数字化管理人事档案若干问题的思考

刘爽

摘 要：结合干部人事档案数字化管理的实际，探索在安全的管理干部人事档案的同时，加强档案管理人员的思想政治教育，采取有效地安全保护措施，更好地提高工作质量和工作效率，确保工作的准确无误，科学高效的完成人事档案的数字化工作。

关键词：数字化管理;人事档案;优势

干部人事档案的管理核心是确保人事档案材料的真实性、可靠性。只有真实、可靠的档案信息才能为组织人事部门提供更加科学的决策依据。近年来，我国曝光的个别党员干部档案中出现了涂改造假等现象，改年龄，造假学历，对社会的影响极其恶劣。这些事件的出现，也体现出了档案管理人员的政治素质不高，职业道德严重缺失，也体现了干部档案管理中存在着一定的安全漏洞，为了解决这些安全隐患，更好地提高档案管理的水平，数字化档案管理已迫在眉睫，是当前的主要趋势。数字化的档案管理，才能提高人事档案的管理和利用水平。但是数字化管理还面临着许多问题，需要我们进一步的研究和解决，这样才能更好地使档案数字化管理。

在市场经济环境的影响下，传统人事档案的管理模式已经越来越无法与当前的人事管理工作相适应。在当前的信息时代的环境下，网络已经成为人们工作、学习和生活中不可或缺的工具，人事档案的管理，也必须运用网络信息技术来推动和加快数字化人事档案的发展。才能更好地为档案的管理者和使用者提供更加便捷和高效的档案信息服务，有效地提高人事档案管理工作的使用效率，更好地发挥出人事档案的价值。

1 数字化管理人事档案的优势

1.1 可以有效地保护纸质板档案，有效地缩短查找档案的时间

在数字化管理人事档案工作中，通过扫描档案来实现档案的数字化管理，并将扫描的人事档案上传到计算机中，形成电子版的人事档案，这样不仅仅实现了对纸质版档案的有效保护，而且还扩大了人事档案的使用范围，为相关工作人员对人事档案的查找、更新提供更多、更便捷的途径。

1.2 电子存储，有效防止涂改

纸质版档案经过扫描后，形成的电子版人事档案，在日常使用中，有效地保证纸质版档案的安全。数字化管理人事档案，可以实现对档案信息的有效备份，确保了数字化档案与纸质版档案信息的一致性。在对人事档案进行处理的过程当中，必须分批次进行处理，对于要修改的档案，要经过多位领导审核批准后，方能修改。这样有效地保护了人事档案。

1.3 实现数字化管理，有效降低工作强度

在传统的人事档案管理工作进行中，不仅需要花费大量的时间精力整理和归纳档案，若是某一环节出现失误，无法确保整体档案管理工作的实际效果。但是在档案管理中引进数字化技术的科学应用，能够结合数字化技术的应用构建完善的档案管理系统，有效缩减管理工作中一些并不是很重要的环节，也就是有效降低管理工作人员的工作强度，同时有助于提高档案管理工作水平和效率。

1.4 应用数学化模式有效实现档案共享，便于收集档案数据与资料

随着经济和科技的不断发展与革新，数字化技术的应用在社会很多行业中有着普遍的应用，结合数字化技术的应用创建合理的数字化模式，在人事档案管理工作中通过数字化模式的应用有效实現不同部门及不同部分的档案之间的共享。毕竟不同部门的工作职责和工作任务是有明确划分的，所以结合数字化模式的应用便于收集不同部门及不同部分的数据与资料，同时还能及时发现和掌握人事档案管理的最新动态，当人事档案数据出现失误的时候还能够应用数字化管理技术进行更新和修正，确保人事档案的真实性和完整性。

2 数字化管理档案面临的问题和解决办法

2.1 加强事业单位人事档案的管理意识

在当前数字化人事档案建设进程推动过程中，需要全面地提高数字化人事档案管理的意识，加快数字化档案管理理念的转变，在实际的工作中，能够严格地按照相关要求，更好地将人事档案的信息实时更新，强化对数字化人事档案的监督，为数字化管理人事档案奠定良好地基础。尤其是应当加强档案管理工作人员专业知识与技能的培训，组织管理人员参与专业技能培训活动，增强管理人员对数字化的全面认知，不断提升管理人员的工作水平，才能有效保障数字化人事档案管理的实际效果。

2.2 建立健全大型的数据库

在数字化人事档案管理的推进过程中，根据各个单位的自身情况，对纸质版人事档案内容进行编辑，并通过建立完成的人事档案数据库，将人事档案的信息转换成数字化的形式，导入到电脑中，实现纸质版档案与数字化档案信息一致性。建立健全人事档案信息的管理系统，是由前台与后台操作系统共同组成的，前台的系统主要为工作人员提供档案信息的完善与修改工作，这样可以保证档案信息的录入与存储的完整性。后台系统则用于信息的检索与查询。在人事档案信息数字化建设的过程中，大型的数据库建立是必不可少的硬件基础，实现信息的载入与存储，为人事档案的管理工作提供更加便捷的途径，可以更加全面的提高人事档案信息的管理。

2.3 建立健全人事档案管理的安全机制

为推进人事档案数字化管理的建设进程，应有完善的安全管理机制。事业单位的人事档案会涉及很多的保密信息，档案的管理人员应根据需求，对档案管理的安全系统进行健全，积极做好档案信息的备份工作，保障人事档案存储工作的安全性。同时，要对档案管理人员进行法律法规的教育工作，要意识到工作的重要性。数字化管理档案，要使用互联网，所以必须利用安全防护措施避免第三方攻击，避免信息的泄密问题，要严格按照相关的要求使用电脑。加强人事档案管理数字化建设，结合数字化技术和信息技术构建完善的档案保护系统，并安排专业技术人员做好网络维修工作，确保系统的安全和稳定运行，同时需要严格要求工作人员依据相关法律法规进行人事档案管理工作，实现数字化人事档案管理的安全性和时效性。

2.4 提高人事档案管理人员的素质

数字化管理人事档案水平的高低与档案管理人员的素质有密切的关系。档案管理人员中年龄普遍偏大，对于新的知识接受能力偏低，尤其是对数字化档案管理模式的认知不够清晰，这对数字化人事档案的管理工作带来了很大的影响。因此，要注重对人事档案管理人员的业务培训工作，要经常开展计算机使用的培训，使档案的管理人员能够准确地掌握计算机的相关知识，并且能够灵活地运用到档案的数字化管理中，从而提高数字化管理档案的效率和质量。

3 根据工作实际，制定档案数字化管理的相关规章制度

为了防止工作中出现盲目性、随意性。结合工作的实际，从管理档案、业务培训、技术指导三方面提出并完善人事档案数字化标准的规范体系，以确保电子档案信息的采集、存储等方面工作能够有章可循，职责更加明确，也确保了数据更加准确、真实、规范和统一。

数字化管理档案已经成为大势所趋，因此，事业单位更要重视人事档案的数字化建设，积极地转变观念，重视档案管理人员的培养，全面地提高人事档案数字化管理的水平，从而推动人事档案的管理工作。

参考文献

[1]李雪海.做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科学，2016，7（13）：140-141.

[2]王应解.基于数字档案馆的知识[J].北京档案，2008（1）：12.