事业单位电子档案管理的现状及完善

云丽娟

摘 要：电子档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，对单位发展具有非常重要的作用，但事业单位应用电子档案的时间较短，在管理制度、资金投入、队伍建设等方面还存在较多问题，对开展电子档案管理工作造成了一定影响和制约。基于此，本文分析了电子档案的优势，指出了事业单位电子档案管理存在的问题，进而提出了几点完善策略，希望能为提升事业单位电子档案管理工作水平提供有益借鉴和参考。

关键词：事业单位;电子档案;管理策略

近年来，事业单位的信息化建设取得了显著成果，在档案管理方面实现了由传统纸质档案向电子档案的转型和发展。相较于传统的纸质档案管理模式，电子档案管理具有便捷、高效的特点，有利于提高档案管理工作的科学化、规范化水平，更好地发挥档案信息的服务作用。因此，积极研究事业单位电子档案管理的现状及完善策略，具有重要现实意义。

1 电子档案的优势

一是降低档案管理人员的劳动强度，提升档案管理工作效率。电子档案使档案管理人员从枯燥乏味的手工建档工作中解脱出来，直接利用计算机管理档案，变以往的“按卷归档、集中立卷”为“按件归档、整理立卷”，与此同时，还能利用计算机方便快捷地补充遗漏内容，实现查缺补漏，这就大大减小了档案管理的工作量，使档案管理人员能够将主要精力用于档案编研或对档案资源的二次开发上，有利于提升档案管理的整体业务水平。二是提高档案管理的保密性。在传统的纸质档案管理模式下，工作人员需要为查阅者提供整卷档案，不符合档案保密性要求，而电子档案可以实现按需查阅或调档，大大减小了档案信息泄密的风险。

2 事业单位电子档案管理的现状

1）相关制度不完善。我国事业单位电子档案管理普遍存在档案管理制度不健全的现象。部分事业单位的领导认为档案管理不能产生直接效益，不重视电子档案管理工作，疏于对电子档案管理有关制度的建设，也没有明确管理人员的具体工作内容或职责，导致档案管理无章可循，档案管理人员在工作过程中缺乏明确的标准、流程和方法，也没有明确的工作任务和目标，严重影响了电子档案管理的质量和效率。

2）档案安全问题。事业单位电子档案记录了单位发展过程中的一些重要机密信息，具有较高的保密性要求，倘若出现信息泄露问题，不但会影响单位自身发展，还有可能危及国家安全和社会稳定。电子档案管理是一柄双刃剑，其在提高档案管理效率、规范档案管理流程的同时，也使档案管理面临着黑客、病毒等威胁。事业单位的电子档案管理工作涉及档案收集、传输、保管等活动，其中大部分档案活动需要在计算机网络环境下进行，虽然事业单位的电子档案管理系统普遍安装了防火墙，但依然不可避免地存在各种各样的漏洞，这给不法分子利用非正常手段入侵档案系统提供了可乘之机。特别是随着信息技术的不断发展，黑客技术也在不断更新，网络攻击的手段和方式层出不穷，对电子档案的安全造成了巨大威胁。

3）管理投入不足。電子档案管理工作需要现代化技术和设备的支持，如核心机房、网络应用系统、数字室采集系统等，而受领导缺乏重视、财政经费不足等因素的限制，很多事业单位没有投入足够资金用于档案管理信息化建设，导致单位的档案管理设备陈旧、落后，部分单位甚至还在使用盗版软件和系统，极大地增加了电子档案管理的风险。

4）队伍建设滞后。电子档案管理人员是档案管理工作的实施者，其综合素质高低直接影响着单位电子档案管理工作的水平和质量。但就目前而言，事业单位电子档案管理工作普遍存在档案管理人员综合素质低下的问题，例如，部分事业单位的电子档案管理人员没有接受过系统的职业培训，缺乏熟练操作电子档案管理系统的能力，在工作过程中经常出现操作失误的现象;部分事业单位的单子档案管理人员缺乏良好的职业态度和责任心，工作敷衍了事，自我约束能力不强，没能很好地履行自己的工作责任和义务。

3 事业单位电子档案管理的完善

1）完善档案制度。针对当前事业单位电子档案管理工作存在的问题，首先要着手建立健全电子档案管理制度，通过制度形式明确界定档案管理人员的工作责任与义务，为开展电子档案管理提供标准和依据，促进电子档案管理工作的规范化、体系化发展。电子档案管理制度应对电子档案的制作、审核、传递、归档、收集、整理、保存等环节进行明确说明，详细确定相应的工作准则与要求，为规范有序开展电子档案管理工作提供保证。此外，还应建立健全有关监督机制，对档案管理人员的工作进行监督和约束，确保有关人员严格依据规章制度开展电子档案管理工作。

2）强化安全管理。电子档案管理工作中的风险是客观存在的，但事业单位可以采取一定的风险规避措施，尽可能降低风险发生的概率，减少风险造成的损失。首先，事业单位要引进先进的电子档案管理系统，使用正版杀毒软件，并定期对系统软件进行升级，增强抵御黑客或病毒攻击的能力。其次，事业单位应制定必要的数据保护策略，如采取数据加密、身份验证、写保护、双重备份等措施，减小档案数据被不法分子窃取、篡改或破坏的风险。再次，事业单位应制定专机专用制度，对重要档案内容进行严格保密和监控，尤其是对于绝密档案要严格限制使用时间及范围，并设置相应的访问权限，防止档案中的私密内容外流。

3）加大资金投入。电子档案管理工作的平稳运转离不开高质量的档案管理软硬件设施，因此，事业单位要积极争取当地政府的财政支持，加大在档案信息化方面的资金投入力度，引进技术成熟、性能稳定的数字化档案管理设备，如计算机、扫描仪、刻录机等，同时配备正版、先进的档案管理系统和软件，改善电子档案管理的软硬件环境。有条件的单位可以结合自身工作实际，研发与本单位业务工作相配套的电子档案管理系统，实现对电子档案的标准化、一体化管理。

4）加快人员培训。首先，事业单位应高度重视对管理人员的培养工作，定期或不定期地组织档案管理人员参加各种形式的继续教育活动，不断学习先进的档案管理理念和知识，掌握档案数字化的标准、规范和基本操作技能，逐渐提升档案管理人员的专业技术水平。其次，事业单位要加强对档案管理人员的职业道德教育，端正档案管理人员的工作态度，增强档案管理人员的责任意识，使之严格依据《档案法》、《保密法》等法律法规及规章制度开展电子档案管理工作，促进事业单位对电子档案管理工作的规范有序开展。

4 结语

综上所述，本文以电子档案的优势及事业单位电子档案管理的现状为切入点，从完善档案制度、强化安全管理、加大资金投入、加快人员培训等方面，详细论述了事业单位完善电子档案管理的策略，多角度入手，旨在提升事业单位电子档案管理水平，更好地发挥档案服务单位发展的积极作用。

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