企业档案管理系统安全保障措施研究思考

付强

【摘要】随着中国企业档案信息化管理工作的不断深入与创新，档案管理系统的安全保障问题遇到了从未遇到过的巨大挑战可以说档案管理系统在数字化信息的作用下为企业使用者、管理者带来了巨大便利与快捷，但同时其由于信息安全锁埋下的各种隐患更是成为了制约企业发展的短板与瓶颈。下面就来结合实际工作经验，对企业档案管理系统的安全保障措施进行研究思考，希望本文的发表能够为广大同行业从业者带来帮助。

【关键词】企业档案管理系统 安全保障 措施

现阶段的企业档案管理不仅囊括了公司从基建开始的各种筹备、决策、施工以及投产运行等诸多环节，其中很多具有保存价值的文件、设计图纸以及施工、竣工验收资料都一并通过电子声像、电子图标、电子凭证、文字资料等进行收集与整理。这些宝贵的资料所形成的各种档案系统，为企业日后的生产、维护、改造与发展过程中均提供了巨大帮助和支持。可以说企业的档案管理系统不仅是进行资料储存与保管的基地，同时也是公司文献资料汇总的信息中心。

一、档案管理系统存在的安全隐患

（一）档案实体存放存在一定风险。作为企业资料管理中心，很多以往年限的纸质档案均存在易燃现象，因此在存放的过程中必须要将档案室作为消防重点工作单位来进行监管。与此同时，在日常的档案存放、管理工作中，还应当结合科学的技术防范来进行相关的湿度控制、室内温度控制工作，从防火、防潮、防虫、防盗、防霉等角度开展相关工作。而要将这些工作做的周全其实并不是一件容易的事，必须要从自身做起开展大量的工作推进。

（二）档案信息的不安全因素。新时期下的企业计算机档案管理系统已经逐步过渡为电脑与信息技术共享平台层面，借助网络优势很多企业都将网络电子档案作为了系统首选。然而这种档案虽然在实际应用的过程中十分方便，可一旦遇到各种黑客与电脑病毒侵害将会出现灭顶之灾。因此，在實际的工作中相关档案管理者、使用者如果做不好电子档案系统的安全防范工作，那么便很容易被别有用心的人通过利用网络系统漏洞来进行相关资料的盗取与篡改，为后续工作带来一定困难。

（三）档案设施的不安全因素

现阶段的公司档案管理系统通常是由计算机、复印机、打印机、扫描机等硬件构成，也有一部分企业在相关的运营中心中安装了一定数量的防盗、防火装置，然而在一些极端情况下由于日常工作的防护不利，很容易导致这些设备出现各种故障与问题，如果没有得到及时处理和解决，将会直接影响到整体的档案管理效果和安全。

（四）档案借阅过程中的不安全因素

在借阅的过程中，很容易出现各别档案使用者无意或者有意的对材料进行勾画、撕毁，严重的还会出现丢失、篡改等现象，如得不到有效控制和监管，将会为公司的发展带来不可预估的损失。

二、档案管理系统安全保障措施

为了能够让现阶段的企业在进行档案管理工作中确保档案方方面面工作都顺利开展，针对上述一些常见安全问题，结合实际工作经验可以从如下几方面来进行相关安全工作的保障。

（一）提升安全意识

对于一些纸质档案，企业档案管理者必须要从自身做起来，树立科学、完善、全面的档案信息安全管理，通过分批、分次的将这些档案进行电子扫描处理来努力减少纸质档案在储存过程中所产生的安全隐患。与此同时，企业的相关安全环保部门更是要将档案室作为消防工作的重点来抓，通过不断的培训、宣讲等手段来提升全体档案管理人员的认知和专业水平，从本质上提高、强化档案信息安全意识的养成。

（二）做好网络安全工作

在企业计算机档案管理安全保护工作的推进过程中，相关档案管理者还应当从对相关安全保护设备运营情况进行监管的角度，来及早、及时发现各类安全隐患，真正的做到“早发现、早预防、早消除”，将相关的应急预案制定成一整套的规章制度，确保每一个细则都能够落实到位。从网络安全和漏洞堵截的角度来提升档案管理安全系数，为企业的发展和历程记录打下重要的文献基础。

（三）杜绝档案设施的不安全隐患

在日常的档案管理过程中，不仅要做到上文所提到的“防盗、防光、防尘、防火、防虫”等工作，同时也要通过对各类档案设备的监管来杜绝失火现象。在实际的工作中，不仅要由专人设计一整套完善的消防设施以及应急预案，同时还应当在划分好相关区域安全负责人的同时，以年为单位签订相关的《安全管理责任书》，实行层层责任负责制。在定期的培训过程中，培养档案员的安全责任意识与现场防控工作。一旦发生火灾，每一名档案员都能够利用平日里所学灭火知识组织相关人员进行疏散和逃生。

（四）提供不同介质的复印件

在电子信息高速发展的今天，企业的档案管理工作还可以借助电子文本的异质备份功能来进行管理。例如，相关档案管理人员可以结合实际工作需要，将纸质资料转变为PDF等格式，通过异质备份的方式来预防资料原件被蓄意修改、涂抹甚至毁坏、篡改。对于一些有条件的档案管理单位还可以通过将相关资料转变为照片等方式制成光盘、网盘链接，最大程度上确保企业档案资料的安全与有序借阅。

除此以外，在进行企业计算机档案管理的安全保护措施推进过程中，还应当时刻结合企业需要，对相关档案人员进行与时俱进的专业培养，在做好档案信息与档案资源双重安全的同时，为日后有条不紊的开展安全工作运行提供保障与基础。

总结：综上所述，每一名企业档案管理工作者都应当树立“责任重于泰山”的思想认知，将档案安全管理放在日常的首要工作来抓。在坚决维护档案安全性与完整性的同时，确保每一份档案资料都做到不丢失、不损坏，在构建档案实体安全系统的同时也能够对相关的电子档案进行安全防范，确保整个工作的顺利推进与开展。

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