关于档案信息化建设与档案管理的探索

薛瑞娟

单县行政审批服务局 山东单县 274300

信息技术的快速发展推动了档案事业的深化变革，档案信息化建设需要形成综合化、规范化、标准化与专业化的管理体系。新时代应当提高档案化管理建设的效率，增加档案管理设施设备的投入，注重以新技术提高档案管理的效率。具体来说要形成专业的档案管理体系，完善信息化的档案管理制度，明确各个部门在信息化环境下的档案管理职责分工，形成自己的档案管理工作监督机制，从而推动档案管理工作的顺利改革[1]。

1 档案管理信息化建设的重要性

随着数字化、信息化的不断发展，档案管理工作开始广泛应用信息技术，这样的方式能够不断推进档案管理工作信息化的进程。随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作变得越来越重要，并且对档案管理提出非常高的要求，推进了档案管理工作信息化进程。档案管理的信息化可以确保档案原文档的完整真实性，有利于对档案资料进行开发利用。档案的信息化管理可以让档案整理以及分类变得更加轻松，也可以规范档案管理工作。在现如今的信息化社会中，要紧握有利时机，加快办公信息化进程，从而做好档案管理信息化建设。档案管理信息化足以让工作人员提高处理档案的效率，从而提高档案处理速度，节省办公费用与空间，更便于工作人员的查找。在全新的历史发展阶段，一定要充分利用计算机网络资源，及时实现档案管理信息化。

2 档案信息化建设中所存在的问题

2.1 数据异构性

随着我国进入信息化时代，越来越多的机关开始使用计算机技术方便我们的日常工作，许多的资料以及文件也都开始以各种形式在网络数据库中进行存储。这样的工作模式以及存储方式虽然极大的方便了工作人员，但却对于档案馆管理的工作人员造成一定的影响。例如，在机关办公室中，许多的文件以及资料都以各种各样的形式存储在数据库中，在这样的模式下，虽然方便了办公室工作人员对于各类档案文件的提取以及存储，但是却对于档案管理的工作人员造成了一些阻碍。在数据库存储时，档案管理的工作人员需要将文件按照不同的属性以及来源、形式的进行分类存储。而数据异构性极大的影响了档案管理人员的工作效率，同时也对于我国档案信息化建设的脚步造成了一定的阻碍。

2.2 档案信息化建设管理标准要求不明确

虽然国家档案局也制定了一些档案信息化建设管理的标准指南和要求，这些仅仅是业务指导层面上的东西，缺乏行政层面上的强制执行措施和要求。各单位在具体的档案管理工作中依然是我行我素，坚持自己原来的管理方式，所以档案信息化建设管理还必须要求政策制度上的统一标准才行。

2.3 滞后性

目前档案管理中对于档案信息不及时的进行归档整理，造成了大量档案信息丢失，所以降低了人们对档案信息化建设的兴趣。开展档案信息化建设可以改进原来的档案管理形式，也可以提高档案信息的查找速度，档案的信息化建设不只具有先进的档案管理技术，还要靠完善的档案管理制度和档案管理人员的积极性作保障[2]。

3 档案信息化建设与档案管理的对策

3.1 提高档案管理人员修养

档案管理人员的专业水平在很大程度上决定了档案信息化建设的质量。档案管理人员的素质还关系档案数据信息应用价值能否有效实现。为了更好的发挥档案在辅助决策，推动项目与数据运转方面的任用，应当提高档案管理工作人员的业务能力。第一步，建立综合型的档案管理人员工作体系，确定责任分工，增强大家的信息化档案管理意识，注重强调整体工作的质量；第二步，增强管理人员的培训工作，促进专业技术人员不断参与各种信息化档案管理技术的培训活动，基于丰富的学习培训提高档案管理业务技能。

3.2 提高档案信息化建设力度

信息时代应当形成互动性的档案管理机制，形成综合性的档案数据运转机制，这样才能提高档案管理的效率，解决档案管理中的实际问题。首先，加强档案管理信息技术硬件设施的供给力度，根据大数据时代的特征配置相关专业的档案管理设备，扩大档案的收储范围，实现档案数据的有效共享，有效联通，解决档案传输方面的问题。其次，开发专业的档案管理系统软件，提高档案管理的智能化水平，在直观的界面中辅助各部门人员实时传递档案信息，更好的提高效率，降低档案运行过程中的风险，进而提高档案管理工作的质量。

3.3 实现档案信息共享

如今时代已经逐渐的进入了大数据时代，所以为了方便机关的工作我们需要实现档案信息共享。在实行档案信息共享中，我们首先需要挖掘一批计算机专业的相关人才，以保证档案信息共享可以顺利的进行。此外，我们在进行档案信息共享的同时，还需要时刻注意档案信息安全问题。大数据时代的到来除了给我们带来了许多的便利，也给我们带来了许多的威胁，其中网络安全就是之一。所以为了保证我们的档案信息不被不法分子窃取或是损坏，我们需要时刻对于档案信息安全提高重视。

3.4 建立网络档案

网络档案的建立可以提高档案信息化建设与管理的效率。网络档案建立时要注意以下两点，一是建立档案网站，通过内部网站及档案服务平台的建设，发挥网站及服务平台的优势，提高档案管理的服务功能。要将网络档案建设成档案信息服务平台，以实现档案信息的合理应用。二是配备必要的档案信息化管理硬件设施，通过计算机设备的支持和档案管理软件的支持保证网络档案能进行交换互用，提升档案管理的安全性，以最大限度实现档案的价值。

4 结语

总之，档案信息化建设管理是未来档案管理的发展方向和主流模式，现在的档案管理部门一定要提高对开展档案信息化建设管理的认识，加大档案信息化建设力度，加快档案信息化建设管理步伐，为快速提升国家档案管理水平做出自己的努力[3]。