浅谈人事档案信息化建设

摘 要：随着现代人事制度不断改革，人才管理变得越来越重要，人事档案是人才管理过程中的重要内容之一，记录了人员的工作经历以及参与的各种实践活动，充分体现出人才的能力、特长等，是重要的人才信息资源。新时期人事档案管理逐渐朝信息化方向发展，本文对人事档案信息化建设面临的问题和对策进行分析，旨在提高人事档案管理水平。

关键词：人事档案管理;人才管理;信息化建设;问题;对策

新经济时代，为了更好地适应现代社会发展，人事档案管理必须要逐渐实现信息化发展，借助计算机信息技术对人事档案进行分类、整理、存档，以便人才工作岗位发生变化时需要对人事档案进行调动。人事档案管理具有很强的完整性，而且是一个持续性的工作，需要不断更新，随着一个人的工作经历越来越丰富，其档案内容也越来越完善，采取信息化管理手段替代传统的纸质化档案，可以确保人事档案的科学性、准确性，从而提高人事档案的利用率。

1 人事档案管理信息化建设的意义

如今我们正处于信息化时代，工作生活方式都发生了很大变化，信息化技术和智能技术的应用，让人们的生活变得越来越便捷。在企事业单位的发展过程中，信息化技术的应用也很普遍，人事档案管理信息化就是一个重要体现，以前人事档案管理相对滞后，主要采用纸质档案，人员流动变化频繁，人事档案信息复杂、琐碎，在对档案进行利用时也比较缓慢。引入信息化技术之后，人事档案管理也变得越来越方便。总体来讲，人事档案管理信息化发展的意义主要有以下几个方面：

1.1 提高档案管理效率

传统的人事档案管理受限于技术、设备、人员水平等因素，管理流程复杂、管理的信息比较混乱，而且工作量大，耗时耗力。档案管理信息化建设可以彻底改变人事档案管理流程，通过计算机信息技术、设备等对人事档案信息进行查询、管理，大大提高了档案管理效率，而且档案的利用率也更高。

1.2 实现人事档案信息化资源共享

人事档案是人力资源管理的重要基础，在人事档案中记录了人才的基本信息、工作经历、成就等内容，加强人事档案信息化建设，有助于推进档案资源数字化和标准化发展，档案信息资源的共享也更加方便，通过专门的人事档案信息网络可以实现信息共享，在人才调动、人力资源管理方面有很大的作用。

1.3 提升档案安全水平

以前的人事档案一般都是纸质载体，这些档案直接关系每个人的职业发展，纸质档案在长期存放过程中容易受损，比如受潮，或者反复打开封装等，对档案的损害较大。档案信息化建设之后，反而有利于对档案进行保护，减少了纸质档案损毁带来的损失。

2 人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1 基础设施不足

人事档案管理信息化建设的基础是计算机设备、通讯设备、信息存储设备等，为了实现人事档案信息化管理，必须要配备充足的基础设备作为技术支持，但目前很多基础设施的配备还不够完善，限制了人事档案管理信息化建设与发展[1]。

2.2 人事档案材料不完整

人事档案的完整性决定了档案的利用价值，目前有的人事档案内容不完整，对人才挖掘和管理造成了一定影响。比如职工的履历表、学历学位、职称、奖惩经历等材料不完全，填写的项目不完整。出现这一问题的主要原因是档案管理人员的责任心不强，没有及时收集和整理各个员工的档案资料，对于收集来的资料也没有及时进行鉴别归档，对档案内容的审核不严格，导致档案内容残缺。

2.3 档案管理人员综合能力水平不高

随着时代的发展，档案行业的要求也越拉越高，尤其是在信息化时代，档案管理必须要与时俱进，档案管理人员要学习新技术、新方法和新理念，然而现实情况是单位的管理人员综合能力水平还远远达不到档案信息化管理的要求，有的档案管理人员思想理念陈旧，没有认识到新时期档案管理的发展趋势，所掌握的档案信息化技术不多，所以影响了档案管理信息化发展。

3 人事档案信息化建设途径

3.1 加强对档案信息化建设的重视和支持

第一，要提高对档案信息化建设的认识，从思想上重视人事档案信息化发展，对传统的管理模式进行改变，而且要在单位内部进行宣传和推广，对档案管理信息化建设的重要性进行讲解，让档案管理部门和相关人员逐渐转变观念，提高档案管理水平。

第二，要加强对人事档案管理的支持，尤其是在信息化基础设备的配备方面，只有给予足够的支持，配备充足的设备，才能提高人事档案管理水平。单位要给予档案信息化建设更多支持，加大资金投入，引进先进设备，与时俱进，对档案信息化设备进行更新换代，同时要制定完善的网络信息化管理系统，促进档案管理效率不断提升[2]。

第三，提升人事档案管理服务意识。人事档案管理工作不仅仅是对档案信息进行整理、归类和利用，还需要深入挖掘档案信息，发挥档案信息的价值。所以，要进一步提高人事档案管理服务意识，使人事档案管理从单一的档案职能转变为具有较强综合服务职能，真正发挥出人事档案的作用。

3.2 人事档案管理工作要制度化、标准化

由于当前一些人事档案内容不完整、不标准，则大大影响了人事档案的利用效率。随着人才的调动、人力资源管理模式的改变，人事档案管理要求也发生了很大变化，要将档案管理看成一项专业性、政治性、机密性很强的工作，制定完整的、规范科学的人事档案管理制度和标准，结合信息化管理要求，对人事档案的格式、内容等进行规定，从而保证人事档案管理的规范性。

3.3 加强档案管理人员培训教育

档案管理人员的综合能力水平不高，是目前人事档案管理存在的重要问题，信息化时代，档案管理人员必须要提高自己的综合能力水平，才能保证档案管理工作质量。单位要加强对档案管理队伍建设工作的支持，一方面可以招聘新的档案管理人员，招聘懂技术、懂管理的新型技术类人才，提高档案管理信息化程度。另一方面，要对现有的档案管理人员进行培训教育，建立完善的檔案管理人员培训教育体系，不断提高档案管理人员的综合能力水平，实现更高效、更准确的人事档案管理工作[3]。

4 结语

综上所述，人事档案管理对于人才的开发、管理具有十分重要的意义，人事档案信息化建设是人事档案管理的发展方向，在新时代背景下，人事档案管理必须要结合时代要求，将人事档案管理和信息化技术有效融合起来，培养专业的档案管理队伍，从而不断提高档案管理工作效率。

参考文献

[1]赖文建.浅谈人事档案信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（09）：129.

[2]乔萌.浅谈新时期人事档案管理信息化建设策略[J].人力资源管理，2018（05）：313.

[1]张子义.高校合并后档案管理工作存在的问题与对策研究[J].法制博览，2019（35）：253-254.

作者简介

鲁玉忠（1978-），男，河北曲周人，本科，乐至县人力资源和社会保障局，档案馆员，研究方向：人事档案。