社会保险业务档案管理存在的问题和对策

文/单县人力资源和社会保障局 王霜

社会保险中业务档案的管理有着十分重要的意义，业务档案管理严格可以促进社会保险事业的公平及可持续发展。因此相关工作人员要注重优化对业务档案的管理措施。但在基层社会中，由于存在种种原因而导致社会保险业务档案管理不够完善，仍存在问题。因此本文主要就该内容的现状进行分析，从而提出相应的优化策略。

一、社会保险业务档案管理中存在的问题

（一）社会保险业务档案管理缺乏规范性。由于部分基层社会保险业务档案管理人员缺乏专业素养，导致社会保险业务档案管理缺乏规范性，主要表现在档案的分类整理上，业务档案分类不清，会给档案的管理和调动造成麻烦，不利于档案管理效率的提高。此外，档案分类和装订工作不完善，还会导致档案的遗失，不利于保护参保人的隐私安全。

（二）社会保险业务档案管理缺乏科学性。导致社会保险业务档案管理不完善的重要原因在于档案管理缺乏科学性。现阶段社会中各个领域都在积极尝试新兴技术的引进，以提高工作效率。尽管在社会保险行业也有相应的实验，但部分单位尚未认识到科学技术的重要意义，尤其在社会保险业务档案管理中尚未实现电子化管理，人工管理无疑会增添管理的工作量，此外还不利于档案的查询和保护。

（三）社会保险业务档案管理人员缺乏专业素养。业务档案管理人员作为社会保险业务的主要参与者，其工作能力在很大程度上影响着社会保险业务档案管理的质量和水平。但现阶段部分业务档案管理人员由于缺乏专业素养，无法胜任这项工作，导致社会保险业务档案管理工作效率难以提高。

（四）社会保险业务档案管理中存在的误区。除上述指出的社会保险业务档案管理工作中存在的问题外，在档案管理工作的开展中还存在一些误区。

社会保险业务档案管理在管理中存在“误区”：造成社会保险业务档案管理存在误区的原因主要在于相关工作人员对于业务档案管理工作不熟悉，不了解该行业的具体职责，因此不重视提高业务档案管理的专业化程度。例如，部分单位工作人员认为档案管理工作和办公室中文书的档案管理工作相似，因而未运用专业人员进行档案的管理，而往往让办公室的文书和档案人员兼任这一职位。但其实业务档案管理工作与办公室中的档案整理工作不相同，需要有专业素养的工作人员来担任这一职务，管理中存在的误区导致社会保险业务档案管理人才无法在相应的岗位上付出努力，不利于档案管理工作效率的提高。

社会保险业务档案管理在载体上存在误区。除管理中存在的误区外，社会保险业务档案管理在载体上也存在误区。互联网的发展和广泛运用，给社会保险行业提供了更为简单高效的管理方式。相对于纸质档案，电子档案在归档、整理、查询和储存上更为简便，也能最大化提高档案管理工作的效率。但这很容易让档案管理人员陷入误区，认为在信息化发展的背景下，纸质档案已经无用。但其实这是错误的观点，在档案管理工作中我们可以借助互联网来提高工作效率，减少人工的工作量，但不代表可以完全舍弃纸质档案。因为电子档案的管理也会存在不可避免的问题。例如，纸质档案具有法律效力，在参与司法公正时会获得认可，而这种法律效力是电子档案所不具备的，且电子档案也会存在档案丢失的问题。

社会保险业务档案管理在操作上存在误区。主要表现在归档和排序方面。在对档案进行归档时，部分工作人员不能充分认识到档案管理的意义，而选择将所有资料进行归档，但其实这样做的意义不大，反而会阻碍工作效率的提高。部分档案管理人员没有认识到档案归档的实际要求，即对于要归档的档案，必须有较高的价值，针对资料的价值高低和使用意义来进行归档才能有效提高工作效率。此外在不同部门进行档案管理工作时没有做好提前沟通和交流，往往会导致档案的重复，这种重复工作无疑也是一种浪费，不利于提高档案管理工作的有效性。

二、社会保险档案管理工作的重要性

（一）优化社会保险业务档案管理的必要性。在思考如何对社会保险业务档案管理进行优化时要对其重要性进行研究，才能更好开展优化工作。要认识到优化社会保险业务档案管理的必要性。由于档案管理工作的主要内容在于将参保人的信息和实际情况进行归档和管理，这就决定了社会保险业务档案和参保人的隐私安全有着紧密联系，如果社会保险业务档案管理工作得不到完善，就意味着无法很好保障参保人员的隐私安全，严重时还会使参保人的合法权益受到侵犯。而且个人信息一旦被泄露，也会给社会增添不稳定因素，不利于维护社会的和谐。

（二）档案管理是社会保险业务的监督工具。保护参保人信息安全、维护社会的和谐与稳定，是完善社会档案业务管理工作的根本出发点。此外，完善档案管理也有其重要意义。例如档案管理可以作为社会保险业务的监督工具。将业务档案进行归档保存，可以给社会保险业务的监督工作提供便利，有利于提高对社会保险业务的监督效力。且纸质档案有着法律承认的效力，可以在进行司法公正时作为关键信息来保障参保人的合法权益，档案管理的安全性和科学性也有效避免了因恶意篡改档案信息而导致的矛盾纠纷。

（三）社会保险业务档案是高价值文献资料。各种类型档案的保护意义，不仅在于其可以有效保障使用人员的信息安全，同时也可以为研究调查提供高价值的参考文献。社会保险业务档案记载着社会保险事业的发展历程，对于研究社会保险发展，以及进行档案管理优化工作有着重要意义。因此提高社会保险档案管理的质量和水平有利于提高存档档案的质量，为开展社会保险业务的研究工作保留高价值的参考文献。同时，通过分析现阶段的档案，可以更好发现当下档案管理工作中存在的不完善之处，从而进行及时修改和优化，提高社会保险档案管理工作的质量和水平。

（四）有利于保护公民隐私安全，维护社会安全与稳定。社会保险档案管理工作和参保人的信息隐私安全紧密结合在一起，因此提高社会保险业务档案管理的安全性和有效性就是在保护公民的合法权益不受侵害，同时也是在为维护社会的安全与稳定做出贡献。现阶段仍存在不少参保人信息泄露造成当事人财产损失的事例，同时还会给社会增添不稳定因素。因此在社会保险业务档案管理工作开展中，要注重将保护参保人信息安全作为首要任务，保障参保人的合法权益不受侵害，从而提高社会保险行业的社会形象，同时有利于维护社会的安全与稳定。

三、社会保险业务档案管理工作的优化策略

以上就社会保险业务档案管理的发展现状及其工作完善的重要意义做了简要分析。下面将具体阐述如何进行社会保险业务档案管理工作的优化。

（一）领导层提高对档案管理工作的重视程度。首先，要促进社会保险业务档案管理工作的有效推进就要提高行业相关人员对其的重视程度，才能更好开展优化工作。这需要基层社会保险行业的领导层高度重视档案管理工作的完善，只有这样才能更好开展优化工作，提高档案管理的效率与安全性。高度重视档案管理工作主要体现在聘用高素质专业人才进行档案管理，从而提高档案管理的科学性。此外，还要注重积极运用现代信息技术，实现现代信息技术与档案管理工作的结合，通过技术改革提高档案管理工作的效率。除领导层必须高度重视档案管理工作，行业各阶层也要明确自身责任，不断强化自身责任意识，以提高档案管理水平，进而以提高社会保险行业的社会形象为己任，进行工作的改进和优化，不断提高自身工作实力，探索业务档案的整理、归档工作如何进一步完善和优化。

（二）提高档案管理人员专业素养。档案管理人员是提高社会保险业务档案管理工作有效性的主要推动力，因此要不断注重提高档案管理人员的专业素养，从而实现社会保险业务档案管理工作有效性的提高。首先要注重相关工作人员的选拔工作，通过选拔一批高素质的专业人才进入到档案管理工作中来推动档案管理工作质量的提升。此外，要注重对档案管理人员的培训和管理，不断提高其工作素养，同时培养其责任意识，强化其工作责任感，以保护参保人信息安全和合法权益为工作的出发点。为激励档案管理人员的工作热情，社会保险单位可以制定适度的激励政策，通过提拔、奖励优秀工作人员来形成行业内的良性竞争风气，有利于提高档案管理团队的整体工作素养。

（三）提高信息化档案管理水平。现代信息技术的运用，有效提高了社会各个领域的工作效率。而信息技术运用于社会保险行业也有效提高了档案管理的质量和水平。相较于传统的纸质档案管理，电子化档案管理有其不可比拟的优势，例如操作方便、查询快速、安全性高、保存时间长等，可以降低管理人员的工作量，提高档案管理工作的效率，同时减少人工操作，可以有效降低档案管理中产生错误的可能性，提高档案管理的质量。在运用现代信息技术进行档案管理的过程中要注重避免陷入误区，即认为电子档案可以完全取代纸质档案的想法。要认识到纸质档案的重要意义，即其拥有唯一的法律认可效力，在确保信息效力的同时可以通过提高信息化档案的管理水平来进行档案管理工作的优化和升级。

四、总结

社会保险业务档案管理工作的完善与否，直接体现了社会保险行业的服务能力，因为其关系着参保人的隐私安全从而影响整个社会的和谐与稳定。因此要高度重视社会保险业务档案管理工作的完善，要求社会保险部门全方位认识档案管理工作的重要性，通过改进档案管理工作，提高档案管理的效率和安全性。