浅谈市政工程档案管理存在的问题与对策

张妍

摘 要：市政工程的规划设计十分繁琐，所以档案记录是建设和管理工作中必不可少的部分。如何构建档案集中高效化管理体系是需要持续研究的问题。在实际档案管理工作中，更能够保证档案信息、管理要点的清晰明了，强化档案管理的规范性和有序性，不仅有助于提高档案管理效率，也能够减少档案管理过程中各类问题的发生率，提高档案管理质量。市政工程档案的管理对档案的归类方案、归档范围、保管期限都应进行统一的规范处理，本文只要针对在市政工程档案管理中存在的一些问题以及解决策略进行简单地分析，为如何更好的开展档案管理工作提出新的要求。

关键词：市政工程;档案管理;问题策略;三合一

目前我国市政工程档案管理工作中，已经有了初步的档案归类方案、归档范围、保管期限集中归纳的三合一管理体系，为档案管理实践提供了指导。三合一管理体系下，要做好档案管理工作，还需要深入理解三合一管理实施的意义和价值，并考虑档案管理工作开展的实际条件与需求，从各方面采取措施，保证档案管理工作的开展水平。所以分析在工作中产生的问题，然后积极地解决问题，是提高改善档案管理工作水平的重点。

1 市政工程档案管理主要工作

市政工程是一个复杂的工程系统，不同类型的工程档案需要不同的处理方法。它通常包括：设备使用档案、市政规划档案、土建档案、道路设计档案、工程设计及其变更的相关档案等等。同时，根据信息技术的发展和进步，目前中国市政工程的档案管理项目也在向信息化方向发展。相关的市政工程部门已经建立了完善的档案管理结构系统，并以照片，视频，文本等各种形式记录了档案的内容，以便将来会遇到类似的工程工作 ，就可以快速找到相关的数据信息。这就是对档案进行利用的一种方式，相关档案管理员需要发现档案的潜在价值，并学习如何合理地使用档案，以最大程度地利用档案的收集，并为市政工程工作提供便利。

2 市政工程档案收集记录问题

2.1 市政工程档案收集的问题

1）档案收集效率低。在市政工程建设过程中，建设单位有关管理人员应当积极组织工程档案信息的记录。在工程项目完成和验收阶段统一整理提交给档案部门。但是，在市政工程建设期间，工作人员往往忽略了档案的记录，给后期档案收集工作造成了困难，或者没有按照要求记录，使档案凌乱无章，影响档案收集效率。

2）档案收集内容质量不达标。大多数市政工程是由政府部门领导建设的项目。 由于施工计划紧，时间短，因此在工程项目进行施工的过程中进行档案信息处理，这样一来工程不同方面的档案信息不能同步进行归档，信息的收集时间点被延后。 时间的延迟更有可能导致信息丢失或内容不清，从而降低了档案收纳的质量不达标。

2.2 市政工程档案管理的问题

1）市政工程档案相关工作人员专业素质不足。目前，市政工程档案管理的总体运行状况还不是很严格。档案管理者对其工作内容不清楚，也缺乏对工作标准实施的认识。这在档案管理中造成漏洞，而且市政工程档案管理基础设施相对滞后，计算机和数字设备不完善，档案管理的技术方法尚未更新，在提高水平方面存在延迟。现代市政工程档案管理人员的信息化建设技术需要逐步改善。

2）档案管理规范性较差。首先，市政档案管理部门没有针对市政工程档案管理工作制定相应的管理制度规定，工作人员工作执行缺乏严谨的依据，也没有相应完整的流程，档案管理存在散漫的现象。其次，档案管理工作责任制没有落实，档案管理工作没有具体的落实到管理人员身上，导致部分管理工作重复进行，部分管理工作落空。这些现象都最终导致了市政工程档案管理工作不严谨，规范性变差。

3）档案管理的创新性不足。随着科技的不断发展，各行各业对信息化管理概念都有了进一步的认知。目前市政工程档案管理也采用计算机辅助管理，大多数市政工程单位还没有专用的档案管理软件。尤其在文书档案方面，档案部门尽管已经认识到数字化、电子化转化的重要性，但因缺少相应的软硬件设备和人员不足，大部分的纸质文书档案还没有进行数字化处理，管理手段、方式相对落后。大多数市政工程档案管理系统都在逐步引入现代信息管理平台来转换纸质档案数据，但是由于对管理软件程序和硬件基础设施，计算机化的投资不足，实现过程的总体进度低于预期目标。同时，档案数据的存储格式不统一，文件格式不一致，也不利于数据的收集记录。对数据传输、共享功能的发挥产生了不利的影响，阻碍了市政工程档案网格化、系统化管理平台的建立。在信息化建设的进程中，文书档案缺乏统一的信息管理标准，这在一定程度上提升了市政档案规范管理与改革创新的难度。

3 强化市政工程档案管理的策略

3.1 加强档案收集质量

市政工程档案的收集和整理需要制定统一的标准，在工作过程中严格按照标准执行。在市政工程档案的收集过程中还要明确档案的收集类型和整理顺序，并且做好标记以便日后查找，积极避免档案缺失遗漏的情况发生。在档案收集过程中还应做到准确化、及时化。在整体工程项目中的施工变化也应及时整理收集，以此来提高档案的收集质量。在日常工作中不仅要做好档案基础信息的明确归纳，还要从档案管理的细节着手，引入精细化管理思维，实施精细化管理策略，加强对档案管理的细节把控，从具体环节和影响因素着手，确保管理的针对性。档案精细化管理应当与档案管理制度紧密协调，在制度制定上就要考虑精细化管理的需要，保证制度的精细化水平。在管理实践中，也要加强对细节要素的关注，充分考虑影响档案管理工作的各方面因素，对档案分类管理要保证细化规范，尤其是在电子类档案和纸质类档案共同使用的情况下，更要避免管理疏漏导致的资料丢失、缺漏、混淆等问题发生，以精细化保证档案管理质量。

3.2 加强相关工作人员的专业素质

在市政工程档案管理工作中，工作人员需要加强对档案管理意识。同步收集、保管项目资料避免延迟。在接收档案时应该严格审核工程进度数据是否与实际情况相统一，减少工程设计档案的缺漏和不真实现象的发生。及时准确的将档案进行归档不仅可以提高档案工作的效率，还可以培养相关工作人员的责任感。增加职业道德感、自信心以及奉献的工作精神，深化档案管理的理论知识。是档案工作可持续发展的有力保证。

3.3 推进市政工程档案的创新管理模式

为了确保档案材料管理和使用的安全性和有效性，应在引入和加强信息技术的基础上促进传统档案管理与创新信息技术的有效结合。树立起现代信息管理以及开发理念，构建起涵盖档案收集、分类、处理、存储与调用全过程的监督机制，为信息资源的高效整合奠定基础，发挥现代信息管理技术在档案资源开发工作中的优势作用;另一方面，电子文件易于复制和修改，许多需要保留其原件的文件可能面臨篡改的风险。基于安全考虑对电子文件和纸质文件进行双重管理。同时，为了确保档案数字化转换的效率，管理部门加大了对管理机制信息化改造项目建设的投入，定期优化，维护和升级硬件系统，有必要改善标准化和改进归档系统的软件编程功能。为现代档案系统的标准化、智能化建设奠定有力的基础。

4 总结

市政工程档案管理是十分重要的工作，为了强化档案的准确定、规范性、有效性，就要在工作中不断分析问题加以改善，并且与时俱进，应用科技手段增加工作效率。

参考文献

[1]王梅.市政工程档案收集与管理中存在的问题及对策[J].陕西档案，2017（4）：35-36.

[2]董楠.新时期文书档案管理服务创新的紧迫性与策略[J].科技展望，2016，26（4）：246.

[3]关山林.科学管理提高企业档案管理水平[J].现代企业教育，2012（05）.