探索事业单位档案管理信息化建设的途径

葛利芳

宁武县测绘管理办公室 山西忻州 036700

随着社会的不断发展，事业单位必须紧跟时代的脚步，及时转变管理意识，积极发挥信息化技术的优势，加强对档案管理的创新及改革，从整体上推进事业单位档案信息化建设。在推进事业单位档案信息化建设过程中，需要完善事业单位的档案制度，切实提高档案管理人员的专业能力及素质，为事业单位的档案管理和发展打下良好扎实的基础。

1 事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题

1.1 档案管理制度不健全

根据事业单位档案管理工作目前的情况来看，档案的载体已经从传统的纸质档案转变为电子档案，但是其管理模式仍然沿用传统纸质档案的管理标准，而传统的管理标准只有一小部分能够适用于当代电子档案管理之中，所以电子档案的各项管理标准以及法规制度的建立，是目前急需解决的重要问题。例如，在管理技术和管理方法方面，传统的纸质档案只要在使用结束之后进行相应的收集、整理、归档以及保存即可，不需注重其形成以及承办的方式，而电子文件的归档工作则必须形成相应的扫描流程、配备专业的电子设备，对形成的图片要有格式、分辨率的标准要求。

1.2 档案管理缺乏统一规范

在事业单位体制机制改革的大背景下，许多事业单位都开始推进档案管理信息化建设。在具体的实施过程中，存在部门之间适应性和兼容性差的情况，很难利用统一的档案管理，达到多种档案检索和查询的要求，无法实现档案资源共享。此外，由于事业单位档案资料涉及面大、涉及内容多，档案管理工作的规范和流程也较为复杂。事业单位档案信息化管理缺乏统一的规范，大大限制了档案管理的信息化发展水平，使得档案资源无法有效发挥其应有的价值。

1.3 信息化建设缺乏应用

事业单位档案信息化建设的整体运行情况会直接影响整个系统的质量及效率。当前很多事业单位的档案信息化建设工作都是比较片面的，还未能形成完善的信息化系统及网络化操作平台，从而使档案信息化建设工作受到一定的限制。因此，事业单位需要积极开发更多的信息渠道及网络平台，找到适合自身发展的建设应用方式，不断对档案信息化建设进行创新，以更好更快地推进事业单位档案信息化建设[1]。

1.4 档案信息化管理专业人才缺乏

但从目前事业单位档案工作开展情况来看，多数档案管理人员非相关专业毕业，缺乏一定的专业管理能力。其次，档案管理人员存在老龄化的现象，信息化意识薄弱，仍然习惯于纸质档案的管理模式，难以适应信息化技术下的档案管理工作。再次，有的档案工作人员工作认识不到位，工作态度不端正，一定程度影响了档案管理的质量。

2 提升事业单位档案管理信息化建设的策略

2.1 强化软硬件的建设力度

首先做好软硬件的建设力度。这样事业单位档案管理信息化建设才能够有条不紊地推进，硬件要求逐步提升，与之对应的配套设施也应该愈发完善。基础设施完善，档案系统的维护等等都离不开资金支持，所以资金投入也应该到位，广大事业单位将档案信息化建设纳入自身的发展计划中，完善对应的管理对策，此外其他部门也应该对应档案信息化建设充分关注和支持，这样档案管理信息化建设工作才得以高效展开。

2.2 促进档案管理标准以及规范的完善

档案管理标准以及相关规范应该在现有的基础上进一步完善，保障后续的管理工作水平得以提升，广大事业单位结合自身实际制定完善的规范标准。首先，应该有明确的档案管理标准，针对档案相关的信息展开规范完整的管理，及时更新档案资料，保障相关信息检索的精准性。其次，明确目标的基础上完善管理制度，借鉴其他单位在档案管理方面的经验，完善自身的档案管理数据库[2]。

2.3 提高信息网络开发水平

信息化建设与网络设备及软件是息息相关的，想要推进事业单位档案信息化建设，必须加大对信息化建设的投入和开发，才能更好地发挥出信息化的优势，让档案信息化管理得到有效地提升。事业单位可以根据自身的情况及具体工作环境，引入先进的网络技术应用设备，对事业单位档案信息化管理进行全方位及多元化的技术升级，为档案信息化建设提供良好的条件。例如，事业单位可以通过数字化处理，把档案信息进行简化处理成信息源，然后对全部数据进行分析总结，大大提高档案信息的完整性及准确性。还可以进一步开发信息数据库，对档案信息进行整合规划，更好地对档案信息进行分类及保存，不断提高工作效率。

2.4 提升档案信息化安全性

在推进事业单位档案信息化建设的过程中，事业单位必须注意各个环节的安全及要求，保证档案信息在安全的环境下进行。由于事业单位的档案都是非常重要的信息资料，甚至会涉及到一些隐私信息，因此档案信息的安全性十分重要。无论是推行档案信息化建设还是其他项目建设，都必须确保档案信息的安全性及完整度，以免发生不必要的损失。事业单位在推进档案信息化建设时，应做好网络安全检测，或者安装一些杀毒和防盗软件，提高档案信息化建设的安全性。

2.5 强化人才培养

为了有效提升大数据时代背景下的档案管理工作水平，有必要对档案管理复合型人才进行积极培养，因为档案管理工作不仅具有一定的复杂性，且专业性极强，将大数据应用于档案管理工作之中，需要对海量的数据进行甄别和分析，为了避免数据流失和利用不充分，必须对专业水平较高的人才进行应用。由此可见，在大数据时代开展档案管理工作，有必要对创新型管理人才进行培养[3]。

3 结语

综上所述，档案管理是事业单位管理工作中非常重要的一部分，不仅是人才信息的重要承载和源泉，还是记录工作、项目等各种信息的一种重要途径。信息时代的到来，传统的档案管理中的各种问题也逐渐凸显，如何充分利用信息技术的优势来提高档案管理效率成为了我们共同探究的课题。