新媒体在医院档案管理中的作用

文/南京中医药大学附属南京医院（南京市第二医院） 李萍

随着近年医疗改革各项工作的不断深入开展以及新兴科学技术的出现，医院在融合信息技术、发展新媒体方面取得了一定的成效。近年来，伴随新媒体技术的快速发展，医院的档案管理工作也逐步朝着利用新媒体技术进行管理的方向发展，因此，在医院档案管理工作中，新媒体的价值不容忽视。

一、新媒体技术的概述

信息时代，相对于报纸、杂志、广播、电视等传统媒体，以网络技术、移动技术、无线通信网、智能手机等为载体形成的新兴媒体技术，简称为新媒体。具体来说，微博、微信公众号、网络短视频、数字电视等，以文、图、声、像的媒介形式，立体地向受众展示、传播信息。同时，新媒体不受时间、空间、容量的限制，传播速度更快，还能够与受众进行互动交流与分享。总之，新媒体具有交互性与即时性、海量性与共享性、多媒体与超文本、个性化与社群化等的特征。在当下医院的媒体传播、活动营销、内部管理等方面具有鲜明、突出的功能优势。

新媒体技术的手段：1.运用微信公众号。利用便利的互联网和通信技术，关注单位微信公众号，了解医院档案室档案信息、全宗指南、利用方式、服务内容等，从而让更多的人了解档案，提高医院档案的利用率，使保存的档案价值达到最优化。2.通过办公自动化系统方式进行档案查阅。以我院综合档案室为例，对一些不涉密的档案，如上级来文、合同、发文等，全文扫描，通过办公系统进行传输，缩短档案的查阅时间，提升档案的利用率。改变过去传统档案被动服务的状态， 档案服务方式呈现多样化，充分发挥档案的利用价值。

二、医院管理中运用新媒体的必要性

现阶段，人们对医院医疗水平、管理水平的关注度持续上升，大众更希望借助微博、微信等新媒体手段、形式，更好地了解医务人员的工作、自己病情的发展等信息。过去，患者想对某个医院医疗、管理、病情进行了解，主要是通过报纸、电视的宣传或者依赖口碑相传来了解。如果这家医院的宣传能力不够先进，媒介传播方式过于落后，医院发言人制度也不够合理，容易引发人们的厌烦情绪，且滞后性较强，这对医院医疗服务水平和管理水平都有一定的负面影响。新媒体的应用能够最大限度地缓解这种不足，通过新媒体技术手段可以第一时间发布医院的相关信息，从宣传教育、大众科普、交流互动各方面入手，更好地开展医院的信息传播、内外部管理等各种活动。

目前，医院管理工作已经变得日益复杂和多元化，很多的医院医疗服务工作，需要依靠科学、高效的制度或者先进的技术来保障。2015年以来，微博、微信的功能更加强大，应用人群和领域更加广泛，许多医院开始着手利用微博、微信等新媒体手段进行医院管理工作。通过多年的实践表明，新媒体给医院的各项管理工作带来了新的活力，尤其是医生与医生之间、医生与患者之间、医护服务人员与患者之间、医院管理人员与患者之间等，都发挥了大量的信息交流、科普辅助作用。

三、医院档案管理中运用新媒体的作用体现

应用新媒体手段，不仅提高了医院管理、对外宣传、舆论处理等的效率与水平，也对医院的档案管理产生了巨大作用。

（一）新媒体技术为档案工作提供了硬件和技术支撑。“互联网+”是时代的潮流，“互联网+档案”也是未来档案工作的重心和方向。电子化、数字化、信息化作为档案管理的考核点之一，档案数字化将为档案的利用提供更多的便利和可能。目前医疗机构基本都实现了网络无纸化办公，手机与电脑同步进行，为新媒体技术在档案工作中的利用提供了硬件保障和技术支持。同时，办公自动化系统的广泛运用也为档案利用提供了较多的途径和方式。

（二）新媒体技术加快了医院内外部的信息交流和资源共享。档案管理有了共享平台，加强了各个部门之间的交流与沟通，实现了在资源上的共享，使得医院的工作效率有了较大的提升。信息时代，随着社会的不断发展及医疗技术的不断进步，能够被治愈及提高治疗效果的疾病在不断增多，随之而来的医疗档案也在成倍增加，这就给医院档案管理工作提出了更高的要求。如果把新媒体应用到档案管理工作中，会有效提升档案管理水平。同时，在新媒体技术的帮助下，医院可以将相关的档案管理工作逐步进行规范管理，在不断提高管理意识的基础上逐步增强管理者管理水平，从而提升医院的整体管理水平。

（三）新媒体技术提高了医院在患者住院期间的档案管理效能。新媒体的应用，使得患者在住院期间的相关医疗记录得到及时、准确、完整的记录，方便病历的查阅，提升了处理速度，患者的满意程度也在不断增加，为医院在患者心中树立良好的形象打下了坚实的基础。

目前医院的竞争，已不再单纯是医疗技术水平的竞争，医患关系是否和谐、服务质量是否满意已成为患者更多考虑与选择的因素，而档案管理是否采用新媒体进行信息化处理，能否及时实现资源共享，在整个医院医疗水平的高低上起着重要的作用。部分医院将新媒体应用至档案管理工作中，能够及时并准确地为医务人员提供相关的参考信息，加上有效的管理措施的实施，间接提升了医院的医疗水平。因此，新媒体的应用辅之于行之有效的管理措施，对于档案管理工作的提升起着决定性的作用，有利于提高医院的竞争能力，提高患者的满意度。

（四）新媒体技术推动了医院档案管理人员的整体素质提升。1.有利于提高医院管理人员档案意识。新媒体是基于互联网的开放式平台，在利用和传播档案上有更加广阔的空间，时间上具有可选择性。档案管理部门可通过微信、微博等平台，为医护人员以及患者提供在线档案咨询服务，将医院的特色医疗档案或各科专家档案制作成纪录片或视频形式，发布到医院的门户网站或自媒体平台上，供广大不特定受众随时下载、观看和学习，提升医院的形象和知名度，发挥档案利用在普及医疗知识等方面的积极作用。一方面大大地扩大了档案的宣传渠道，另一方面扩大了档案宣传的受众范围，使档案信息不受时间、地点的限制而被更多人员获取，能够为管理人员在工作方面带来新的体验，从而为其档案意识的提高营造良好的宣传氛围。2.提高了档案管理人员的整体素质。目前，在医院档案管理工作中，管理人员的文化程度参差不齐，对知识的掌握与理解能力也存在较大的偏差，新媒体的应用使得相关工作与管理人员不断接触新的事物，提升了管理人员的心理素质，也提升了专业化程度，保证了医院档案管理工作的有序与顺利开展。因此，要丰富档案人员知识储备，强化新媒体意识，自觉运用新媒体平台管理医院档案，发挥新媒体平台在医院档案利用中的优势。

四、今后在医院档案管理中运用新媒体时应该注意的问题

随着时代的发展与信息技术的进步，档案管理人员在将新媒体应用至相关的档案管理工作中时，对于一些人事、病历档案等涉及个人隐私的信息与相关的机密档案要提高警惕，不断增强信息的安全性和保密性的意识，避免信息外泄造成不良的社会影响，这就需要在技术上以及信息查询级别上进行管理，以增加保密性。公立医院档案信息安全方面，目前利用新媒体进行档案管理工作正处在初级发展阶段，但是也会不断遇到来自黑客、病毒等造成的网络攻击，有些攻击将会造成无法挽回的影响，因此公立医院在享受新媒体带来的方便快捷的同时对纸质档案的管理也不能松懈，否则信息将无法查找，资料将无法更新，造成严重的损失。

此外，还应注意的问题有：1.在档案管理新媒体运用中，相关的管理人员应具有较强的理论知识，并对新媒体的运用达到熟练的掌握程度。但现在大多数医院档案管理人员对于新媒体在档案管理工作中的应用，整体专业性不强，且人员年龄逐渐呈现老龄化的发展趋势。2.医院管理者忽视新媒体技术在档案管理中的作用，对于新媒体技术的投入力度不足，这将直接造成医院档案管理工作原地踏步、停滞不前。

五、结语

目前来看，在新媒体时代，如果公立医院还没有运用好新媒体，这会让公立医院在医疗服务、医院管理，以及在与社会、患者沟通时存在很大的问题。医院档案管理工作在医院服务、管理各项环节的工作中，占有重要的地位，因此探讨新媒体在医院档案管理中的应用，具有现实意义。

随着新医改的不断深入及新技术的不断应用，在网络时代信息存储和管理方式的大背景下，将新媒体应用至相关的档案管理工作中，已成为公立医院势在必行的改革措施与方向，也是改进医院传统档案管理体制的重要路径。档案工作者应该思考如何利用“互联网+”的优势，在保证档案信息安全的前提下，打破传统的档案服务模式，使档案服务更加便捷、主动，让利用者更满意。在将新媒体应用至档案管理工作中时，我们也要意识到大部分人习惯于传统的纸质档案管理的形式，在实际工作中，应将二者取长补短、有机结合，不断转变与创新档案管理工作的方法与思路，推动医院档案管理工作的质量和服务水平再上一个新台阶。