高校图书馆档案管理模式优化策略探究

文/南阳理工学院图书馆 李丽丽

随着高校建设规模不断扩大，很多高校都投资建设了功能齐全、布局合理、无线网络全覆盖的集大开放大流通、楼宇智能化管理、资源共享服务为一体的现代化图书馆。大部分高校图书馆拥有RFID智能管理系统、电子书借阅机、电子阅报机、自助文印机、移动图书馆、24小时还书分拣线等现代化服务手段，且图书馆服务功能完备，提供座位预约、研讨间预约、多媒体阅览、电子资源检索、参考咨询、文献传递、科技查新、3D打印体验等服务。由此可见，当前的高校图书馆已经具备了很高的现代化程度。与之相反的是，高校图书馆的档案管理方面却设备落后，基础设施不足，技术管理手段缺乏。一些高校图书馆甚至没有设档案管理物理空间，更没有专职档案管理人员。档案管理工作止步不前，与现代化图书馆管理不相匹配，这种情况已经制约了高校图书馆整体建设发展。图书馆应当急需从设备、软件、技术管理手段方面加大投入，将现代数字技术应用于高校图书馆档案管理工作中，共建共享档案资源，充分发挥档案管理信息功能，推动高校图书馆事业更好发展。在当今大数据云计算时代下转变高校图书馆传统档案管理模式，提升档案管理质量已刻不容缓。

一、高校图书馆档案管理的重要性和现实意义

（一）为领导决策和图书馆建设发展提供充分依据。图书馆档案按照内容可分为两大类，日常管理档案和业务档案。详尽的档案管理工作真实地记录着图书馆长久发展历程，为学校领导和本馆领导科学决策提供客观数据和真实信息，具有重要参考价值，对图书馆建设发展有着重要现实意义。1.日常管理档案。高校图书馆办公室日常管理档案大致分为六种：①党政管理档案，包括学校党政办公室下发的红头文件（需各单位遵照执行）、图书馆起草的文件、高校图工委文件或其他校内、校外和图书馆相关的文件。②图书馆内各种资料档案。包括重要会议记录、工作总结、工作计划、大事记、各种请示、报告、考勤等。③人事档案。包括图书馆人员结构情况、数量、职称、科研、进修、新增调动退休、业绩绩效工资分配等。④图书馆固定资产档案。包括专用设备和电子设备、纸质图书清单档案材料等，包含资产名称、新增数量、存放地点、固定资产验收单、报废情况等。⑤工会档案。包括工会开展的各项活动，方案、总结、照片、新闻稿等。⑥专题档案。包括特定历史时期的重要工作开展情况档案，比如“两学一做”“不忘初心、牢记使命”主题教育等。2.业务管理档案。高校图书馆业务管理档案主要分为七种：①合同类档案。包括纸质文献资源合同、电子资源合同、专用设备类合同等档案。②馆藏文献档案。包括文献名称、数量、存放地址、采购量、经费情况。③文献流通档案。包括图书借阅量和电子资源访问量等。④读者档案。包括姓名、所在院部、年龄、借阅记录、阅读喜好等。⑤阅读推广活动档案。包括活动开展的计划、方案、活动成效、调研报告、活动简报和照片等。⑥参考咨询服务档案。包括专题咨询、科技查新、网络咨询、定点跟踪、学科馆员学科分析报告等。⑦文检课教学档案。包括教学资料、课件、学生的姓名、班级和考试成绩等。

（二）作为业绩评估和考核依据，不断提升图书馆管理水平。图书馆档案管理做得好，归档完整、立卷及时、标引清晰、排列有序，真实有效保管各项工作开展留存的所有原始资料。这样就能轻松应对年度结束时学校目标管理考核工作等其他业务考评任务，而且是真真切切的工作实绩。保存完整的档案材料就是最好的支撑材料，不至于再重新加班加点突击整理，短暂时间内整理以往工作开展情况的所有资料，也势必会造成疏漏情况发生，从而影响到绩效考核，不能真实体现工作业绩。

（三）为教学和科研提供相关参考依据。图书馆业务档案管理工作不断充实完善，通过查询文献资源和学生读者借阅档案资料情况能够真实有效地帮助教师开展教学。通过文献资源、科技查新、学科服务档案等在一定程度上能为高校科研工作开展提供实质性帮助和参考。

（四）促进同行交流和推动图书馆事业发展。档案管理工作做得好，可以促进图书馆界同行之间相互学习和借鉴，为馆际之间相互业务提升及合作创造条件，为高校图书馆事业发展提供强大推动力。

（五）为高等教育事业质量监测提供真实数据。通过查询严谨的日常档案记录，为高校示范校建设、本科教育水平合格评估、本科教育水平审核评估、学科认证专业水平评估提供真实数据。

二、高校图书馆档案管理现状及存在问题

（一）传统图书馆档案管理模式。目前大多数高校图书馆采取的档案管理模式大概分为以下三种情况：1.集中和分散相结合的管理模式。高校图书馆档案管理工作基本都是由图书馆办公室负责搜集整理，对于日常档案管理工作如文件档案、人事档案、工会档案、专题档案等是办公室负责收集和整理。对于业务档案管理工作还是由各个业务部门来负责整理上报给图书馆办公室，如阅读推广部的阅读推广档案、参考咨询部的参考咨询档案等其他业务工作档案。长期以来就形成了这种集中和分散相结合的档案管理模式。2.纸质档案和电子档案并存管理模式。信息化时代，目前所有高校图书馆都在使用文献资源管理软件进行图书流通管理。关于业务管理工作中借阅档案和读者档案，熟悉计算机的工作人员可以很容易调取需要查询的档案资料，这类档案就长期保存于服务器中，属于电子档案。图书馆工作中日常管理档案多数因需要给学校各职能部门上交电子文档和纸质文档，比如交材料到党委组织部、宣传部、校工会等资料，所以这类日常管理档案既有纸质类也有电子类。有些高校图书馆没有对历史久远的档案资料进行数字化处理，对于历史沿革留存下来的文字材料、照片等就属于纸质档案。由于历史的原因就形成了现在纸质档案和电子档案并存的管理模式。3.计算机辅助档案管理模式。传统手工立卷档案管理模式，伴随着计算机渗入社会生活的各个领域，已经成为历史，计算机辅助档案管理模式自然而然应运而生。

（二）图书馆档案管理工作存在的问题。做好高校图书馆档案管理工作必须正视在管理工作中存在的不足和缺陷，发现问题，解决问题，不断地完善和提升档案管理工作。1.档案管理意识淡薄，重视不足。很多高校图书馆办公室对档案管理工作重要性认识不够,缺乏档案管理意识，片面认为图书馆作为二级单位，档案管理工作隶属于学校档案馆。档案管理工作也通常由办公室工作人员兼任，对档案资料搜集整理缺乏积极主动性。缺乏开拓进取精神，仅仅是为了完成工作任务，每年上交学校档案图书馆领导年终总结、工作计划、数据报表等简单基础资料。没有全方位整理、收集和图书馆息息相关的文件、政策、数据统计、文献资源建设、馆史文化等档案。部分高校图书馆甚至没有专门档案管理的物理空间，更没有专职档案管理人员。2.档案管理不规范，制度不够健全。大多数高校图书馆对档案管理比较随意，没有专业档案管理人员，即使挂了档案室牌子，也是形同虚设，没有实质性工作开展，并没有做到针对图书馆各项业务工作，进行全面及时收集、整理、归档、立卷，只是在年终时候为完成学校目标考核任务整理一些档案资料进行保存，断档和缺档情况很严重。归根结底，造成这一切的原因就是因为没有健全的档案管理制度。3.缺乏档案管理专职人员。档案管理工作多由办公室人员进行兼职，这些人员没有经过专门的档案管理学习和培训，缺乏系统的档案管理技能，仅凭个人经验开展工作，比如归档不明确，标记不严谨，没有严格的规范标准，只是简单地收集整理，由于种种原因，断档现象时有发生，这些情况都不利于档案管理的信息化建设。4.现代化管理手段不足。由于高校图书馆领导不够重视，导致图书馆的档案管理工作无论是手段还是机制方面都存在较多问题，归档不明确、不严谨、不规范，管理不系统。大多数高校图书馆尚未建立档案管理系统，缺乏档案开放利用意识，长此以往，将阻碍图书馆发展。

三、高校图书馆档案管理模式优化策略

（一）加强档案管理意识，健全档案管理制度。从分管图书馆的校领导，到图书馆领导，再到图书馆各部门工作人员都要从思想上高度重视档案管理工作的重要性，增强档案管理意识，健全档案管理组织机构，完备基础设施，引进先进技术手段，加快现代化进程。针对各类档案制定从收集、整理、保管、鉴定、编研、设计、检索、利用等相关环节的可行性规章制度。对历史留存的珍贵纸质档案和近年来现有档案进行重新标引、分类、排序、编目，并进行数字化处理。

（二）从方便检索利用的角度细分档案管理工作编目。结合高校图书馆自身业务部门开展工作，细致划分档案管理材料编目，应对不同学科专业需求查询服务，提供全面、快捷、真实有效的信息。如高校各院部专业认证和评估中为该院（部）提供相关文献种类和数量，这就需要图书馆文献资源部工作人员依照本高校所设专业来确定此类档案材料编目，再将信息材料进行打印，将数据写入RFID标签导入数据库，方便信息检索及调用。每年及时更新新增文献资源档案材料，在相关院部需要时及时为其提供服务。

（三）设立专职档案管理人员，增强业务管理水平。根据本馆实际情况，设立分级管理体系。首先，领导主抓档案管理建设，在财力和物力上给予优先支持。其次，选派专职档案管理员，对全馆档案进行系统管理，并为其提供进修、培训、调研及参加相关会议的机会。再次，进行全馆工作人员档案管理业务培训和再教育学习，在各业务部门分设独立、兼职档案管理工作人员，负责及时提交本部门归档材料。通过这三级管理体系来保证档案管理工作顺利开展。

（四）注重档案管理二次开发利用建设。完善图书馆数字档案目录，使检索功能具有规范性、条理性和层次性。具体详细的目录制定更利于用户检索使用。结合高校和本馆实际状况建设周密的检索框架，把所有档案信息整合到强大的存储介质里，通过网络途径传播。图书馆档案管理在内部实行多级管理模式下，加之数字化建设，实现档案二次开发利用，彰显高校图书馆档案管理价值。

（五）建立档案管理共享机制。设立档案动态查询、借阅归还、统计分析等功能模块，并且做到系统后台存储格式和接口，能够同数字化校园系统对接和数据集成，便于档案材料中公共资源部分，如各类馆藏文献资源数量、读者数据、阅读推广活动资料、参考咨询服务资料、学科分析报告等能够方便查询，实现资源共享，为全校师生提供服务。

（六）加强档案管理安全防范机制措施。高校图书馆档案管理载体从传统纸质管理到电子化管理再到数字网络化转变，需有效规避信息安全风险问题，在当前大数据时代背景下安全防范措施不容忽视。档案管理安全防范机制建立可从两个方面着手：一是建立检索查询等级机制保证服务器安全措施，如在档案管理系统平台中，利用云存储技术把具有保密性强的档案用单独服务器存放于档案室，其他业务性档案则可托管在图书馆中心机房。二是为确保档案数据真实性，制定档案保密时效机制措施，有些保密性强的档案如党政文件、人事类文件等其他行政类具有保密性质的文档，在进行数字化处理时设置为自动按日志归档，停止使用修改和删除功能，避免人为因素造成毁损，确保做到档案数字化建设过程中不被人为篡改、泄露、毁损。

四、结语

高校图书馆办公室档案管理工作真实保存图书馆长久以来的发展历程，为后人参考和研究提供宝贵资料。通过结合本馆档案资源实际情况，不断优化档案管理模式，不仅能推动图书馆事业发展，更能高效发挥高校图书馆合力育人功能。