关于推进企业信息化档案管理的探讨

文/灵武市能源有限公司 席海花

在现代化社会中，实行企业信息化档案管理已经成为了企业的必由之路。它不仅可以提高资料的保存安全性，减少企业人力物力的投入，还可以增加员工的档案查阅率，加快企业的发展进程。因此，本人对企业信息化档案管理的优势进行整理，联系企业实行信息化档案管理现状，提出了几点建议。

一、企业信息化档案管理的优势

（一）资料保存的安全性高。企业档案是企业在生产经营的过程中所形成的对国家、社会和企业本身有价值的资料。由此可见，在企业发展过程中，企业档案必不可少。企业档案包含会议通知、总结、发言记录等重要会议的材料，公司的报表和工作计划，公司与有关单位相关往来的文书等多项内容。传统的企业档案管理只会保存相对重要的资料，同时档案保存安全性低。

采用信息化档案管理的方法，每次会议和活动结束就可以把内容上传到云端进行保存，只要有足够的云端空间就可以保存足够多的资料，不会出现档案缺失的情况。同时员工可以有更自由的空间进行资料的整理和上交，上交记录也会显示具体操作人和操作时间，在一定程度上减少了员工偷窃资料的可能性，保证了企业资料的安全性。

（二）人力物力的投入少。企业档案的整理是一个很大的任务，很多企业在年末的几个月内一直在进行企业资料的收集和整理工作，保证企业档案的留存和相关部门的查验，全公司都参与其中，人力物力的投入力度不言而喻。同时在平时档案管理的工作中也需要对整理好的工作资料进行再确定、统计、整合以及员工借阅归还等工作，档案管理工作繁重，耗费了很多人力物力。

采用信息化档案管理的方法，借助其信息化系统，自动对资料中的数据进行核查和整理，随时上传资料，并及时对资料进行再确定和统计整合工作，不仅提高了档案整理效率、节约了时间，还减少了公司的一项支出，节省了资金。同时在员工进行查阅和归还时还可以明确记录借阅的内容和时间，督促相应员工准时归还档案，极大地减少了人力物力的投入。

（三）档案查询利用率高。企业档案的作用是对相关资料进行记录，供企业内部人员进行查阅。在传统的档案管理过程中，档案都是纸质版而且内容很多，员工想要找到所需的档案内容无异于大海捞针，而且因为所需整理内容过多，一些被认为不重要的内容并没有得到整理，较小的细节问题并没有得到整理和保存，因此很多员工甚至找不到其所需内容的档案。而且在经济发展快速的今天，信息的时效性愈发重要，但这样的档案整理工作基本都是一年一次，员工也不能够查询到实时的信息，档案查询利用率低。

采用信息化档案管理时，不仅所有的信息都可以得到上传以及自动化整理，而且其自动化整理都是实时进行的，保证了信息的实时有效性。同时员工可以在线上进行档案查询，不必自己在浩如烟海的档案中查询，方便快捷，准确高效。

（四）企业发展速度加快。企业档案中不仅包含了企业的会议内容，还包含了企业在生产中产生的问题和相应数据。这些数据的有效保存有利于企业相关问题的解决和新的研发项目的产生。在传统的档案管理中，这些数据的整理不仅需要大量人力物力的投入，而且根据一年一整理的惯例，整理不能做到及时有效。而这些运用在数据整理上的人力物力也过多耗费了企业资源。同时由于传统档案管理的查阅困难，这些数据在整理后的使用率很低，部门之间的资料不能得到及时地共享，耽误了工作进程，拖慢了企业的发展。

采用信息化档案管理，将耗费在档案管理上的人力物力放到新产品、新技术的研发和设计中，部门之间积极进行资源共享，加大档案资料的查阅利用率，让及时整理好的企业档案在更大程度上发挥其作用，加快企业的发展速度。

二、企业信息化档案管理的现状

（一）企业重视度不足。国家一直在进行企业信息化档案管理的相关宣传，并且出台了《关于加强企业档案信息化建设的意见》等文件进行支持，还发布了《企业档案工作规范》对企业信息化档案管理进行规范。企业信息化档案管理是将档案内容电子化并进行自动化整理，需要构建自动化的办公系统和管理方式，以节约档案整理中的人力物力。

但还是有一部分企业在实行信息化档案管理的时候对其不够重视，有些企业习惯了传统的档案管理制度，只是有一个信息化档案管理的空壳，实际还是按照传统的档案管理制度进行，不采用信息化档案管理；有些企业并没有充分认识到信息化档案管理的含义，只是将档案管理的方式进行了改变，信息化档案管理进行得不够彻底。

（二）信息化系统建设不足。企业在进行信息化档案管理的技术前提是要进行信息化系统建设。在进行信息化系统建设时需要企业投入较多的资金，甚至需要引进多个信息技术人才，进行信息化系统的安装、调试和开发，因此一些中小型企业迫于资金，认为这些资金应该运用到公司发展的其他部分，还是倾向于使用传统的信息化档案管理方法和制度。

进行企业信息化档案管理对于中小型企业而言好处是长远的，虽然在刚开始进行信息化管理时耗费资金较多，但是却减少了企业档案管理部门的压力，企业可以适当减少档案管理部门人员，将节约出来的人力物力放在新产品的开发与应用之中，在完善信息化系统建设的过程中带动整个企业的现代化进程。这样不仅减少了纸张等不可再生资源的浪费，还加快了企业的工作效率，促进企业发展。

（三）信息化档案的利用率低。企业进行信息化档案管理的目的是为了及时保存企业资料，并供员工及时准确进行资料数据查阅，帮助企业各部门进行资料共享，联动共赢。但是有些企业在实行信息化档案管理初期信息化档案利用率很低，不仅没有达到预想的利用率甚至比传统的档案管理制度下的档案利用率还要低。

究其原因，企业没有对企业信息化档案管理进行足够的宣传或者宣传不够及时；员工在传统的档案管理下没有借阅档案的习惯，认识不到企业档案的重要性，而有借阅习惯的员工因不熟悉信息化档案的借阅使用方式而放弃甚至借阅失败；部门中自行进行信息交流，没有考虑部门之间的资料分享。信息化档案的应用率低，不利于员工进行工作总结和拓展，也不利于不同部门之间的合作共赢和企业新创意的产生，延误了企业的发展。

三、推动企业信息化档案管理的建议

（一）增强对信息化档案管理的认识。在进行企业信息化档案管理之前，企业领导要明确其内涵，企业需要改变的不单单是档案管理的方法，而是原有的档案管理理念，甚至是企业管理理念。传统的档案管理是每个部门各自定时进行相应部门的纸质版材料的保存整理，并在年末各部门将一整年的工作内容和数据等信息进行整理，最后上交到企业档案管理部门进行保存。

而企业现代化档案管理制度要求员工实时将资料进行整理，整理为电子档案后立即上传到企业云端，一切资料的使用都由档案管理部门全程控制，并且档案向企业所有部门公开，各部门协同合作。同时相比于传统档案管理注重档案的保存，信息化档案管理更注重的是档案上传后的信息整合与应用环节，进行档案的再利用。

（二）加强企业信息化系统建设。建设企业信息化系统是实行企业信息化档案管理的基础，因此一定程度上说，加强企业信息化建设就是在推动企业信息化档案管理。可以从三方面对企业信息化系统建设进行加强：首先，要加强企业信息化系统的安全性。企业档案在部门间是公开的，但在员工流动大的地方一定要保证企业档案的安全，只能在企业内部公开。因此要明确档案信息的安全性，进行相应的安全评估和安全性提高工作。其次，要提高企业信息化系统的专业性。想要提高企业信息化档案管理的科学性就要提高企业信息化系统的专业性，可以聘用信息化技术人才专门进行硬件的开发和系统的维护，保证企业信息化系统的正确运行。最后，要确保企业信息化系统的合法性。信息化系统建设需要大量运用互联网，但是在互联网的使用中不能忘记遵守相关的法律法规，保证企业信息化系统的合法性。谨慎使用硬件开发程序和软件，一切活动保证在法律允许范围内进行。

（三）完善企业信息化档案管理制度。在实行企业信息化档案管理时，也不能忘记信息化档案管理制度的完善。信息化档案管理是企业全新的领域，也就需要搭配全新的制度。在电子档案上传前要明确规定电子档案的格式，并且对上传时间进行要求，员工上传电子档案需要严格履行企业相关规定。同时对每个员工的身份ID进行记录，员工自己设置密码，一人一账号，方便后台进行记录。在电子档案上传后的自动整理工作中，如果出现问题会立刻反馈到资料整理员工的邮箱中，督促员工对资料进行再检查和整理。

确定组长领导制度，由小组长对组员的资料整理结果进行再确定。领导账号具有查看后台数据的功能，领导需在数据自动消除前定期对后台数据进行监察，确保企业档案的安全性。在运用企业信息化档案管理的过程中需要不断寻找适应本企业的最好的信息化档案管理制度，并不断进行完善，提升企业信息化档案管理水平。

（四）提升档案工作人员素质。实行企业信息化档案管理不仅仅是对企业的信息化系统的考验，更是对档案工作人员和所有员工的考验。它预示着企业初步进入信息化时代，员工需要提高自己的工作效率，还需要树立正确的信息化档案管理理念。尤其是档案工作人员不仅要学会运用信息化档案管理系统，还需要学习系统的初步维护等内容。

因此，对于档案工作人员，企业应该先对其进行专业的信息化档案管理的培训，让工作人员在培训考核结束后上岗，在上岗后也要根据系统的改变及时对员工进行培训和工作能力检测；对于信息化技术人才，企业不仅要及时吸引相关人才，还需要在企业内部进行选拔寻，找熟悉企业内部情况的技术人才，两者一起对系统进行更新和开发，保障员工的正常应用；对于普通员工，企业内部进行统一的宣传和培训，使其不仅了解信息化档案管理的优势，还要掌握系统的使用方法。

四、结语

企业信息化档案管理的优势多，企业实行前后需要进行的工作也不少。在实行企业信息化档案管理前，企业要了解信息化档案管理的含义和优势，重视信息化档案管理；在实行过程中要及时进行系统的升级和开发，完善企业信息化档案管理制度；在实行后要使员工学会系统应用，积极进行档案查询，让信息化档案管理充分发挥自己的优势，加快企业的发展速度。企业在实行过程中具体内容还需要根据实际情况进行调整，不断进行完善，寻求最适合本企业的管理方法。