公文信息档案保密的重要性分析

龚汝朦

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近年来，在信息技术发展环境下，档案管理工作越来越趋向精细化和智能化发展，这在一定程度上提高了档案管理工作的质量和效率。但在档案管理日常工作中，在很多方面存在较大问题，诸如档案管理的保密性、硬件设施、管理人员水平以及检索率等，为了做好档案保密工作，提高档案管理水平，本文就如何做好新时代档案保密工作进行探究。

1 公文信息档案保密的重要性分析

公文信息保密的决定因素，包括如下几点：首先，在于其所承载内容的秘密性决定，通常公文信息会直接服务于政府以及党委，涵盖的内容也包括社会生活的各个层面，而公文信息承载在包括电子文档在内的很多载体上，这就需要对其采取针对性的保密措施，将保密工作贯穿于公文的拟制、收发、加工、处理以及传递的各个环节中。其次，公文信息的保密还与专一性与参谋性相关，专一性主要指的是公文信息所服务的对象，只能在特定的范围内流通，而参谋性主要指的是党政相关的决策或者参考意见、资料等，这些资料都不适宜在大范围内公开，需要公文管理人员做好保密工作。此外，保密的决定因素，还与公文所产生的效力有关，很多公文会涉及党政核心事务，有些公文为这些核心事物提供依据，会影响核心事物的开展。比如：党籍管理工作中的公文信息会直接涉及党员的个人成长、个人隐私、工作调动以及各个领域中，因此必须要公文信息档案管理人员做好保密工作，防止信息泄露。因此，这就需要公文管理人员对保密工作加以重视，将保密要求贯穿于公文信息管理的各个环节中，提升公文信息管理的效率，避免给他人、社会以及国家造成危害[1]。

2 新形势下公文信息档案保密的措施

2.1 完善保密制度，树立档案保密意识

做好新时代档案保密工作，完善保密制度，树立档案保密意识是必不可少的。首先，要建立健全保密制度。结合机关单位特点对档案的密级认定、保存年限、传达范围、销毁程序以及借阅手续等方面制度进行完善，确保不遗漏档案在管理中的任一环节。其次，要树立档案管理人员的档案保密意识。档案管理人员应熟练掌握《保密法》《档案法》等有关保密工作的法律法规，明确认识到档案保密管理的重要性，提高档案管理人员的保密意识，牢固树立保密观念，增强保密意识。此外，还应建立问责制，要严肃追究档案管理人员渎职、失职等行为，为档案保密为前提，实现单位文书档案信息的借阅。

2.2 完善档案信息化管理系统

在企业档案信息化管理中，为了更好贯彻落实保密工作，往往还需要从具体档案信息化管理系统入手进行完善优化，避免因为技术层面的影响，导致档案资料出现泄密风险。基于此，针对企业档案信息化管理涉及到的各个软件以及硬件设备都需要进行优化控制，以更好实现对于档案资料的优化保存和应用管理。在企业档案信息化管理系统构建中，往往需要首先考虑到档案管理诉求，根据相关需求合理匹配相适应的系统架构，以满足档案资料保存和管理的基本要求。针对档案信息化管理系统还需要专门设置相匹配的安全保护机制，尤其是对于相关电子档案资料的阅读权限，需要结合企业各个不同岗位的实际状况予以恰当设置，要求只有符合岗位等级要求的人员才能够查阅相应档案资料，避免出现越权查阅档案资料的问题出现。针对档案资料的查阅以及下载也需要依托信息化管理系统进行优化管控，能够依托自动化生成的日志进行追溯和跟踪管理，以便及时了解可能出现档案资料泄露的原因，对于相关人员追责处理，更好确保档案资料的安全性[2]。

2.3 增强公文信息档案管理人员的综合素质

公文信息管理人员具有特殊的身份和地位，对很多信息能够最先知晓，并且知道的信息量也比较大，信息档案保密工作的效率直接跟管理人员的综合素质具有密切的关系。首先，要提升档案管理人员的政治素养，这也是做好保密工作的首要前提，公文信息管理工作的政治性十分强，需要管理人员具备坚定的政治立场，将国家和人民的利益放在首位，以大局为重，保守国家和党的秘密。其次，档案管理人员要具备高度的思想认知，过硬的思想作风，具备高尚的责任意识和保密意识，不管在任何场合，都应该确保万无一失，对自己要有严格的要求。因此这就需要档案管理机关对公文管理者定期进行相关的培训和教育活动，密切关注公文管理者的思想动态，及时纠正错误的思想认知和意识，能够确保其胜任公文档案管理任务。同时公文档案管理者也应该明确保密工作的重要性，将保密工作渗透到档案管理的各个层面。公文档案管理者还应该严格地约束自己的行为，特别是对自己不需要知道的信息或者涉密事项，要严格保密，不传播，同时还要确保公文的借阅安全，如果在管理的过程中，跨越制度的约束，没有严格按照相关的程序进行借阅，一定要对其严肃处理，养成高度的警惕意识，避免公文信息遭到泄露。比如：公文的草拟人员最早会接触到涉密信息，在公文还没有公开之前，必须要严格保密。如：在一些党务通知草拟之前，必须要对时间、地点、事件以及涉及的人物严格保密，一旦涉密公文信息泄露，将会造成严重的影响[3]。

3 结语

公文信息档案管理的保密工作具有十分重要的价值和作用，档案管理部门应该加强重视。首先，需要明确认识到公文信息保密工作的决定性因素，同时紧密结合新形势，公文信息管理的特征和内容，将保密工作贯穿于公文信息管理的始终。其次，要加强档案管理人员的综合素质，从政治意识和思想认知出发，确保保密工作有效落实。