高校继续教育教学档案和培训档案管理存在的问题及数字化建设的思考

文/江苏农牧科技职业学院继续教育学院 陈文玲

高校继续教育教学档案和培训档案管理，是高校继续教育教学与培训工作发展的重要保障，为之提供了丰富的信息资源支持，是高校档案管理工作体系中不可或缺的一环，但是受多重因素影响，其在当前阶段的表现尚存不足，依托数字化手段的创新变革势在必行，相关课题研究备受关注。

一、高校继续教育教学档案和培训档案管理存在的问题

近年来，随着我国市场经济体制改革深化，社会竞争愈演愈烈，进一步激发了人们的学习意识，促进着高校继续教育和培训事业的发展，对加速“学习型”社会建设作用显著。在此过程中，形成了各种形式的有保存价值的文件材料，包括教务档案、学籍档案、教师档案等，其内容构成丰富，来源广泛，存在方式多样，为高校继续教育和培训发展提供了信息支持。但客观来讲，受多重因素影响，相较于高校一直深入开展的教学、科研及管理方面的改革，继续教育教学档案和培训档案管理仍旧存在些许不足，表现出了明显的滞后性。具体而言，不少高校对继续教育教学档案和培训档案管理的重视不足，加之高等教育普及化，面对沉重的办学压力，更加偏重于教学发展，相关建设投入不足，资金支持不到位，导致系列工作创新没有保障。同时，继续教育教学和培训事业的发展，使得高校传统档案管理模式的弊端不断显现，相关制度体系不完善、方式方法落后，难以提供高质量的服务；工作效率低，无法满足海量的信息处理需求。另外，高校继续教育教学档案和培训档案管理现有从业队伍的综合素质素养水平不高，尤其是信息技术能力薄弱，创新没有着力点，限制了该项工作的深入开展。

二、高校继续教育教学档案和培训档案管理数字化建设路径

（一）完善基础配套。高校继续教育教学档案和培训档案管理数字化建设，是解决其现实问题的必由之路，对提升工作效率作用显著，亦是其在信息化时代语境下的必然选择。在此实施过程中，现代数字化手段取代传统手工操作是一个循序渐进、日积月累的过程，绝非一朝一夕就能实现，需要现代管理思想理念的指引，是后续系列工作组织的先导。为此，高校档案管理工作者应在秉持优良传统的基础上，与时代发展亦步亦趋，及时更新思想理念，并加大对数字化建设的宣传，引导师生有效参与，同时争取领导政策和经费上的大力支持，为继续教育教学档案和培训档案管理数字化奠定坚实的基础。另外，高校继续教育教学档案和培训档案管理数字化建设作为一项庞杂的系统化工程，强调硬件和软件的双向支持，是其应有效能发挥的基础保障。正所谓“巧妇难为无米之炊”，硬件建设是基础和关键。事实上，随着《教育信息化“十三五”规划》《教育信息化2.0行动计划》等系列文件颁布实施，积极推进“互联网+教育”成为这个时段高校工作变革的重点，并得到了国家方面的大力支持。在此基础上，高校应积极响应教育政策号召，结合自身实际情况，整合可调配资源，逐步加大对档案管理数字化建设的投入，积极引入先进技术装备，改善基础设施环境，为进一步的创新发展奠定基础。在此过程中，高校还可选择与专业软件开发公司合作，结合继续教育教学档案和培训档案管理的特点，提高软件的适配性，逐步丰富其功能负载，确保运行系统高效、安全。

（二）健全制度保障。常言道：“不以规矩不能成方圆”。任何管理项目的有效展开，都始终脱离不开健全制度的保障，这也是“全面依法治国”战略的精髓所在。《中华人民共和国档案法》《普通高校学校档案管理办法》等的实施，为高校制定切实可行的继续教育教学档案和培训档案管理制度提供了法律依据。基于此，高校应进一步加强继续教育教学档案和培训档案管理的标准化、规范化建设，全面覆盖整个工作流程，起到一定的约束、指导、激励作用，促进从业人员有效作为。具体而言，健全的高校继续教育教学档案和培训档案管理制度，应当以管理、业务、技术三个板块环节为中心，为数字化建设保驾护航，提升其价值产出。其中，管理层次上，要形成全员参与的意识，充分依托数字化手段，加强其彼此间的互动，从而获取更加丰富的信息资源，支持继续教育教学和培训决策。在此过程中，强调高校各部门、合作办学单位、函授教学点、教职工的协调配合，按照制度规范形成文件、材料，上传到档案管理部门进行统一整理和归档。业务板块的标准化和规范化，要求对高校继续教育教学档案和培训档案管理的职责任务进行细化与量化，建立严格的分类、借阅、复制等规章制度，保证相关档案的完整与安全。另外，随着现代信息技术发展，高校继续教育教学档案与培训档案管理的技术性标准不断变化，加剧了风险，应当着重加强信息安全建设，规范技术操作行为，定时更新防护软件，有效防御黑客或病毒攻击，维护信息主体的正当利益，这是推进其持续发展的关键。

（三）创新工作模式。学习型社会建构视角下，高校继续教育教学和培训的规模不断扩大，并基于信息化时代影响，服务形式趋于多样，使得相关档案的数量和种类增多，传统手工操作模式显然难以满足这种需求。因此，要进一步加强高校继续教育教学档案和培训档案管理的数字化建设，充分利用现代信息技术，打造功能完善的数据库系统，实现档案信息处理的信息化、自动化和智能化，有机地将信息录入、信息管理、信息查询等工作关联在一起，并在一定权限内进行共享，提高档案资源的利用率。例如，可基于Web系统，建立教学主管部门、教学院系、教研室等为一体的多级管理体系，并设计身份识别功能板块，实现档案信息的动态管理，省略中间繁琐的登记环节，充分利用其痕迹管理功能，确保高效的服务输出。如此，还可在一定程度上减轻档案管理人员的信息收集和录入工作压力，防止出现差错。同时，依据上述规章制度，对已建立的高校继续教育教学档案和培训档案进行数字化转变，采取分类管理的方式，按照一定的规则进行精准录入，标记相应的标签，使之一目了然，从而方便用户查询，并避免丢失、损坏等风险。除此之外，在高度开放、自由的互联网虚拟生态下，高校继续教育教学档案和培训档案数字化管理，面临着严峻的信息安全风险，应运行在内网结构中，规范从业人员操作行为，减少外接设备的使用，并定期进行安全防护软件的升级，提高系统运行效率，最大限度地避免安全风险。在系列数字化处理手段的支持下，高校继续教育教学档案和培训档案管理的实效性显著增强。

（四）夯实智力支撑。宏观知识经济时代，人才在创新变革中的战略地位愈加突出，是数字化建设的成功之本。某种维度上讲，上述高校继续教育教学档案和培训档案管理问题存在的直接诱发因子是人，尤其是数字化建设视角下，对其提出了更高要求，其专业化发展势在必行。综合来讲，高校继续教育教学档案和培训档案管理，既是一项业务性工作，又是一项服务性工作，任务量大，除了要求从业人员具备高度的职业道德之外，还需掌握扎实的业务能力、管理能力和服务意识。因此，高校应当树立正确的人才战略意识，了解继续教育教学档案和培训档案管理在现实语境下面临的重重挑战，细化对岗位从业人员的要求，加强系列工作动态监管，及时发现其中存在的问题，针对性地组织多样化的培训教育活动。在此过程中，加强意识层面的建设，培育档案管理人员良好的道德和服务素养，加大对该项工作重要性的宣传，强化他们的责任感和事业心，养成其认真负责、忠于职守、作风正派的态度。同时，组织专业建设，就继续教育教学档案和培训档案数字化管理的特点进行解析，明确其宏观变革方向，邀请专业人员进行软件操作示范，让从业人员掌握其各项功能，提升他们的信息技术素养，以输出更高质量的服务。另外，适当引入岗位竞争机制，培育良好的创新环境，提升档案管理人员的能动意识，树立榜样典范，并予以恰当的奖励，最大限度地发挥档案管理人员的聪明才智。促进内部共享有效的实践工作经验，激发他们的终身学习意识，实现其工作价值最大化。

三、结语

总而言之，高校继续教育教学档案和培训档案数字化建设至关重要，是“互联网+教育”语境下的必然选择，更是解决其系列现实问题，提高工作效率和质量的有效手段。作为一项系统化实施工程，应当首先引起领导层的重视，转变思维观念，加大相关投入力度，完善基础配套，继而健全制度保障，创新工作模式，培育高素质人才队伍，提升服务实效性。