适应现代企业管理需要?创新提升档案管理水平

华维能

摘 要：本文从强化企业核心档案归档、加档档案利用服务、建立科学的档案管理制度运行机制等方面浅谈了自己对如何适应现代企业管理的一些认识，旨在不断提升企业档案管理水平。

关键词：提升;档案管理;水平

镇海炼化分公司“三位一体”发展规划，明确了“三步走”战略：第一步，2011年，全面完成炼化一体化转型。第二步，2015年，炼油、乙烯达到世界领先水平，企业管理和人力资源水平实现较大幅度提升。第三步，2030年前，达到“以最少的人管理最大的炼化企业”，实现建成“世界级炼化一体化标志性企业”的目标。档案部门如何适应现代企业管理需要，创新提升档案管理水平，做到总体思路“六个适应”，创新管理“七个提升”是摆在每个档案工作者面前的一大课题。我们在吸取兄弟单位先进经验的基础上，进行了一些探索、实践，不当之处，请批评、指正。

1 强化企业核心档案归档

核心档案在企业生产、经营、基础建设中不可或缺，在归档工作中必须得到落实。总部档案工作评价指标中明确了包括重要决策和重大事项的文件材料、经济合同、专利及科研成果的文件材料、隐蔽工程总图及更新调整的依据文件等13项企业核心档案，做好核心档案的归档已成企业档案归档工作的重心所在。

落实归档的关键是明确核心档案的归档单位。归档单位的落实可根据企业职责划分手册来确定，谁主办谁归档，避免你推我不管的情况发生。如：我们在归档范围中明确，重要决策和重大事项的文件材料归档单位是公司办、专有技术及专利归档单位是综合计划处、企业权证归档单位是企管处。

落实归档责任人，归档单位要按科技档案、文书档案等门类明确专兼职档案网络人员，做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，确保归档文件的完整、正确、系统。明确归档时间，根据文件材料形成实际，按年、季、月分别归档。归档工作要有据可查，填写移交清单应一式两份，签字（盖章）手续齐全，归档单位、接收单位各持一份。

做好核心档案形成、积累、归档的跟踪工作。档案管理人员可以通过企业年度及季度工作计划、固定资产投资计划、公司信息网等渠道，了解核心档案形成、积累的信息，及时对相关单位档案网络人员进行归档业务指导，落实核心档案归档工作。如：为落实好公司重大事件、典型人物照片、实物档案的归档工作，派专人盯住公司信息网，及时给相关人员通过邮箱发送归档通知，杜绝了因不掌握信息，造成归档不全的情况发生。

建立考核机制，把核心档案的归档工作作为公司联合检查的一项内容，工作不到位可给予提醒，问题较严重的可按问题项、不合格项出具考核意见，除在全公司通报外，并按经济责任制管理办法进行考核。

2 加强档案利用服务工作

档案的建立就是为了用，同时借助利用服务工作的开展，推动各项档案基础工作的进行;有作为，才有地位，应该成为档案工作者的共识。

扭转思想观念，利用服务从封闭、被动向开放、主动转变。档案管理工作可划分为实体管理和内容信息的开发利用两大块，以前，思想认识上注重档案实体管理工作，利用工作没有摆上应有的地位。目前，档案作为一种信息资源，必须适应信息社会化的趋势，适应现代企业管理的需要。变“看摊守业，等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务。改变传统的档案利用模式，逐步建立起上门服务、电话咨询等档案利用服务体系，实现多角度、多渠道、全方位、深层次开发档案信息，主动、及时、超前提供利用服务。

开展档案信息数字化工作，促利用服务工作。档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。目前，中石化系统内杨子石化、青岛炼化、武汉石化等单位已基本完成档案数字化工作，燕山石化、茂名石化等单位也正在或计划进行数字化工作。对纸质档案、传统声像文件进行数字化转换，已日益成为系统内档案部门的重要任务，这既是改善其馆藏档案结构的需要，更是利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享促进档案利用服务的关键环节。

做好档案网站建设，提升档案利用工作。中石化系统内档案网站是档案部门在本单位局域网上建立的站点，它一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传，档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，它是档案部门的重要窗口。档案网站的主要功能有：第一服务功能，建立档案网站的主要目的之一是向本单位员工提供档案信息的查询服务，使档案用户借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。档案信息的数字化和我国现有的与不断发展的信息基础设施，可以为档案网络服务功能的实现提供条件。第二宣传功能，档案网站可以通过开辟用户专栏，密切档案部门与公司员工的关系，及时了解和掌握员工对档案工作的评价和要求，从而不断提高档案管理和档案服务的水平。为了实现档案网站的上述功能，档案网站应主要提供以下信息内容：一是档案工作信息，包括档案工作动态、档案政策与法规信息、档案教育与科研信息等;二是档案机构信息。包括档案馆室及其管理机构的基本职能、部门设置、例行服务、联系方法和发展规划等信息;三是档案资源信息，包括馆藏数字化档案目录信息和档案全文信息，特色档案图片资料等。四是档案利用服务信息。包括档案机构的服务对象、服務方式、服务内容、服务政策等。

提高档案工作者整体素质，目前，档案队伍普遍存在知识结构老化，高层次专业人才缺少等问题，这种状况常常会给档案利用者快速、准确地利用档案带来很多障碍。如：在岗人员对用户检索不出档案的一些馆藏冷僻、零星和陌生的档案，由于接待人员对馆藏档案内容缺乏如数家珍般的透彻了解，往往无处查找;档案人员对传统的手工检索尚能运用自如，但在当今的信息潮流中，面对计算机自动检索等现代化技术操作，感到无所适从等。根据存在的问题，镇海炼化分公司一方面在档案工作会上，要求人事部门根据公司项目发展、管理变革、人力资源三位一体管理规划对专职档案人员结构合理性方面给予支持;另一方面，积极组织专兼职档案人员开展继续教育活动，参加地方、集团公司组织的档案知识培训及公司职能部门组织的机新装置基本知识培训，使档案工作者具备档案专业知识，掌握本单位发展的基本脉络，熟悉馆藏档案的基本构成。

3 建立科学的档案管理制度运行机制

管理科学是现代企业管理制度的另一重要特征。管理科学要求按档案管理规律建立一套符合本企业需要的科学的档案组织管理制度，其含义一是指按档案工作一般规律要建立健全档案归档制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等，用制度规范企业档案管理工作;二是各企业在建立各种档案管理制度时要符合本企业的实际。由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。镇海炼化分公司档案部门按照公司站在科学发展的高度，抓好内涵优化，推进管理创新，建立标准化、一体化制度体系的要求，制修定了包括《档案管理工作总则》、《建设项目档案归档管理规定》、《文书档案归档管理规定》等七个制度，一个档案管理业务流程，七个工作程序。

重在建立企业档案管理制度的运行机制。现代企业档案管理制度的运行，关键在于建立起现代企业档案工作的運行机制。这种机制涉及的范围较广，如公司制度、与相关部门关系、市场竞争环境、利益结构等。但归纳起来主要是动力机制和约束机制。动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力，传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制，究其原因并非企业档案人员工作不努力。

关键是企业自身缺乏活力。一个创新能力不足、缺乏活力的企业，企业档案工作的地位与作用就越难以显现。镇海炼化分公司这几年来，不断向现代化的油化一体化企业迈进，积极推进三项制度改革，目前正积极开展制度信息化工作，这就促使档案工作要不断适应企业改革发展的需要。档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要，但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业自身的动力机制。推动企业发展的外部动力主要是市场竞争和社会需求，企业为在市场竞争中取得一席之地必然要不断进行创新：推动企业发展的内部动力是企业制度建设、企业文化建设和创新能力。因此.为构筑现代企业档案管理制度运行机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求。对外满足企业市场竞争的需求。对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动力为企业档案工作的动力，在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下，为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制，对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也十分必要。

在构建现代企业档案管理制度运行机制中，还应有必要的约束机制，用以保证档案工作的健康发展。约束机制的建立可以从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等着手。首先是制度约束。现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度规范档案管理工作，实现“文本化“管理。其次是成本核算机制与档案质量控制机制。它们虽各有其内涵，但其共性是通过控制档案的质量来约束企业档案工作。企业的目标是获取利润，引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模，改变单纯按档案数量定人员编制的做法。传统企业档案管理的内容过于陈旧，数量过大，价值不大的档案保存过长，这种状况应当加以改变。实际上目前在现代企业已自觉或不自觉引入成本控制机制，其表现一是专职档案人员大大减少，多为兼职档案人员;二是减少了用于保管档案的空间。如果我们站在传统档案工作角度看.这无疑是对档案工作的削弱，但如果换一个思路来看问题却具有一定的合理性。镇海炼化分公司在这方面也进行了一些探索，一是不断完善制度。近来对七个制度中的五个制度进行了修订，主要在细化档案整编要求、明确归档范围、馆藏档案调出等方面作了补充完善。二是根据档案人员减少的实际，开展部分档案业务外包等方式开展工作;如：100吨/年乙烯工程项目档案，由馆内人员负责业务指导、检查，具体档案整编、扫描等工作由外包公司承担，这样既可保证项目档案质量，又可按时完成项目档案验收工作。三是探索归档文件全过程控制;如：依据公司信息网，对形成的重要声像档案、荣誉实物档案及时进行跟踪，下发归档通知，确保相关档案及时归档。对重大建设项目，档案部门介入项目文件的接收、发放工作，从源头上把住项目文件的完整关。

4 结束语

中国石化正向建设具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司这一奋斗目标迈进，档案工作要以科学发展观为指导，适应中国石化生产经营和改革发展稳定的需要，不断加强档案工作的基础建设、组织建设、制度建设和队伍建设，提升档案资源的开发利用。在工业信息化步伐不断加快，重要电子信息数量大幅增加的情况下，档案管理手段从传统纸质管理向信息化管理提升已成当务之急。档案管理部门需按照总部要求“见事早，得计早”，抓住中国石化档案工作加快发展的战略机遇期，提升档案工作管理水平，适应现代企业管理要求。

参考文献

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