基于质量管控的外来技术文件闭环管理研究

朱英

天津航空机电有限公司 天津 300000

技术文件由于来源不同，可分为本单位自制技术文件和非本单位自制技术文件，即外来技术文件，质量管理体系运行中，外来文件的管控文件控制的重要组成部分，外来技术文件是单位外来文件的重要组成部分，因此外来技术文件管理是单位质量管理的重要组成部分，为了保证外来技术文件的现行有效并得以贯彻执行，防止外来技术文件的非预期使用及丢失，必须对外来技术文件进行闭环管理。

1 外来技术文件定义及归类

1.1 外来技术文件定义

外来技术文件是指非本单位形成，发往本单位的涉及技术性问题的文件资料，是技术协调、联合开发、委托研制、配套供货等领域有技术业务关系的网点传递的技术信息的总和。

1.2 外来技术文件归类

根据外来技术文件的承办要求不同可将外来技术文件归为贯彻执行类、答复类、主动协调类、结论类。

（1）来自总体单位或甲方单位须接收单位贯彻执行的指令性技术文件，列如标准化大纲、可靠性大纲、质量保证大纲、维修性大纲等指令性技术文件可归属为贯彻执行类。

（2）非本单位编制，但需要本单位相关人员签字或加盖公章确认的技术文件列如技术协议、技术协调单、技术更改单等可归属为答复类。

（3）本单位编制，但需外单位签字或加盖公章确认后再返回本单位的技术文件如技术协调单、技术更改单、技术协议等可归属主动协调类。

（4）总体单位、甲方或具备资质的第三方的检测机构发给本单位的结论性技术文件如产品使用评议书、产品各种试验大纲、检测报告可归属为结论类。

2 外来技术文件管控存在的问题

2.1 对外接收渠道多，收文无管控

外来技术文件一般主要由单位的收文部门通过机要信件或专用网络统一接收，但同时仍然存在外来技术文件由外单位直接发给本单位相关技术员的私人电子邮箱，也存在外来技术文件由技术人员出差随身带回的情况，单位外来技术文件对外接收渠道多，容易造成收文无管控。

2.2 对内未集中管理，重要技术文件管理失控

单位的收文部门收到外来技术文件后一般依据明确的收件人或收件部门在单位内部进行二次分发，外来技术文件被直接分发到相应的技术人员或技术部门，外来技术文件分散在各技术部门或技术人员个人手中，单位内部未实施集中统一管理，必然造成外来技术文件无跟踪、无立卷，甚至存在技术文件丢失隐患，从而导致科技活动无据可查。

2.3 承办过程不留痕，职责不可追溯

外来技术文件是单位产品实现的重要设计输入，一般情况下应由单位相关技术负责人做出重要批示以确定办理意见，相关部门依据批示承办，本单位有关技术领导做出全面的阅办批示，外来技术文件直接由技术人员或技术部门接收办理，存在技术人员扣压外来技术文件，技术部门擅自办理或延期办理外来技术文件，相关应知应办部门因接收不到外来技术文件而漏办的隐患，从而造成重要节点被延误、不仅影响科研生产进度，还给产品质量带来重大隐患。

2.4 承办情况无监管，管理处于开环状态

承办外来技术文件一般需要有关部门的技术人员根据外来技术文件的内容确定技术指标、时间节点要求修改工作程序、技术标准、接口尺寸、技术参数等等，承办部门办理完成后需详细注明办理情况和输出物，如果承办过程无监控、承办结果无考核，必然造成部分外来技术文件无承办或延期办理，甚至虚报承办落实情况，承办输出物不归档，外来技术文件管理处于无监管的开环状态。

3 外来技术文件闭环管理措施

外来技术文件是产品开发策划及研制生产过程的重要技术输入，也是单位科技档案的重要组成部分，做好外来技术文件管控对加强科研生产管理、保障产品质量、满足顾客需求、确保相关工作有据可查至关重要，笔者认为，外来技术文件的管理需把握好收文、保管、督办、归档四个环节，才能做好外来技术文件的闭环管理。

3.1 对外统一收文渠道，做好收文管控

收文管理是外来技术文件管控的首要环节，做好收文管控，首先应统一外来技术文件接收渠道，通过建章立制明确单位对外外来技术文件的唯一允许途径，尽量避免技术人员通过私人电子邮箱接收外来技术文件，减少技术人员出差带回外来技术文件，建立奖惩机制激励员工将特殊情况下个人收到的外来技术文件及时交由外来技术文件管理部门。

3.2 对内管理部门唯一，做好保管管控

外来技术文件是产品开发策划及研制生产过程的重要技术输入，是对技术问题作出补充、说明、更改、更正，因而是必须归档保存的技术文件，因此外来技术文件是单位科技档案的重要档案组成部分，因此外来技术文件适宜由单位档案部门集中统一管理，单位对外收文部门收文后统一将外来技术文件第一时间移交给档案管理部门，避免将外来技术文件直接分发到相关技术部门或技术人员，技术人员个人接收到外来技术文件或出差带回的技术文件须第一时间移交到档案管理部门，由档案部门对外来技术文件统一接收、登记、加盖专用印章标识并发起外来技术文件阅办流程进行受控管理，未经档案部门加盖专用印章标识的外来技术文件视为无效不受控文件，督促单位相关技术部门和技术人员及时移交因特殊原因收到的外来技术文件，防止无效外来技术文件的违规使用。

3.3 纳入科研计划考核，做好承办情况监管

档案部门外来技术文件管理专员发起外来技术文件阅办流程后，档案部门领导提出拟办建议，外来技术文件管理专员依据拟办建议呈有关技术领导阅批，技术领导对技术文件具体事项做出阅办批示，明确办理意见并通知相关科研计划管理人员阅知，科研计划管理人员根据技术领导所批示的承办时间节点及任务要求纳入科研考核计划，相关承办部门及人员依批示阅办，并详细填写任务完成情况，科研计划管理人员履行督办职责，并如实填写任务最终完成时间，是否有承办输出物等信息。

3.4 及时收集档案，做好归档管理

档案部门在发起外来技术文件阅办流程后，应立即将外来技术文件的按型号、课题整理立卷归档，同时跟踪科研计划员的督办意见，如外来技术文件承办任务有应归档的输出物，应及时收集归档承办输出物，如接收到外来技术文件的新版本，档案管理部门应按照要求做换版处理，并对作废版本逐页加盖“作废”标识。防止作废文件的非预期使用。见图1。

4 结语

任何一件产品都需经过原材料—元器件—零件—部件—产品等制造过程，当今社会的精细化分工决定了某个整机产品的最终形成需要多个承研单位联合完成，各分系统须统一计划、统一研制、统一生产通力合作，才能保证产品的质量和进度，整机单位的技术文件分发到承研单位，承研单位必须执行对应的设计方案、工艺说明、技术标准、检测指标、技术参数、元器件及原材料的选用甚至具备相关资质第三方检测机构的选择，同时承研单位内部应做好外来技术文件的接收、登记、承办过程监督、保障承办输出物及时归档，确保外来技术文件得以贯彻执行，承办过程可追溯，承研单位外来技术文件管控部门应须做好外来技术文件的版次管控，及时换版新版技术文件，对旧版外来技术文件逐页加盖“作废”管控章，保障外来技术文件的现行有效，避免外来技术文件的混用和滥用，防止无效外来技术文件的非预期使用，减少产品质量事故隐患，保障产品满足相关技术标准、技术参数、客户要求并按时间节点交付。