机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究

徐瑜

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，以及机关事业单位的不断发展，人事情况也发生了相应的变化。过往传统的人工管理方式已无法更好地满足人事档案信息化管理现实需要。快速发展的信息技术，为人事档案信息化管理创造了良好条件。本文分析了机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题，并提出了像一个的解决策略。望能够给相关工作人员带来一定的启发。

关键词：基层档案管理;作用;信息化管理;途径

收集、整理、归档等是基层档案管理常见的工作内容[1]。随着基层事业的不断发展，所产生的档案信息数量逐步增加，过多地依靠人工档案管理方式，将严重影响到档案管理工作效率与质量。基层档案管理在实现信息化过程中，也遇到了诸多问题。以下内容结合信息化管理中存在的问题，阐述了档案管理信息化管理途径。

1 机关事业单位人事档案管理信息化管理作用

首先，提升档案信息利用率。随着机关事业单位的快速发展，所产生的数据量逐步增加，数据规模逐步扩大。而过往传统的档案管理方式无法充分挖掘各类信息的潜在价值。通过将信息技术引入机关事业单位档案管理中，方便了档案管理者结合现实需要，积极调取档案信息，挖掘各类档案信息间的联系，并将档案信息的最大价值充分发掘出来，进而大力提升了档案信息利用率。

其次，提升档案管理效率与质量。随着数据量的增加，借助信息技术，档案管理人员可以快速地进行档案资料收集、整理、归档与保存等各种操作。这不仅提升了档案管理效率，也将更多地劳动力从繁琐、繁重的档案管理中解脱出来，进而降低了劳动成本投入。从管理质量来看，借助计算机技术，将人工档案管理中存在的工作失误率降到最低，进而提升了档案管理质量。

2 机关事业单位人事档案管理信息化管理问题

2.1 档案信息利用率有待提升

尽管诸多的机关事业单位人事档案管理人员认识到了档案信息化管理的重要性，并逐步加入到档案管理信息化建设中，但是在实际的信息化管理建设中，单位却缺乏较为先进的运行机制[2]。比如，我国机关事业单位类型较多，且每个单位的实际情况均具有差异性。在制定人事档案制度规范时，各个单位往往结合单位实际情况制定工作规章制度。这在一定程度上导致不同地区、不同部门间在进行人事档案信息共享时，缺乏统一标准，影响到最终的信息共享质量，以及人事档案信息的整体利用率。此外，由于人事档案管理人员缺乏开发意识，无法将人事档案信息的应有作用激发出来。

2.2 档案管理人员的专业素养有待提升

首先，信息技术水平是机关事业单位人事档案管理信息化顺利进行的技术保障。在实际的工作中，由于基层档案管理人员的专业素养有限，在利用信息化管理设备或者软件时，无法将设备与软件的最大价值发挥出来。其次，作为管理人员，未结合实际情况，及时更新与优化档案管理设备。最后，作为档案管理人员，由于缺乏明确的职业规划，极易因个人原因频繁调动或者跳槽，工作在交接过程中缺乏明确性，使得档案的保密性与完整性受到极大影响。

2.3 缺乏科学规范的档案管理制度

在机关事业单位人事档案信息化管理中，很多单位缺乏较为科学合理的档案信息化管理规范，导致档案管理工作权责不明，或者缺乏明确的工作安排，使得管理质量与效率受到很大影响[3]。此外，缺乏高质量的档案管理制度，使得电子档案信息的能安全性受到很大影响。比如，档案管理人员因缺乏高水平的专业素养，在工作中篡改或者泄露档案信息，影响到电子信息的安全性。

3 机关事业单位人事档案信息化管理途径

3.1 加强信息化基础设施建设

高水平的基础设施是信息化档案管理工作顺利进行的物资保证。换而言之，缺乏健全的基础设施，将会直接影响到基层档案信息化管理质量与管理效率。为此，机关事业单位需要逐步提升基础设施建设力度。具体措施如下：首先，提升硬件设备质量。扫描仪、电脑等是档案信息化管理不可或缺的关键性设备。因此，企业需要加大资金投入，结合档案信息化管理需要，购置性价比最高的硬件设备。其次，提升软件设施水平。信息化管理系统、安全软件等是档案信息化管理中所需的软件设备。单位可以购置软件系统或者结合自身需要自行研发软件系统。最后，加大档案信息安全管理力度。单位需要及时将档案信息备份，防止档案信息缺失影响到管理工作的顺利进行。

3.2 建立科学完善的档案信息化管理制度规范

首先，机关事业单位需要结合档案信息化建设需要，建立完善的管理规范，并将档案管理中的权责明确清楚，使得每个人都能够清晰地知道自身所负担的责任。其次，加大档案信息化管理制度的执行力度。作为档案管理人员，需要严格按照制度规范展开具体操作，防止因个人失误影响到档案信息的安全性与完整性。再次，加大档案信息管理工作监管力度。监管人员需要全面检查档案管理人员的工作行为，一旦出现违规操作及时制止工作人员，并纠正其工作行为。最后，制定相应的奖惩措施。对于表现优异的档案信息化管理人员，可以给予物质或者精神上的奖励，以此来激发出档案管理人员的责任意识。

3.3 有效提升档案管理人员的综合素养

管理人员的综合素养直接影响到档案信息化管理质量。尤其，随着信息技术的快速发展，档案管理人员只有不断提升自身素养，方可以更好的满足档案电子化发展需要。具体措施如下：首先，基层单位需要结合档案信息化管理需要，制定出完善的人才选聘措施。在招聘环节或者人才调动环节，充分考察管理人员的档案管理知识、计算机知识等，并坚持择优录用或者择优调用原则。其次，制定健全的人才培养策略。企业需要结合档案管理信息化建设需要，定期不定期组织专业技能培训，以此来全满提升档案管理人员的综合素养。再次，企业可以聘请高专业技能的技术人员来为档案管理人员进行培训，使得档案管理人员能够将所学知识全面地融入到日常档案管理工作中。最后，档案信息化管理人员需要充分发挥主观能动性，结合工作中遇到的問题，不断完善自身不足。在实际的管理中，档案管理人员需要认识到自身的重要性，保证档案信息的完整性。

3.4 建立健全档案信息化管理安全机制

首先，机关事业单位需要建立起科学完善的档案信息安全机制，保证各项管理工作严格按照安全规范来进行。其次，单位需要提升档案信息化管理人员的安全意识，使其充分认识到档案信息安全的重要性，并提升自身的责任意识与安全管理意识。在工作中，档案管理人员需要严格把控人事档案信息收集、归档、处理等各个环节，保证各个环节的安全性。最后，单位需要制定健全的考核机制，保证档案管理人员严格按照各项制度规范指导自身的管理工作。

4 结束语

大数据时代背景下，越来越多的单位认识到信息技术与数据信息的重要性。对于机关事业单位人事档案管理而言，过往传统的人工档案信息管理工作，严重制约了档案信息管理工作质量与效率。为此，加大人事档案信息化管理就显得尤为重要。以上内容分析了基层档案信息化管理的重要性，并结合实际工作中面临的问题，提出了相应的解决对策。希望可以给相关工作者带来参考。

参考文献

[1]周远波.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].智慧城市，2019（10）：190-191.

[2]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].农家参谋，2019（12）：292.

[3]许兰香.浅谈大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].传播力研究，2019（8）：46+50.