：

第一个阶段，业务人员需要领取集团公司统一规定的费用报销单据，填写相关的业务内容包括日期、金额、经办人、事项、部门等。并把报销单和相关的发票平铺粘贴在A4纸上，并将单据拍照上传至单位的业务审批系统，报销人员可以随时登录系统查看进度，系统审批全部完成后，抄送至本单位的报账员，由报账员打印审批单和原始报销单，并在财务系统中填写相应的报销单据类型，选择规定的业务编码，付款人员的基本信息，原始单据数量等。生成唯一并带有条形码的封面，将业务封面和相关的原始单据扫描上传至影像系统。

第二阶段，单据传递至财务共享中心一级审核员，一级审核员会再次核查发票的合规性，单据填写是否按照财务共享中心手册规定统一格式填写，报账员选择的费用编码是否正确。若不符合企业费用报销规定，将由一级审核员在系统中标明不通过原因，打回至报账员，由报账员修改后在次提交。若单据合法合规将传递至二级审批人员，二级审批人员按照标准再次审核，若二级审批没有通过则单据将打回至一级审核员，再由一级审核员打回至报账员系统。不能跨级审批和跨级退回。

第三阶段，通过一级二级审批的单据最终传递至出纳人员，出纳在银行系统中生成支付单据。最终由财务共享中心资金复核岗位进行复核付款。

财务共享模式下，企业规范了费用报销流程，业务人员能够在企业信息系统平台上实时进行费用报销，提高了工作效率。财务共享中心设置了多项不相容岗位，对费用报销实施了有效的监管，规范了会计核算。H集团将资金支付权限收归总部财务共享中心，对分子机构的资金进行统一归集，加强了对于资金的控制。

三、H集团公司的费用报销流程存在的问题

H公司刚建立起财务共享中心，正处于财务共享中心的探索阶段，仍存在一些问题需要进行改进。

(一)财务共享中心工作量分配加大，薪资水平较低

H公司的共享中心设置在集团所在地区，目前集团财务共享中心共包含13人，其中有一名是共享中心主任，一级审核员、二级审核员和付款审核员分别设置1人，会计核算岗位4人，总账会计1人，总部报账员1人，出纳1人，付款复核员1人，税务会计1人，报表会计1人。一级、二级审核员要审核整个集团17个分子机构的费用报销单据。并且在业务审核系统过程中，设置专人要对所有报销原始单据进行初次审核。财务共享中心的工作量的较大，但目前总部财务人员运行“大锅饭”式的薪金水平，并且薪资水平较低，绩效考核制度也不太科学，难免会增加部分员工的抵触情绪，不利于财务共享中心内部的员工的团结，并且人员流动较为频繁，影响企业的进一步发展。

(二)签章管理混乱

企业的财务章和总经理签章均出纳人员保管，没有做到岗位分离，容易导致员工舞弊行为的发生，侵占企业的资产。另外企业对于财务系统的账号和密码也没有相关制度进行规范，目前H公司的账号为员工的姓名，密码都是一样的为了修改单据方便，管理员的账号和密码目前属于公开状态，任何人输入账号密码能都够随意修改。费用报销系统和银行付款是连接的，增加了财务风险。

(三)预算管理不符合实际情况

H集团公司为了管控管理费用，和销售费用，针对管理费用中的业务招待费，差旅费和车辆费用，都制定了预算。但是相关预算是按照年度制定的，针对相关费用的复核，目前仍以人为判断为主，不能有效按照预算计划进行审批，一般都是直接通过，存在超预算复核的现象，只能在月底财务报表中了解是否存在超预算报销的情况。并且年度预算是按照平均分配到每个月的。物流企业是有明显季节差异的，一般在年底和相关电商活动日前后业务量较大，因此平均分配没有按照企业的实际情况，难免会使预算计划束之高阁。

四、财务共享模式下对于费用报销流程的优化建议

(一)合理分工，优化财务人员绩效考核制度

费用报销是企业日常处理最为频繁的业务，所以应该合理分工，定期组织岗位轮换，工作内容的改变减轻了员工的身体疲劳，使人的情绪得到提高，积极性加强。合理制定财务人员绩效考核制度，更改原有的“大锅饭”薪资结构，按劳所得，可以根据员工每月的单据处理数量、时间以及返单次数来等来制定员工的绩效。同时企业可以鼓励员工参加专业职称考试，为财务人员创造晋升平台，减少企业员工的流失。

(二)加强对于账号密码、签章的管理

财务人员的岗位职责不同，在系统中的界面是不同的，都有专属的账号和密码。不利于企业的管控。财务共享模式下财务人员更多的利用信息系统进行工作处理，账号和密码就如同签章一样，是用来辨别操作人的身份。如果存在违规操作，企业能够根据财务共享中心操作日志追究责任，所以相关人员必须保存好自己的账号和密码，尤其是银行支付复核岗位的密码。加强员工对于账号和密码安全性的重视程度，制定相关的电子签章的管理制度。对于财务专用章和发票章等应交于不同的人进行保管，设置专人对财务专用章的使用情况进行记录，保障企业健康的开展财务工作。

(三)定期组织业务培训

在建立财务共享之中心之初，加强全体人员对于财务共享模式基本知识的培训，使员工能够了解到财务共享模式对提高工作效率和企业发展的益处，培养员工财务共享的意识，各部门做到协同合作。定期对财务人员进行业务培训，提高业务水平。对于分子机构的财务人员来说，不能自行核算和支付日常的费用报销，并且当前的费用报销流程对于他们来说较为复杂。分子机构的财务人员一般都是年龄较大的老会计，对于新工作模式需要一定时间的磨合。

(四)制定科学的预算计划

集团要根据分子公司的实际业务状况，和规模大小来制定年度预算计划。在年度预算的基础上，根据业务量在全年的分布的状况，合理分配月度预算计划。在财务系统中设置限额预警，超过限额将不能进行报销，减少人工判断。加强对于预算执行情况的反馈和分析，财务人员在月度财务分析报告中添加月度费用预算执行情况部分。根据上半年年执行的实际情况和业务状况，调整下半年预算计划。强化从上到下对预算的重视程度。

五、结论

费用报销环节一般是企业进行财务共享中心建设的第一环节，做好费用报销流程布局和相关制度建设，有利于企业财务共享中心其他版块的建设。