行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策管窥

刘继林

摘 要：在当今信息时代的社会背景下，会计档案的科学管理具有相当重要的现实意义。对行政事业单位来说，作为单位档案重要组成部分的会计档案是管理的最后环节，同时也是重要的经济档案。近年来随着社会经济的快速发展，会计档案作为行政事业单位记录社会经济活动的重要载体，持续强化对其的管理在当前社会新形势下意义重大。本文将重点分析目前行政事业单位中的档案管理存在的现实问题，并就此提出几点相应的对策。

关键词：行政事业单位;会计档案管理;对策分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.039

行政事业单位是我国的基层管理机构，在促进我国社会经济发展和发挥其公益性价值方面有重要的作用。通过行政事业单位的会计档案可以及时有效了解社会各项经济业务的发展状况，同时这也是了解单位对相关法律法规执行情况的重要途径，是记录企业事业单位各项经济活动的资料证据。

1 行政事业单位会计档案管理存在的主要问题

行政事业单位会计档案主要包括单位在财会管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和电子会计资料以及其他会计资料等。由于会计档案涉及的范围和涵盖的内容比较广泛，其档案类型相对稳定，形式多样，因此与一般的文书、科技档案的管理相比存在一定的难度，这也导致行政事业单位的会计档案管理不可避免地存在一些问题。

会计档案的保存形式主要有永久保存和定期保存两种。通常情况下，拥永久保存的档案不能进行销毁，而定期保存的档案往往也会根据档案的具体情况设置不同的保管时间[1]。会计档案除了作为记录企事业单位经济业务运行活动的载体，其在揭露事故责任、打击经济犯罪，为解决经济活动纠纷提供依据等方面也有重要用途。正因如此，行政事业单位才有不断加强会计档案管理工作的现实意义。要采取相应措施加强对会计档案的管理力度，首先应当认识到当前行政事业单位会计档案管理中存在的具体问题。

1.1 对档案管理不够重视

对不少行政事业单位的领导和财务人员而言，档案管理常常被认为是一项吃力不讨好的苦差事。这种认知不仅使行政事业单位档案管理事务的相关人员在思想上对档案管理缺乏足够的重视，而且直接导致了会计业务与会计档案管理脱节的问题产生。由于对会计档案管理认知不足、不够重视，许多行政事业单位也很少会对相关人员进行专业的业务培训，由此导致会计档案管理人员业务不熟、经验不足，会计档案管理工作更是难以做到规范化、专业化。此外，还有部分行政事业单位在实际操作中未能根据国家相关规定和自身实际情况来制定符合本单位的会计档案管理制度，有的甚至仅仅将会计档案管理制度作为整个财务会计制度的一部分。更有些单位即便是制定了制度，但执行的情况也一言难尽。

1.2 档案管理和监督机制不完善

随着计算机化的深入，越来越多的行政事业单位选择将会计信息存入到磁性媒介中保存。但由于很多单位还存在着只重视对会计凭证、报表和账簿等专业资料归档，却忽视对载有会计资料的磁性介质的整理、归档工作的现象，由此导致不少行政事业单位会计档案不够完善和齐全，甚至还存在因管理疏忽导致的会计信息丢失问题。此外，有些单位在进行会计档案移交时，不按规范操作，既无移交清单，也不逐册清点，甚至不进行永久和定期的分类保管，这不仅违反了会计档案管理的相关规定，更会给后面的档案管理和查阅带来很大麻烦。除了以上两点，行政事业单位在会计档案管理中缺少相应的监督机制，也给个别人员利用会计档案谋取私利创造了机会，出现档案造假等现象，令行政事业单位的公益性质大打折扣。

2 解决会计档案管理现实问题的对策分析

2.1 完善会计档案管理机制

行政事业单位可以根据相关法律法规，结合本单位实际情况，建立和健全一套完善的会计档案管理制度。完善的会计档案管理制度是提升档案管理水平的首要措施，既可以有效提升会计信息的质量，同时也可以帮助行政事业单位更好地规避风险。首先，行政事业单位要全面优化会计档案管理的规范和流程，制定具有可操作性的档案管理制度;其次，要提高對会计档案管理工作人员的业务水平的培训力度，使他们熟练掌握专业知识，提升其档案管理水平。此外，对会计档案管理人员的业务考核也应得到重视，尽可能使培训结果、工作水平和人员的个人利益相挂钩，以此来促使档案管理人员积极主动提高业务能力。

2.2 加强对会计档案管理的监督力度

加强监督管理是提升行政事业单位会计档案管理水平的又一个重要举措。行政事业单位的管理人员需要对本单位的会计档案管理工作给予足够的重视和合理的监督管理，通过建立完善的监督机制确保档案管理中的立卷、归档、保存和查阅、销毁等各环节都能做到有序规范[2]。通过本单位管理层对会计档案中的重点内容的监督检查，或者借助广大群众的监督举报对档案管理人员形成督促，也可以帮助档案管理部门形成良好的专业氛围。

2.3 加大档案管理的经费支持

加大对会计档案管理工作的经费支持，包含了软硬件两个方面。硬件主要指的是档案管理环境和档案资料陈列架的检查维修等，软件主要指会计档案资料中的数据保护。有了经费支持，同时还需要管理人员对经费的使用有明确的规定，避免各种以公谋私、乱用经费等现象出现。

3 结束语

综上所述，加强行政事业单位的会计档案管理是当前行政事业单位良性发展、更好地为社会大众服务的必需举措。只有自身的业务水平有了提升，行政事业单位的会计档案管理工作才能得到广泛的认可。

参考文献

[1]鲍颖.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].信息周刊，2019，000（002）：0196-0196.

[2]杨文芳.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].环球市场，2019，000（006）：89-89.