事业单位档案归档文件整理工作探究

摘 要：档案归档和文件整理一直都是事业单位档案管理工作中的重要部分，其主要是整理、分类和保存具有参考利用价值的文件并且处理其中没有价值的文件，便于后期进行查阅和使用。因此，针对此工作的主要目的和意义，结合其不同内容，总结档案归档和文件整理工作时需要遵循的原则，提出了相应的工作策略，以供参考。

关键词：事业单位;档案归档;文件整理

1 引言

档案是通过科学归档工作之后的文件材料，而档案管理工作是事业单位中的基本工作内容，以其中的档案整理工作为例，就是通过科学的文件整理方法开展上述文件材料的分类、整理与编号和归档等工作，分析和保存其中有价值的档案，并剔除或销毁其中没有价值或者是通过审批之后的档案。通过上述档案归档文件整理工作，可以分类处理不同内容和性质的文件，保证归档文件应有用途的发挥。

2 事业单位档案归档文件整理的主要目的及意义

事业单位在长时间运营管理中的各类重要文件数量也在不断增多，在这些文件当下发挥业务指导作用的同时，还可以通过保存归档来体现出历史机制，便于后来的使用人员查看。在档案管理工作中，归档文件整理工作就是对上述文件资料进行整理和分类，便于后期查阅和使用时更加便捷，提升档案管理工作效率。总结目前事业单位中的档案文件内容，主要包括综合类、组织人事类以及业务类等。其中的综合类就是事业单位之间的来往公文、上级下发的通知和给予的批复、业务指导等内容。组织人事类文件就是人员任命、调动以及辞退等类型的公文。业务类则主要与单位日常经办业务相关的资料文件。

3 事业单位档案归档文件整理的原则

1）归档文件整理规则。在事业单位中开展档案归档文件整理工作时需要严格执行《归档文件整理规则》中的档案归档和文件整理方法来开展此工作，此规则中的文件整理指导方法比较具体，有利于提升档案管理工作效率。比如将相同事件的资料整理在一起，在文件整理时按照档案纸张编目开展，而且不能对原有文件材料的顺序进行改变。此外，针对事业单位开展各项会议学习活动而产生的档案资料，由于这些资料可以反映事业单位的发展特点和面貌，因此可以结合其产生特点和规律进行文件整理，便于保证活动的完整性。比如针对某项会议或活动的相关文件资料，需要保证其所有资料的完整性。而且针对其中的正文、批复以及请示和附件等内容也需要保证其文件内在的联系来进行整理。或者是在文件整理时要结合其初稿、讨论稿以及定稿等顺序进行排列等。

2）档案保存整理原则。基于上述对事业单位中档案文件内容的介绍，由于这些文件资料相互之间存在一定的联系，可以展示事业单位的发展特点和面貌，因此在开展档案归档和文件整理时，需要结合这些文件之间的关系进行整理，保证经过整理的文件资料可以反映其不同的时间、内容和形式，以及体现各项活动所形成的特点与面貌。这就需要在文件整理时不能拆分保有历史基础上的卷案，结合历史整理和检索成果对已经整理的卷案原状进行保存，还要改动和纠正整理错误或不当的文件资料等。

3）保管和利用的原则。在档案归档和文件整理工作中，不仅需要保证按照一定的顺序进行文件整理并保证文件资料的完整性，同时还要确保整理之后的文件资料便于后期保管和使用，发挥文件资料的作用。在此过程中需要深入挖掘其中部分文件资料的价值，结合现代信息技术等进行文档资料的计算机检索，便于对分散在不同类目中相关的资料或同一问题的档案信息进行快捷检索。同时也剔除其中失去研究价值的文件。

4 事业单位档案归档文件整理工作开展策略

1）文件整理方法。一是分卷整理方法。按照相关整理法律条文规定，区分事业单位档案资料中有保存价值的文件，结合不同价值来区分其不同的保管期限，在此基础上开展分卷整理。二是按照文件性质进行整理。针对事业单位中不同的党务文件或行政文件等档案资料，可以采取分别立卷保存的方式进行区分整理。三是按照不同年份进行整理。针对事业单位中的档案具有数量多且周期长的特点，可以结合不同年份进行整理，也就是将同一年份的档案文件资料一起立卷。四是对加密发文件和普通文件进行区分。也就是按照不同的整理标准对加密文件和普通文件进行整理，确保加密文件内容的机密性，防止出现文件内容泄露。五是针对其中的特殊載体文件来说，在文件整理时还要注意保护文件的完整性，统一整理归档特殊载体的文件。

此外，针对上述不同文件内容的事业单位文件来说，一是针对综合类文件，其使用频率较低并具有较强的时效性，可以按照年份进行文件标注，整理文件中的关键词和特征，便于后期进行查找。二是针对组织人事类文件来说，可以按照员工的入职年份进行初步整理之后再进行细节上的调整。三是针对业务类文件来说，其具有较高的使用频率和较多种类和数量，可以按照年份进行整理，尤其针对其中的使用规范相关文件，需要妥善保管其中涉密的文件，防止丢失。

2）档案归档方法。一是在档案分类过程中，首先要进行档案实体的分类，主要是解决档案资料的不同来源、时间、内容、形式等特点将档案信息划分为不同层次，不同层次的档案信息形成不同的类别体系。也就是通过分层管理的方式来整体文件资料，通常将其分为以下三个层次：第一个层次就是国家级的层次，针对此层次的档案资料需要结合不同的历史属性、专业属性、地区属性以及级别属性、形成属性等进行分类。第二个层次就是对档案室内的档案区分全宗。第三个层次就是按照相应的标准对全宗内的档案进行分析，具体依据就是档案资料的来源、时间和内容，在此基础上形成系统化的档案卷整理体系。二是在档案整理工作中，按照具体化和有序化的原则开展档案整理和保管工作，便于按照一定的原则进行档案查阅。在此过程中还要做好文书处理工作，补充其中的遗漏部分来保证其完整性。三是开展档案编目工作，就是对归档按文件进行相应文件号、责任者、题目以及时间和页码等信息的标注，在上述标准的基础上开展档号编制，而且此档号中需要包括档案资料的全宗号、类别名称、案卷号、卷盒号以及保管期限等。

3）信息化的档案归档文件整理方法。随着目前信息技术的快速发展以及计算机技术的普遍应用，在事业单位中开展档案管理工作中也普遍应用计算机及其信息化技术来提升档案管理工作效率。比如可以通过计算机的应用对事业单位中所需要的各种文件进行下载和使用，同时采取信息化的管理方式开展文件整理和档案归档工作。还可以应用计算机对各种档案资料进行电子化的转换，然后基于电子档案时间、部门以及来源的不同进行分类、传递以及保存管理。此外，通过信息化档案管理方式可以实现档案实际储存空间的扩大，同时也实现资源的节约，可以将节约的空间改造为其他活动场所，活跃事业单位的工作气氛。

5 结语

事业单位中的档案归档和文件整理工作战线单位发展特点以及面貌，而且随着时间的发展，各种档案资料的类型和数量也在不断增长，增加了档案管理工作难度。因此，档案管理人员需要结合一定的原则开展档案归档和文件整理工作，还要结合文章中提出的方法来提升工作效率，做好对各种文件资料的保管工作，便于后期查阅和使用以发挥其自身价值。

参考文献

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[3]谢长英，王九志.关于档案整理工作的点滴思考[C].2017-2018年甘肃省档案学会年会暨学术研讨会论文集.2018.

[4]晓英苏.浅谈如何做好事业单位档案管理工作[J].2020.

作者简介

于洪洋（1976-），男，汉族，河北黄骅人，大专，河北省委党校函授学院，馆员，现就职于河北省海兴县社会事务局，研究方向：档案管理与应用。