知识经济时代高校档案管理研究

隋鹏飞

山东商务职业学院 山东烟台 264000

在新时期下，高校规模、档案数量都有了较为明显的增长，而原有的档案管理方式难以达到知识经济时代的新要求，而受到以往档案管理思想与观念的影响，知识管理难以有效落实，甚至缺少对知识管理的科学认知，为高校档案管理工作带来一定难度。因此，联系实际分析知识经济时代下高校档案管理策略十分必要。

1 高校档案管理概述

档案是社会活动产物，活动对象包含多个方面，如国家政府、社会组织、个人组织等等，形式较为多样，文字、声音录制、视频图像都能够达到保存目的，而根据档案的种类，又可以被划分为人事档案、教学档案、科学档案等不同类型。高校作为重要的教育场所，每年档案都会有所更新，数量也会增加，具有独立性特征，其信息资料能够为高校各项工作的顺利展开提供重要参考[1]。在以往，高校档案管理工作很难引起重视，而随着知识经济时代的到来，传统档案管理模式的弊端逐渐暴露，一方面会增加管理成本，各项资源浪费较为严重，在整个管理将诶段，收集、整理资料桑积极必不可少的，人工管理需要大量人员来完成，增加了档案管理负担，且需要高校各个部门相互协调、配合才能完成，工作效率难以提升；另一方面，无法有效保存，以往的档案管理更多是以纸质档案的形式保管，需要占据一定的存储空间，对环境要求较为苛刻，不仅需要保证温度、湿度适中，还需要做好防虫防蛀工作，整体难度较大，一旦发生火灾、偷盗现象等，很容易对档案资料造成破坏，这些都为高校档案管理安全带来较大影响与阻碍，需要结合知识经济时代背景做出更进一步调整，适应时代的整体性发展[2]。

2 知识经济时代下高校档案管理策略研究

基于上述分析，在知识经济时代下传统的高校档案管理模式难以适应，必须要结合其特点，融入现代化元素加以变革，使高校档案管理工作能够更好的适应学校与社会的长远发展。

2.1 加强专业档案管理团队建设

知识经济下，档案管理工作往往需要面对较大的挑战，在若是没有考虑到客观环境的影响，则档案管理无法顺利升级与变革。为此，高校必须要重视专业团队打造，适应时代带来的必然改变，以信息化建设最终完成为目标，构建适合现下社会发展的高校档案管理体系[3]。首先，培养档案管理人员的专业水平，更多的是包括档案管理有关的专业知识，具有较强的档案管理意识，同时普及与知识管理相关的知识内容，帮助其适应档案管理信息化改变，可根据档案管理人员个人的综合情况调整培训计划，丰富内容，科学设置考评机制，保证培训的有效性。其次，融入计算机、信息化设备培训的有关内容，知识经济到来为档案管理模式、方法带来较大改变，要求能够合理应用信息设备完成档案收集与整理的各项工作，也可以适当引入一些具有较强的计算机操作能力、管理基础知识的优秀人才，做好岗前培训以后再开展后续工作。最后，综合素质培养，除了要开展思政工作以外，好要注重文化修养、法律意识的提升，通过法律讲座、知识竞赛、问答比赛等方式，普及档案管理法律知识，为后续各项工作的顺利展开奠定基础。

2.2 合理引入知识管理

知识经济时代对于高校档案管理工作而言，是机遇也是挑战，若是想要适应其发展就必须探索、构建全新的工作模式。高校应充分考虑到档案管理工作现状，分析新时代带来的改变，制定详细的变革计划[4]。一方面，发挥档案管理人员自身的积极性、主动性与创造性，从单一的对 “档案” 进行管理，上升到对管理人员 “人性化” 管理，落实柔性化管理模式，激励管理人员，加快档案管理工作的创新发展。另一方面，利用互联网技术强化档案管理，将纸质档案逐渐转变为数字化档案，便于管理，扩大存储空间，科学应用 “云空间”，对档案信息进行加密处理，保证档案安全。需要注意的是，互联网技术的融入，也不能忽视传统纸质档案管理，要升级纸质档案的优势，针对管理不足予以弥补，提高档案管理质量。

2.3 完善档案管理系统

档案管理系统除了组织架构方面，还需要考虑互联网与信息技术的融入。在组织架构方面，需加强对档案管理工作的重视，人员分配必须要合理，高层人员还应该采取有效措施，激励档案管理人员，比如开放奖励基金、完善奖罚机制等，同时落实责任追究制度，尽可能保证每一位管理人员的个人权益，避免在实际工作中出现责任推诿的情况影响工作氛围。根据工作周期，定期还可以组织丰富的有奖活动，对于优秀的管理人员，还可以予以特殊的晋升通道，从精神、物质等多方面采取激励手段。在互联网与信息技术方面，应利用这些先进技术，构建起一个信息化平台，不仅可以借助平台完成一系列管理工作，还能够实现信息共享、沟通，保证档案信息可以得到有效利用，深度发掘档案的潜在价值与信息，将知识经济时代与档案管理工作现代化、信息化建设相互融合[5]。

3 结语

综上所述，高校档案管理对于学校发展有着深远意义，知识经济时代在为其带来挑战的同时，也带来了较大机遇，需要在今后予以相应重视。因此，结合时代背景高校应通过机加强专业档案管理团队建设、合理引入知识管理、完善档案管理系统等方式优化、完善档案管理工作，保证档案管理工作与时代发展的契合性，为学校的整体性发展奠定基础。