信息时代高校档案管理创新思路的几点思考

马明

摘 要：信息技术的发展为院校档案工作的开展提供了一定的便利，在高校档案管理中应用先进数字化技术对提高档案管理的质量有重要作用。但是，高校档案管理人员在管理的过程中却依然出现了不少的问题，导致管理的效率难以提高，需要引起重视。以下本文就数字信息化背景下高校档案管理的创新思路进行具体的探讨。

关键词：信息时代;高校;档案管理

1 当前我国高校档案管理的现状及问题探析

1）高校档案管理工作的主动性不足。新时期数字信息技术的发展为我国高校档案管理工作提供了良好的基础，为提高高校档案管理效率和质量提供了可能，但是新时期对我国高校档案管理人员的服务质量也提出了新的要求。在经过一定量的调查之后就能发现，高校档案管理工作的主动服务能力是不足的，造成这种现状的主要原因其实是因为相关工作人员的工作理念并不是理解到位，致使数字信息化背景下的高校档案管理工作始终在实际的工作过程中处于一种被动的局面，在这种被动状态之下，虽然能够完成工作量以及工作目标，但是工作的效率以及质量都并非主动服务可比的[1]。

2）高校檔案管理工作缺乏创新精神。对于社会中的任何一项工作来说，创新都是非常重要的，因为只有创新行动和意识才能为社会工作带来活力，这对于现如今数字信息化背景之下的高校档案管理工作也是一样的。然而，就目前高校档案管理的现状来看，虽然不少高校已经开始启用信息技术来进行档案管理，但是信息技术和档案管理的融合还有待加强，并且高校在档案模式、管理体制创新等方面的意识仍然较为不足，在很大程度上限制了高校档案管理的发展，影响了新形势下高校档案管理创新的效果。

3）管理人员的专业素质有待提高。数字信息化背景下高校档案管理的效率和质量能够得到明显提高，但是要达到这一目的还要求高校档案管理人员能够具有更高的专业素质，能够胜任新时期高校档案管理工作。相对于过去的高校档案管理工作而言，新时期档案管理人员需要将更多的工作重点放在数字化信息技术的使用上来，也需要花费更多的时间在数字化信息技术上，这就要求管理人员能够具有较强的专业能力和专业素质，并且能够随着时代的变化而变化。但是我国高校在这方面还存在较多的不足。

2 信息化背景下高校档案管理工作创新的意义

1）提高管理的效率和质量数字信息背景下进行高校档案管理的创新可以减轻管理人员的工作压力和负担，提高档案管理工作的质量和效率，这是高校档案管理创新的重要意义。在过去的高校档案管理中，管理人员只能够依靠人力来进行档案的收集、登记和处理等，花费的时间较长，工作进度慢，还有可能出现各种各样的问题。而在信息技术的应用条件下，管理人员可以在网络平台中建立电子档案，一方面可以进行快速的资料信息收集和录入，节省大量的时间，一方面也可以更好地加强对档案文件的管理，提高工作的质量和效率。

2）促进高校档案管理的长远发展就目前我国高校档案管理的发展现状来看，随着信息技术的大力发展及其在各个行业、领域中的广泛应用，高校档案管理中也开始加强了对信息技术和现代化设备的重视和使用。但是在实际的高校档案管理工作中，只有少数现代化技术和设备得到了充分利用，也只有少数的参与人员会利用网络技术来进行有关信息的查阅，大部分使用人员依然选择传统的方式方法来进行信息的收集、查阅，这实际上就削弱了信息技术在档案管理中的作用，也影响了高校档案管理的实际工作效率和质量。因此，在这种情况下进行高校档案管理制度和方式的创新可以帮助高校档案管理真正跟上时代发展的步伐，获得更加长远的发展。

3）有助于实现资源的共享信息技术具有资源共享的特征，将数字化信息技术应用到高校档案管理中也可以帮助实现高校档案资源的共享，给使用人员提供了巨大的便利，也可以为高校的档案管理工作提供更多的方便[2]。在信息技术的使用过程中，高校不仅能够利用信息技术建立电子文档、快速搜集和整理文档和资料信息，还能够在网络上为使用者提供各种高校档案文件和信息，这样使用者可以跨越时空的限制进行网络信息资源的共享，能够大大提升高校档案管理的服务质量。当然，从这个角度上来看，虽然信息技术能够为高校档案管理提供良好的外在条件的，暗示它也有可能带来较多的信息安全问题，要求高校档案管理人员在利用信息技术进行档案管理时能够加强对这些问题的关注。

3 信息化背景下高校档案管理创新的策略

1）增强管理人员的服务意识新时期高校档案管理的创新不仅体现在制度和形式上，更体现在服务理念和行动上。社会是不断变化发展的，高校档案管理也是同样如此。在瞬息万变的现代社会，人们的需求一直在变化，只有满足使用者的使用需求，高校档案管理才能获得更好的发展。而要满足使用者的使用需求，就必须要求管理人员能够具备较强的服务意识，为使用者提供更加贴心和有用的服务。因此，首先，要求管理人员能够认识到新时期服务工作对于整个档案管理工作的重要性，增强管理人员的服务意识[3]。管理人员尤其是年轻的档案管理员必须知道提供优质的服务是档案管理工作中的重要内容，必须要提高服务的质量和效率;其次，管理人员需要加强对本职工作的重视，这样才能够真正提高管理人员的服务质量。就目前高校档案管理工作而言，大部分工作人员对档案管理工作产生了错误的认识，认为档案管理工作只是简单的收集和整理资料的工作，没有任何技术含量，也无法发挥任何实质性的作用。这种工作态度严重影响了管理人员的工作质量，也影响了管理人员的服务态度，必须要加以纠正，摆正管理人员的思想，提高管理工作的效率。

2）积极进行档案管理信息价值挖掘数字信息化背景下高校档案管理也要注重各种档案信息的价值挖掘，在档案管理信息化程度提升以及档案管理创新能够达成协调和一致下，高校也能在档案管理创新上有更多的空间。建议高校在大数据理念影响下积极进行档案管理信息价值的挖掘。依托具体的档案管理信息分析结果，高校也能更好进行档案管理方向调整，并帮助高校更好进行档案管理创新尝试。一旦档案管理信息的价值能够更为多元体现出来后，高校档案管理的内部创新环境也能逐渐形成，这也能帮助高校进行档案管理创新。

3）创新高校档案管理模式和方法数字信息化背景下要加强高校档案管理的创新还需要从管理模式和管理方法着手。在管理模式中，高校可以选择采用具体化分析管理方法进行管理，即根据本校档案管理中存在的问题进行具体问题具体分析，然后采取有效的措施解决该问题，从而获得档案管理的更好发展，提高档案管理的质量和效率。此外，在管理方式方法上，新时代下高校在进行档案管理时必须要依赖于信息技术，结合信息化手段和技术对本校档案资源进行管理，以便于节约企业的档案管理时间、降低管理成本，提高管理的效益。此外，高校档案管理过程中，如何创新服务管理形式是关键。高校管理人员可以就服务模式的多元化和创新方向着手，根据服务对象的特征采取有效的服务形式。

4 结束语

综上所述，信息时代背景下，高校档案管理必须要进行相应的创新，以实现档案管理的更好发展。但是就目前各高校档案管理的实际情况来看，其在不少方面还存在较多的不足，因此必须要求高校采取有效措施来创新档案管理工作，促进高校档案管理的更好发展。

参考文献

[1]田甜.数字信息化背景下高校档案管理的创新措施[J].新教育时代电子杂志（教师版），2017（12）：294.

[2]宋阳.目前我国高校档案管理工作问题分析及解决路径[J].潍坊工程职业学院学报，2015.4：26-28.

[3]王敏.信息化背景下高校档案电子商务化管理创新探索[J].兰台世界，2015.29：38-40.