医院照片档案信息资源开发与利用机制研究

文/阜新市精神病防治院 殷小龙

照片档案是医院在医疗管理、科学研究、党政管理等社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要载体的具有保存价值的真实历史记录，是医院档案的一种特殊载体档案，是一所医院文化和精神风貌的综合体现。

一、照片档案在医院建设中的重要作用

（一）照片档案是医院对外宣传和提升社会影响力的重要支撑。医院的照片档案客观而真实地记录了医院的发展历史，从其形成过程来看，描述的是当地的真实场景和真人真事，给人一种“身临其境”的感觉，具有重要的凭证与参考价值。归档方面，照片档案的采集范围相对广泛，其中包括医院的科技与教育以及表彰奖励等方方面面，因此，医院照片档案是医院对外宣传、传递医疗科技信息、提升社会影响力和知名度的重要支撑。

（二）照片档案承载着医院文化资政教育和引导功能。医院照片档案记载并见证一所医院的光辉发展历程，医院照片档案在丰富医院文化建设中显示愈加重要作用。生动直观地反映医院重要外事活动、公务活动等背景信息，照片档案的传播方式比较特殊，利用方式比较多样，传播速度比较快捷，例如以医院文化长廊或者展览馆为主要阵地，通过编纂医院史志和档案资源开发馆藏照片，让全体职工耳濡目染地接受良好习惯和职业道德的熏陶，起到良好的文化资政教育和引导功能。

（三）照片档案是构建和谐医患关系、促进交流和沟通的有效平台。照片档案的特点是视觉冲击力强、趣味性强、快速吸引眼球。医院照片档案以其喜闻乐见的形式贴近百姓，使患者对医患关系中出现的问题能够认真思考、冷静解决，比如，有些医院通过开展下乡义诊等活动，让照片档案走向社会，同时让百姓了解医院，了解医生并尊重医生，促使医患关系在轻松和谐的气氛中进行 。

二、医院照片档案的业务管理流程模式

（一）照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。医院照片档案的收集内容主要包括：（1）记载医院重要职能活动和重要工作业绩的照片。（2）重要人物莅临医院进行的公务活动的照片。（3）医院参加外单位的重要外事活动的照片。（4）记载医院大型事件、大型自然灾害及其他异常情况的照片。（5）记载医院地形特征、风土人情、施工工程、生产建设等的照片。

（二）医院照片档案收集方面的有关规定。（1）医院照片档案一般由医院档案部门集中统一管理，以年度为周期，每年归档一次。（2）照片的鉴定应本着去伪存真的态度，若有疑义，组织成立档案工作领导小组鉴定。（3）如照片有相同内容重复的情况，一般选择一张主要照片进行归档。（4）归档时，电子版与纸质照片以及说明同时归档。（5）底片与照片、电子版与纸质影像需保持一致。（6）照片档案的移交和征集应遵循《数码照片归档与管理规范》和《声像档案数字化技术规范》。

（三）照片档案的整理规则与著录标准。1.医院照片的分类原则。在同一卷宗内，对于同一年度的照片通常按照保管期限～年～问题进行分类；对于隔年或者跨年形成的照片，也可以按照保管期限～问题～年度进行分类。保持前后顺序一致的分类原则。2.医院照片的排列顺序。如果按照保管期限～年度～问题进行分类，在第三级类目“问题”中，再结合形成时间和重要性进行分类。照片档案装入相册后，再按照密级分为秘密、机密、绝密等排列。3.医院照片的编号原则。在宗内分类顺序和排列顺序的字符代码叫照片编号，照片编号包括六部分，其中有宗号、保管期限代码、相册号、所在页号、保管期限代码。照片编号有两种编写形式，可以遵照全宗号～保管期限代码～册号～张号，也可以全宗号～保管期限代码～张号。

三、医院照片档案管理模式存在的问题剖析

据调查，很多医院在借助现代化科技手段接诊、教学、科研及医疗管理等过程中忽略了对照片档案资料的管理，照片档案的管理跟不上医院快速发展的步伐，影响了医院的正常运行，成为目前医院照片管理模式的瓶颈问题。

（一）管理制度和标准体系落后。2014年，国家档案局曾出台《数码照片归档与管理规范》和《声像档案数字化技术规范》等规章制度，国家档案局出台的规章制度为医院声像档案管理提供了重要支撑和有力保障，但是在具体实践工作中往往很难具体实施，大多数基层医院没有根据国家规章制度制定本单位的管理制度和标准体系。

（二）信息化管理模式滞后。当前，信息技术飞速发展，档案管理软件的种类也比较多，但是有些医院因为对档案工作不够重视，还没有购买和开发独立的档案管理软件，导致照片档案信息化水平滞后，随着照片档案馆藏数量的不断增加，医院各个部门对档案信息利用需求不断提高，传统的手工档案管理模式已经无法适应快速发展的信息化发展趋势，还存在与智慧医疗管理信息系统的无缝对接、软硬件兼容等问题亟待解决。

（三）照片档案馆藏信息资源开发有限。照片档案管理的最终目的和最终归宿是尽量满足用户的多样化需求，然而受“重保管轻利用”的传统思维限制，另外鉴于目前医院档案信息化管理模式有待进一步提高，照片档案的馆藏档案信息资源并未有效开发利用，照片档案没有真正实现应有的价值。

（四）档案信息化人才短缺。新型信息技术的发展为医院照片档案的信息化带来前所未有的机遇，云计算、区块链技术为声像档案信息资源开发与利用提供技术支持，因此，不但需要档案专业管理人员，更需要会摄影、懂计算机的全能型人才，现阶段医院从事声像档案管理的人员多为兼职档案员，缺乏具有信息技术处理能力的人才，阻碍声像档案信息化进程。

四、构建医院照片档案信息资源开发与利用共建共享策略

（一）构建完善的照片档案管理制度，进行规范和科学化管理。1.针对当前医院声像档案还没有规范的管理体制这一问题，应该积极制定适合自己医院的声像档案规章制度，创新管理体制，实现规范化、科学化管理。以档案部门为主要牵头单位，成立医院档案工作监督和考核组，对其他各档案部门实行分级管理。了解和掌握医院的声像档案管理的现状和短板，实施声像档案的分类管理，提升照片档案管理的工作效率和规范化科学化管理水平。2.构建完善的档案工作管理制度，制定适合本医院的《数码照片归档与管理规范》和《声像档案数字化技术规范》等管理规范。目前照片档案是以数字化方式呈现，因此在归档时要对其软硬件设备等规范化，并依照规范进行操作。

（二）扩大档案社交媒体平台，开发照片档案馆藏信息资源。1.通过在医院建立院史展览等形式，展现医院艰辛发展历程、沧桑变化及取得的科研硕果，让更多的国内外同仁了解医院，吸引更多的国内外机构与医院合作交流，让更多的专家学者莅临医院举办讲座。2.申请开通医院档案微信公众号平台，用老照片讲述医院的历史，推送图文、视频和音频结合的生动活泼的内容，只有形象、直观、通俗易懂的内容才能引起大家的共鸣从而转发，最终提高传播效果，实现医院照片档案信息资源的共享。

（三）打通信息壁垒，实现照片档案的数字化资源共建。目前，各医院纷纷开展智慧医疗和智慧医院建设，智慧医院的信息管理系统已经成熟，将医院的声像档案资料进行数字化信息采集、编辑和存储，并将声像档案数字化信息压缩后上传至网络服务器的数据库中，通过信息技术手段打通数据间隔，所有的照片档案均以利用者的需求为导向，通过系统提供的完善的信息著录功能，实现管理、存储、查询与借阅为一体的完善的管理功能。医院档案部门及时获得需求者利用的反馈，建立更加友好、有效的交互模式。现代医院信息的传播、利用方式已不同于传统“你来我找”的档案工作模式，快捷方便、人性化的服务方式是利用者和档案工作者的共同追求。而馆藏档案信息资源的整合可以在一定程度上满足这一需求。将建立的医院档案信息资源数据库通过网络技术和云技术等链接起来，建立一个统一的应用平台，实现馆藏档案信息资源和动态信息的共享。将档案利用服务延伸至医院的各个角落，为利用者提供“一站式”利用服务。打破声像档案管理的信息孤岛，单纯的管理向服务利用方式转变，实现照片档案的数字化资源共建共享。

（四）提升库房保管条件，打造医院档案管理高素质团队。1.照片档案的库房保管要求极高，首先要保证库房干净、卫生，定期打扫，同时恒温恒湿，注意防光、防潮、防盗，防霉，库房配备空调、温湿度计等现代化设备。对被污染的照片、底片应进行必要的技术处理，接触照片的人员应戴上洁净的棉质手套，每两年要进行抽样检查，每五年要进行全面检查。2.医院照片档案管理人员要具备高尚的职业情操和道德，忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、严守机密、博学求进，本着公平公正原则和以人为本的态度为全院职工、患者做好高效快捷服务；声像档案管理者除了做好日常档案的本职工作以外，还应具备一定的编撰能力，可以通过构建特色照片专题数据库，将具有联系的照片档案系统性、逻辑性地串联起来，制作专题照片档案展览，开发照片档案创意产品等，使用户从中得到启迪。