基于过程监控与办公自动化探讨高校教学秘书日常工作技能提升

吕世杰　王治国

摘 要：高校教学秘书在基层教学管理处于枢纽的地位，繁杂的工作内容需要依靠现代计算机技术来处理。因此，本研究以内蒙古农业大学教务管理系统为基础，在Excel中采用VBA程序设计，进行考试随机排位及监考教师指派系统研制。详细阐述了设计思路和具体功能，并部分展示界面、输出、程序设计内容，旨在为有计算机程序设计基础的教学秘书提供思路，以解放思想、开发设计程序，帮助处理日常工作，缓解工作压力的同时能够更好地服务于学校师生。

关键词：高校;教学秘书;VBA程序设计;计算机基础

【中图分类号】G【文献标识码】B【文章编号】1008-1216（2020）06B-0123-03

高校教学秘书在基层教学管理处于枢纽的地位和作用，是连接教师、学生、教务处、教学院长以及其他同行院系的中间节点。这注定了教学秘书工作不仅繁杂，而且工作的劳动强度和处理各种事情的频率居高不下。自每学期开学之始至学期结束，教学秘书为应对各个环节工作，其精神始终处于高度紧张状态;大量的沟通和繁杂的内容使其始终处于忙碌状态。因此，高校教学秘书比较容易发生职业倦怠，也比较容易产生心理、身体甚至家庭等各方面的问题。

为解决教学秘书的这一困境，缓解其劳动强度，提高工作效率，本研究基于内蒙古农业大学教务系统设计“考试随机排位及监考教师指派系统”，希望能够借助计算机技术和简单的程序设计，设计出操作灵活、符合内蒙古农业大学教学秘书的微软件，旨在为有计算机基础的教学秘书和计算机从业人员提供思路，降低教学秘书工作方面的劳动强度，提高办公自动化水平。

一、教学秘书日常工作与系统设计思路对接

首先，在教务系统导出学院教师清单、学院课程清单、学院学生清单、学院班级清单以及各学期期末考试清单。在此基础上，按照工作模块分为三个，分别是开学初查课明细、期末统考考试和班级考试。这三个模块由于受工作时间的差异影响，会形成不同的材料，部分材料需要留存或进入下一环节。因此，继续细化为主考教师清单、教师监考通知单和学生考场签名单，其中教师监考通知单要进一步留存，以后需要计算监考教师工作量。各层次以及各个节点之间的关系见图1。

二、基于Excel的表格设计及过程安排

首先，我们需要在一个Excel工作簿中建立一个工作表（Sheet1或其他）并进行命名，用于进行系统说明和执行操作（命名为“操作及说明”）。然后根据教务系统需要导出的内容和学院相关信息，分别添加并命名“教师信息”“班级信息”“学生信息”“实课程信息”“课程信息”“已经录好的任务书”“期末安排清单”和“期末安排信息”工作表，其中“教师信息”“班级信息”“学生信息”“已经录好的任务书”和“期末安排清单”分别对应“学院教师清单”“学院班级清单”“学院学生清单”“学院课程清单”和“期末考试清单”而“实课程信息”“课程信息”和“期末安排信息”主要装载学院专业课信息、学院全部课程信息和期末考试表个模板及课程信息。

其次，考虑输出表格，“开学初查课明细”“各系课程考试清单”“学院班级考试清单”“专业课考试清单”“主考教师清单”“教师监考通知单”“学生考场签名单”和“监考工作量”清单都需要输出，其中这些输出可以分为三类，分别为一次性输出类，累加性输出类和动态输出类。其中“开学初查课明细”“学生考场签名单”和“专业课考试清单”属于一次性输出内容，“教师监考通知单”“监考工作量”清单属于累加性输出内容，其余属于动态输出内容。

最后，考虑按钮功能及代码，“开始使用”按钮是根据教务系统相关清单和各学院预设内容，进行各种信息的初步匹配;“初始化信息”形成“实课程清单”，用于安排专业课监考之用，在这里存在一个“监考安排”按钮，其功能不仅形成“考试签名单”，也能够将教师监考记录进行存储。“开学初查课明细”按钮实现输出开学初查课明细清单。“统考及专业安排”按钮，实现输出各统考课考试清单和学院专业班级的统考清单。“期末监考教师安排”实现安排教师至学院专业班级的统考清单。“期末安排清单”实现原教务系统期末考试安排清单显示，方便核对和检查。“学院班级监考录入”实现学院专业班级统考清单的监考教师工作量录入。“清除考试及专业”实现过程各个表格清除工作。

三、部分内容细节设计

（一）监考安排

专业课考试一般是结课很快就进行考试，其中存在授课教师教考、班主任监考、随机安排教师和制订具体教师监考等情况，因此，在设计过程中一定要存在這些候选项。同时，为了便于操作，我们想给哪个班级、哪个课程安排监考工作，只需要在“实课程信息”清单中点击相应的条目，系统自动记录相关信息，然后按照提示逐一操作，完成教考工作安排，同时也完成了教师相应工作量的录入。操作界面见图2。

根据监考安排和具体功能实现目标，输出“考试签名单”和“监考通知单”，同时“监考通知单”后续还要计算教师工作量，因此存在“教师工作量汇总”按钮。各个清单的字段和内容输出详见图3（其中“考试签名单”中“学号”和“学生姓名”已经隐藏）。

（二）统考课程及专业课程考试安排

由于各个学院统考课程不一致，学院班级不一致，因此统考及专业安排需要动态安排。这里设计时存在一个模板区域，工作表命名为“期末安排信息”。设计的学院课程名录信息及字段位置见图4。

在点击“统考及专业安排”按钮时，这里“课程名称”后的每一门课程都会是新输出的工作表，且以K列课程名称命名工作表。统考课及学院班级课都有自己的模板，相应的字段和格式详见图5。

四、“监考安排”程序设计示例

Sub JkJshap_click（）

Dim A（6） As String

If ADDress_skchrow = 0 Then MsgBox "请选择考试班级所在的行，谢谢"： Exit Sub

/*此处省略部分程序代码*/

If Sheets（"实课程信息"）.Cells（8， 15） = "True" Then

jsrensh = Val（InputBox（"一般默认60人以下为2名教师，每多30人添加一名教师，最多教师人数为6人，当输入0时系统根据班级人数自动匹配"， "请输入监考教师人数"， 2））

If jsrensh < 0 Then MsgBox "监考教师人数不能为负值！"： Exit Sub

If jsrensh = 0 Then

tstt = Val（Sheets（"实课程信息"）.Cells（10， 8））

If tstt <= 60 Then jsrensh = 2

If tstt > 60 And tstt <= 90 Then jsrensh = 3

If tstt > 90 And tstt <= 120 Then jsrensh = 4

If tstt > 120 And tstt <= 150 Then jsrensh = 5

If tstt > 150 Then jsrensh = 6

End If

End If

Call jsxxsort_click

If jsrensh > sum1 And jsrensh <= 6 Then

For i = sum1 + 1 To jsrensh

For j = 2 To JsxxHang

If Trim（Sheets（"教师信息"）.Cells（j， 2）） <> "" Then

ss = 0

For k = 1 To i

If Trim（Sheets（"教师信息"）.Cells（j， 2）） = A（k） Then ss = ss + 1

DoEvents

Next

If ss = 0 Then A（i） = Trim（Sheets（"教师信息"）.Cells（j， 2））： sum1 = sum1 + 1

End If

DoEvents

Next

DoEvents

Next

Else

jsrensh = sum1

End If

'查找重复教师

For i = 1 To jsrensh

For j = i + 1 To jsrensh

If A（i） = A（j） Then

MsgBox "安排教師存在重复，请更换教师"：

A（i） = Trim（InputBox（"请更换教师，注意教师一定为本学院教师，输入后系统不再矫正信息！"， "更换教师提示信息"， A（i）））

End If

DoEvents

Next

DoEvents

Next

'生成考试签名单

UserForm1.Show

ksxq1 = Trim（InputBox（"比如：东校区、西校区、南校区、新区等！"， "考试校区提示信息"， "西校区"））

ksjxl1 = Trim（InputBox（"比如：主楼、逸夫楼、博学楼、勤学楼、新区A座"， "考试校区提示信息"， "博学楼"））

ksjsh1 = Trim（InputBox（"比如：102、303、A104、B506、理学院101等"， "考试校区提示信息"， "305"））

ss = 1

Sheets（"考试班学生信息"）.Visible = True

Sheets（"考试班学生信息"）.Select

Sheets（"考试班学生信息"）.Range（"A2：D65536"）.Clear

XsxxHang = Sheets（"学生信息"）.UsedRange.Rows.Count

For i = 2 To XsxxHang

If InStr（banjim， Trim（Sheets（"学生信息"）.Cells（i， 7））） <> 0 Then

ss = ss + 1

Sheets（"考试班学生信息"）.Cells（ss， 1） = Sheets（"学生信息"）.Cells（i， 1）

Sheets（"考试班学生信息"）.Cells（ss， 2） = Sheets（"学生信息"）.Cells（i， 2）

Sheets（"考试班学生信息"）.Cells（ss， 3） = Sheets（"学生信息"）.Cells（i， 7）

Sheets（"考试班学生信息"）.Cells（ss， 4） = Int（Rnd（） * 10000 + 1）

End If

DoEvents

Next

/*此处省略部分程序代码*/

Sheets（"教师信息"）.Visible = False

Sheets（"班级信息"）.Visible = False

Sheets（"监考通知单"）.Visible = True

MsgBox "程序执行完毕！"

End Sub

五、总结与展望

计算机技术的发展大大减轻了我们日常的工作量，然而实现自动化办公只靠常规的操作，越来越难以满足工作需求，所以程序设计就变得非常有必要。教学秘书的日常工作离不开电脑和网络，借助计算机技术和简单的程序设计，满足基于教务系统一些繁杂工作需求，不仅保障了教学秘书工作质量，也给予教学秘书更多的时间思考教学管理的环节工作内容，更好地服务于学校师生[5]。因此，教学秘书的人才录用该考虑计算机基础，考虑应聘者在处理工作事物的细节和耐心，同时建议考虑教学秘书基于软件操作的基本程序设计能力。

基金项目： 内蒙古农业大学教改项目（JGYB201750）。

参考文献：

[1]朱鸿源.教学秘书在高校教学管理中的地位和作用[J].教育教学论坛，2018，（3）.

[2]肖卫.新时期高校教学秘书管理工作浅析[J].研究生教育研究，2007，（4）.

[3]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009，（3）.

[4]吕世杰，刘红梅，米智勇.高校教学秘书文件管理系统的设计与应用[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2012，（1）.