档案信息化建设在医院档案管理中的作用研究

文/济宁市妇幼保健计划生育服务中心人力资源部 隋萌

随着人们对看病需求和体验不断地提升，档案管理工作在整个医院工作中越来越发挥着重要的作用。但是，随着时间的推移，医院档案资料基数不断增大，传统的纸质档案管理模式已经无法承载如此庞大的信息数据，同时增加了资料整理与查阅的难度，使档案管理工作难以发挥它的价值。所以，将信息化技术运用到医院档案管理工作中，对缓解当前医院档案管理工作的瓶颈、提升医院档案管理工作乃至整个医院的医疗水平有着重要的作用。基于信息化技术，工作人员对于资料的分类整理压力将会减轻许多，同时，基于网络共享特点，在被允许的前提下，医院各个工作人员不用去档案库房，在办公室就能一键调取需要的资料，极大地提升了工作效率。所以，加快档案管理信息化建设是社会发展的必然，同时也是提升医院综合实力的关键手段。对此，医院管理层必须引起重视。

一、医院档案管理工作信息化的作用与意义

（一）适应现代化社会发展的必经之路。随着网络科学技术的不断进步，信息化技术已应用于生活的方方面面。将信息化技术合理运用于工作中，无疑找到了提升工作质量的有效途径，所以医院加强档案管理的信息化建设是适应现代化社会发展的必经之路，也是提升医院档案管理工作乃至整个医院工作水平的重要手段。传统档案管理工作几乎都是采用纸质档案，不仅要时时注意蚊虫、防水防火的问题，而且档案资料难以查找翻阅，信息难以共享，一定程度上降低了档案管理工作的价值。而将档案管理工作信息化，利用计算机网络对资料进行集中归档整理，减轻了人工统计整理工作的繁琐性。同时，借助网络技术，系统能自动对资料信息进行对比和矫正，极大程度防止了资料出现缺失或者重复的问题。基于网络平台的共享特点，各个科室需要查找资料时不用再去档案室，在自己办公室就能一键查取各种资料信息，使医院其他工作人员的工作效率得到提升。患者在不同医院、不同科室进行就诊时，不用再带着一大堆病历资料，使患者的就诊也更为便捷，从而全面推进医院工作进程。

（二）提高医院服务质量的有效途径。医院工作主要是服务于患者的，所以，让患者感到就医便捷，有一个好的就医体验是医院为之奋斗的工作目标。传统的就医模式，患者需要通过在不同的地方排队等待数次才能完成一次看病，导致患者看病时间成本高，就诊体验差，医生看病效率也难以提升。随着网络技术的不断推进和发展，现如今大部分医院形成了一体化的就医系统，预约就诊、挂号等都可以在网上完成，患者不用再去医院排队挂号。同时，医院实现病历档案的信息化，患者不用再带着一大堆资料去看病，医生通过计算机网络就能实时看到病人的身体检查情况和之前的就诊情况，极大提高了就诊效率，使患者看病更为轻松。所以，为了保证患者就医更为便利，进一步提升医院的服务质量，医院必须加快推进档案管理信息化建设进程，利用网络技术的优势，对医院档案进行有效分类和规整，并对各科室乃至各医院的信息资源进行整合共享，促进各医院医疗服务水平的共同进步。同时，在对不同医院的档案资料进行共享时，医生要注意到各地区可能由于地域文化差异导致档案管理工作的制度有所差异，各医院在进行档案资料共享时会出现信息错误，所以国内各医院的档案管理工作制度和要求要努力朝着统一性方向发展，全面提高各个医院的服务质量和医疗水平，最大程度保证患者的就医效率和质量。

（三）医院决策活动有效的参考依据。医院档案管理工作主要是对医院各科室的人员以及患者的病历资料等进行分类归档整理，是医院发展历史中信息的呈现，也是医院未来发展规划的参考依据。随着时间的增加，档案资料不断累积，使资料整理工作的压力越来越大，传统档案管理工作模式已经难以负荷。同时由于资料过多，难以及时查阅调取，医院档案的利用率也大大地降低。所以，为了提高医院档案资料的利用率，充分发挥档案资料的价值，加快推进医院档案管理工作的信息化建设是十分有效的手段。通过网络技术，医院可以将档案资料统一规整到一起，并且在医院开决策会议时能够一键调取有效的资料信息，通过信息化档案资料，决议者能及时了解医院现在的医疗水平、发展状况、患者就诊情况以及社会认可度等等，从而对医院未来的发展提出合理科学的规划。能够及时查阅，为医院各种工作及时提供参考依据，正是医院档案管理工作的意义所在，而将档案工作信息化正是最大程度地发挥此工作的价值，为医院其他工作做好基础服务，全面提升医院的发展水平，所以，档案信息化建设对于医院档案管理工作乃至整个医院的工作水平都有很大的促进作用。

二、推进医院档案管理工作信息化建设的探索与思考

（一）总体要求。1.明确相应规章制度。要使医院档案管理工作信息化建设深入有效地推进，医院需要制定有关档案信息化管理工作的规章制度，并要求工作人员明确按照规则来行事，工作大原则是底线，不能被破坏。首先，要确保工作人员利用计算机网络学校档案管理工作的相关理论知识和经验，保证操作流程的规范性。其次，虽然档案管理工作信息化一定程度上避免了纸质档案水火、蚊虫破坏等相关安全问题，但是却存在网络系统出现故障的安全隐患。所以，在档案信息化管理的过程中，一定要注意数据资料的备份以及定时检修系统，确保系统的安全性和稳定性。最后，要对管理工作信息化建设的每一个操作环节进行明确分工，让每一个职员各司其职，提升工作效率，从而全面提升医院的综合实力和竞争力。2.加强各部门沟通协作。档案信息化管理工作并不是单独分割开来的一个工作，而是为医院各类工作提供基础性服务的工作，与整个医院的工作都紧密联系。所以，在进行档案管理工作信息化建设的时候，档案管理工作人员一定要与各个部门、科室密切沟通，了解不同科室的不同需求，制订个性化的档案信息化管理系统。改变传统的工作理念，与时俱进，帮助各部门的工作效率和质量得以有效地提升。

（二）具体措施。1.完善相应的规章制度。要使档案管理工作信息化建设长远而深入地展开，医院就必须制定科学合理的规章制度来确保档案信息化管理工作的有效推进。医院须在原有的档案管理工作规则基础上，结合信息化技术的特点，对档案管理工作的制度进行完善和更新，确保其符合信息化建设的发展要求。制度中不仅要明确档案信息化管理工作的操作流程，还要对每一个工作人员的岗位职责进行明确地细分，确保工作的质量和效率，充分发挥档案管理工作对医院的价值。2.对档案管理工作人员进行专业培训。对医院档案管理工作进行信息化建设，这就对档案管理工作人员的工作素养提出了更高的要求，不仅要具备档案管理工作相关理论知识，还必须熟悉计算机操作。所以，为了使相应的工作人员更好地适应信息化发展的要求，医院应定期对档案管理工作人员进行培训，更新工作人员的理念，利用计算机网络提升档案管理工作的能力。只有提升了工作人员的工作素养，才能保证工作的质量和效率，有力推动档案管理工作信息化建设的进程，对医院的发展有极大的促进作用，从而全面提升医院的综合管理水平。3.加大资金和技术支持。要提升档案管理工作在医院的地位，需要改变工作人员对该工作的认识，这就需要医院提供相应的资金支持。首先，提高档案管理工作者的收入水平，并采用相应的考核奖惩制度，对于在加快档案管理工作信息化建设方面做出努力和贡献的工作人员给予一定的物质奖励；相反地，对于工作懈怠的工作人员进行相应的惩罚，从而督促工作人员自觉提升工作能力，进一步加快档案管理工作的进程。其次，在构建信息化的档案管理模式时，最需要工作人员注意的就是资料的安全问题，所以，医院可以投入一笔属于安全机构的专用资金来专款专用，确保档案管理信息的绝对安全。当然，除了资金支持，医院还需引进技术支持，通过专业的技术人才，根据医院的特点构建独属于本院的档案管理系统，使医院信息资料的安全性和价值最大化。

三、结束语

综上所述，加快档案管理工作信息化建设是医院适应时代发展，并在经营压力激增的时下提升综合竞争力的不二选择。只有将信息化技术合理运用于医院档案管理工作中，才能更好地提升服务质量，得到更多业界人士以及患者的认同；同时将档案管理工作信息化，为医院的发展战略方向及时提供科学有效的依据，为提升医院的实力水平起到关键性的作用。所以，医院通过明确规章制度、组建专业性团队以及投入资金和技术支持等方式使档案管理工作信息化深入有效地发展，从而全面促进医院的发展，为患者提供更好的就医环境和体验。