浅议文书档案管理信息的电子化应用的优越性

靳军

摘 要：档案管理的一个重要组成部分就是文书档案，它是单位发展历程的记录者，它真实地反映着领导决策、问题处理、研究开发、基本建设多个方面的发展过程成果。事业单位通常都很重视文书档案的管理工作，但是传统的文书档案管理工作有着诸多弊端，例如太过依赖人力，效率比较低，劳动强度又很大，疏漏的地方多，不方便查询等。当下的企业，办公自动化的水平越来越高，企业借助着电子信息化改变了传统的工作方法和手段，收信息的收集和储存变得更加方便，是现代文书档案管理工作的重要发展之路。

关键词：文书档案管理;信息电子化;优点

档案管理工作中的重要组成部分就是文书档案管理，在文書档案管理工作中应用电子化技术，能促进文书档案管理工作的效率。随着电子技术的发展，信息的传播更加的方便快捷，大部分信息都是通过网络传播的，这位文书档案管理工作提供了便利之处，当然也带来了一定的问题。因此，在文书档案管理工作时需要采取一定的方法，提高文书档案管理工作的质量。

1 文书档案管理工作中应用电子化的优势

1.1 文档管理工作更加快速和便捷

现在，在行政管理工作的进程中，电子信息化技术被应用在文书档案管理工作中，文书档案管理中的载体发生了很大的变化，现在很多的文书档案都是借用磁盘或者光盘来储存档案信息[1]。电子化技术使文书档案管理工作的效率越来越高，工作的速度大幅提升，也能够通过计算机处理文件信息和数据，因此在文书档案的管理工作中越来越普遍的使用电子化技术。与传统的文书档案管理工作相比，在文化档案管理工作采用信息电子化技术让文书档案的管理效率、准确性和完整性都有了很大的提升和发展，很大程度上解放了人力。同时，在进行档案工作的查询和检索时，也能更加的快捷和方便，让缩短了检索的时间，提升了工作效率。所以，文书档案管理信息的电子化在一定程度上，能够提升行政管理工作的效率。

1.2 文档更容易保存和处理

与传统的以纸质方式为载体的文档管理形式相比，文书档案电子化管理让文档的保存和处理更加容易[2]。目前，在文书档案管理工作中使用的都是电子档案，采用的都是高科技制作材料。既能免受外界环境的影响，例如潮湿、虫蛀，又更加的环保，还能延长档案的寿命。因为文书档案管理应用的是电子化技术，使文档更加的便于保存，不会再出现因为高湿度或者高温导致的文书档案纸质的氧化或者腐蚀问题。文书电子档案主要采取的是存储硬盘等或者光盘等储存形式，这些载体便于操作和保存，同时占据的空间也很小。让文书档案管理工作不用投入大量的人力和物力，节约了资源。总之，与传统的文书档案管理工作相比，电子化的文书档案管理使文档更加方便处理和保存，还节约了资源，促进了文书档案管理工作效率的提高。

1.3 文档信息更容易传输和分享

在文书档案管理工作中应用电子化技术，使用的是电子档案，让文件能够进行电子传输，让文档信息在最大限度内进行有效的分享以及交流[3]。而传统的文书档案管理，因为以纸质的形式为载体，文档信息并不方便分传输和分享，因此，传统的纸质版文档大都处于闲置状态，没有很好地发挥文档的管理作用，造成了资源的浪费。但是，随着电子化技术在文书档案管理工作中的广泛应用，文书档案能够借助电子网络实现内容的传输和共享，提高了档案的使用率，适合当下快节奏的工作。同时，在文书档案管理工作中采用电子化技术，能最大限度地保障文书档案的安全性。

2 文书档案管理信息电子化的不足之处

2.1 管理机制的不完善

文书档案信息的电子化不是一个档案管理部门就能完成的事情，而是需要多个部门之间的共同合作，一起建设和完善文书档案信息电子化系统。现今的网络上病毒、木马、黑客都很常见，黑客利用电子科技手段在电子化档案的传输过程中植入木马或者病毒，然后获取文档的信息，导致重要数据的泄露，而且在木马、病毒侵入电脑时，会造成电脑瘫痪和电脑文件信息的篡改和删除，对这些都会对文书档案的电子化造成很大影响。

2.2 管理人员素质普遍不高

文书档案管理信息的电子化要求管理人员具有很高的专业素质，文书档案管理人员既要熟悉纸质版的文书档案管理工作，又要熟练地使用计算机，尤其是与文书档案管理工作有关的软件要使用得十分熟练。但是，现在很多的文书档案管理人员文化知识的能力有限，年龄也普遍比较高，对于一些管理的新理念接受能力差，对于文书管理的新技术更是不容易学会，在文书档案信息的电子化进程中不能适应，影响了工作效率。

2.3 不能保证文档信息的真实性

电子文档与纸质版文档不同，纸质版文件如果有人私下修改，会留下修改的痕迹。但是如果是电子版的文件，文件被偷偷修改后不会留下任何痕迹，文档的保密性就变低了。目前，有一些技术手段可以减少电子文件被修改、伪造的可能性，但是，电子文档的信息内容被改变的可能性还是很大，不能保证文档信息的真实性。对于传统的纸质版文件，人们可以通过鉴别笔迹、盖章、以及签名来确认是不是原版，但是在文化档案信息电子化之后，人们无法有效地鉴别文档的真实性，这是文书档案信息电子化面临的一个重要难题。

3 文书档案管理信息电子化优化的方法

3.1 提高文书档案管理工作的安全水平

随着电子技术的发展，文书档案信息的电子化已成趋势，但是文书档案信息电子化的安全性不能保证，面对这种现状，提高文书档案管理工作的安全水平迫在眉睫。首先，要培养管理工作人员文书管理工作的安全意识，防止因工作人员的疏漏导致文件的泄露，提高文书档案管理工作的质量。其次，还可以引进或者建设完善的网络安全防护系统，档案管理的工作人员也要及时地安装和更新网络安全防护系统，还要设置防护墙系统，对网上诸多信息进行过滤和筛选，对可能的危险及时拦截。

3.2 建立专业的文书档案管理平台

文书档案的管理工作并不是人们通常认为的单纯的文件保管工作，而是要求管理人员对文件的内容进行深入挖掘，对原始文档的内容进行加工处理，通过电子技术使这些处理过的内容能够在线传播。因此，我们才有必要建立专业的文书档案的管理平台，这样才能保证文书档案管理信息的电子化目标的实现。首先，需要建设好平台加工系统，因为我们需要对所有的文书档案都能进行数字化处理，然后展示所有的数字化资源。其次，需要做的是不断地完善文档储存系统。因为文书档案的内容非常的繁多复杂，必须有一个完善的系统储存所有的文档内容，这样日后的管理工作才能顺利进行。最后，我们要做好文书档案的保密工作。在进行文书档案管理工作时，我们要加强对文书档案的保密工作，这样才能让真实有效的文书档案信息进行分享传播，提高文书档案管理工作的效率。

4 结束语

总而言之，我们详细分析文书档案信息电子化之后，发现与传统的文书档案管理工作相比，文书档案信息电子化具有很多优势，也存在着一些有待解决的问题。但是，在目前的形势下，文书档案信息电子化是文书档案管理工作发展的必然趋势，是电子技术发展的必然要求。在网络和电子技术越来越发展的现代社会，文书档案的管理需要利用现代化技术提升文书档案管理工作的效率。

参考文献

[1]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用[J].办公室业务，2012，000（015）：291-291.

[2]南剑茜.文书档案管理信息电子化应用[J].商场现代化，2011，000（003）：14-15.

[3]吴昊.浅析文书档案管理信息的电子化应用[J].商情，2013，000（008）：255-255.