中学档案管理的数字化发展对策研究

邬海波

摘 要：档案管理作为学校管理工作中的重要组成部分，在新的时代环境下也被赋予了新的工作内容和标准，并呈现出了新的变化和特点，不仅工作内涵更加深刻，工作内容和工作形式也越来越多样。随着信息时代的来临，各类信息技术被广泛的运用在了档案管理工作中，从而以其展现出来的强大的信息支撑推动了档案管理工作向着数字化、信息化的方向发展，确保档案管理工作实现质的飞跃。但相对来讲，我国对信息技术的应用并不成熟，加之专业人员、经费运转等方面的不足导致档案数字化建设工作一直并未取得太大的进展，困境依然存在。对此文章就详细的论述了数字化发展的价值，分析了档案管理数字化建设工作中出现的一些问题并提出了对应的举措与建议。

关键词：档案管理;数字化发展;价值;存在的问题;建设对策

1 引言

在信息大爆炸的时代，信息技术、网络技术被广泛的运用在了社会各个领域中，尤其是对于工作量大、内容复杂繁琐的档案管理工作而言，数字化建设是其发展的必然方向。在该项工作中，它运用计算机和信息技术，将各类档案资源予以广泛而深入的收集和长久的保存，同时还可以更好的保证资源及其完整性和真实性，并以其便捷性不断的延伸档案发展空间、查阅方式，拓展其发展方向。中学档案管理是对学校在发展历程中教书育人的发展轨迹、教研过程和取得的成果的真实记录，它能够为学校教学工作的进一步发展、教學方向的调整都有着极大的参考性价值。尤其是在教育领域中，随着素质教育的持续推进，中学档案资料更加复杂和多元，单凭传统的人为操作模式已经无法再满足的真实的需求了，迫切需探索和寻找新的方法和途径来提高档案管理工作的质量和效率。在此背景下，档案管理数字化建设迫在眉睫。

2 数字化发展在中学档案管理中的价值

档案管理的数字化建设是依托互联网及其他信息技术、软件、平台等，它所产生的档案就是我们通常所讲的电子档案。这种档案类型打破了传统的、单一的文字、纸张等的限制，档案资料的形式载体、传播的途径都呈现出了多样化的发展特点，比如多媒体功能将声音、影像、视频、文字融合在一起的多媒体信息形式。而这些工作的完成都是依托于计算机的，只要计算机内部存储空间足够大、网络足够安全就能确保档案资料的完整、真实与完全。

另外，学校是一个特殊的场所，档案的种类、数量也会随着学校改革的持续发展而逐渐增多，信息也更加复杂化，收集和整理起来是相当困难的。一旦在这个过程中出现了部分人为性的失误就会造成巨大的损失，会影响馆藏档案的价值，甚至会影响学校乃至一个学生的前途。而数字化就可以通过多媒体和网络来收集电子档案，确保档案的准确率。

最后，档案管理工作实际上一项服务性质的工作，在当前大数据环境下，中学档案管理工作的内容逐渐丰富起来，绝大多数是由于档案用户的需求呈现出多元化特点，涉及的范围包括教育教学、科研管理、基础建设、校园发展情况、文化宣传、进修、深造等方面，不再是单一的学生管理和学校管理所需要的一些基本信息。如想及时、快速而准确的查询或使用到所需要的档案资源，就需要更加快捷的方法和平台，数字化建设无疑解决了这个问题。管理人员只要按照单位或用户的需求、结合基本信息进行线上操作，就会快速的查询到所需档案，省时、省力，也提高了工作效率和档案的利用率。

3 中学档案管理数字化建设面临的困境

3.1 缺乏正确的思想认知

档案管理工作一直不被人们所重视，是一类简单而轻松的文职类工作，从而忽略了它在学校发展过程中所产生的重要作用。另外多数的教师都将侧重点放在了“教学”“教研”这些与自己利益紧密关联的活动中，自然就会投入更多的精力和时间，对于数字化建设始终保持着不作为的态度，认为该项工作是档案管理室的职责，建设与否也是取决于校长的态度，因此既不支持，也不反对，导致数字化发展缺失了有力的环境和氛围。也正是档案管理工作的地位和作用的被弱化、边缘化，使得管理队伍也无法产生创新的意识和动力。

3.2 缺乏科学的管理机制

学校管理工作侧重于基础性的教学管理和学生管理，在档案管理数字化建设中的投入是有限的，基础设施性能老旧，比如最常见的就是计算机及使用的软件，都已经使用多年了也未维护或者更新，拖慢了工作效率，部分软件内存过小，已经无法支撑网络新系统等;另外由于不受重视，档案数字化建设并没有归纳到整体发展战略中，也没有制定出科学的、有针对性的管理制度和体系来进行指导该工作的开展。这些都严重的制约了数字化建设

3.3 缺乏高素质的管理队伍

档案管理工作的专业人员短缺，同时多数管理人员都对网络化信息技术的接触较少，学习不深入，熟练程度也不高，管理起来较为困难，即使有最先进的现代化设备，没有专业人员操作和技术支撑，它们也得不到有效的利用，档案管理的数字化建设依旧无法正常运行。

4 加强中学档案数字化建设的措施与建议

4.1 积极转变管理思想

档案管理的数字化建设是需要大家共同配合和支持的。因此学校要加大对该工作的宣传力度，包括档案管理的内涵、内容以及数字化建设的作用等。比如综合参考数字化建设的要求、档案管理工作的实际特点，在学校内部建立多元的宣传途径。学校的公告栏、广播、电子滚动屏以及内部局域网、教职工微信群等都是最好的宣传平台与载体，这样教职工都能意识到它的重要性，并从思想根源上自觉地去支持、参与、配合工作的开展。

4.2 切实加大技术支持

学校有着大量的资料和信息需要同时存储，为了信息资源的安全性，也需要将其进行传输和备份，但每个存储软件都具有一定的存储空间，一旦超出了这些空间范围，都会影响管理工作，而计算机技术中的文件压缩技术则有效的解决了这个难题，应该被广泛的运用。其次，现阶段应用最广的是数据库技术，因此在档案管理中也需要大型集中数据库系统来对所有的档案信息进行收集、整理和归纳、存档。

4.3 积极落实队伍培训

学校要意识到管理人员的重要性，要针对数字化、网路化的建设要求来培养管理人员。比如定期组织档案管理专项讲座活动，让管理人员积极参加，从中学习新的档案管理知识、技术和管理理念，以适应更新速度较快的科学技术，提高从业人员对分析、判断、实践和应急能力。同时要委托或者聘请、邀请信息技术领域的专家、教授来学校进行现场指导教学，向管理人员传播信息技术方面的知识和操作技能，同时要通过上机考试的形式来检验他们的学习成果，有错误的地方，这些专家就会一一指出，由此管理人员的信息素养也会得到培养与发展，那么在具体的工作中才会游刃有余的发挥自己的智慧和能力，尤其要注重数据恢复和病毒防范方面知识和能力的培养，为数字化建设奠定良好的基础。

5 结语

档案管理数字化建设是档案管理工作发展的必然趋势，只有符合时代发展规律和特点的档案管理工作才能为学校的改革与发展提供更加全面、真实和系统的参考资料，指引着学校向着正确的方向发展。因此学校要重视档案管理数字化建设工作，并通过多样的举措来开启档案管理工作的新局面。

参考文献

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[2]杨亚平.中学档案管理的数字化发展路径探析[J].办公室业务，2017（17）：117.

[3]李翠松.中学档案管理数字化建设面临的困境及对策[J].办公室业务，2019（10）：162-163.