档案管理中的电子档案管理探析

摘 要：一般而言，档案管理工作包括档案的收集、分类、识别、存储、统计和提供。随着计算机技术和电子信息技术的发展和深入应用，电子文件已逐渐完全融入我们的工作和生活。诸如纸质文档和纸质文档之类的物理文档正以追赶的速度被诸如电子文档所取代。

关键词：档案管理;电子档案;电子档案管理

一、电子档案的基本要求

（一）完整性

由于行业不同，电子文件分组的规格、形式、期限和方法也不同：由于专业技能的不同，相关人员知识，技能和方法的标准也不同。此外，在基础设施、设备、科学研究、房地产等领域，内部文件、外部文件、批准文件以及审查和接受文件经常处于滚动状态。如果未及时组织档案，则信息可能会分散并且文件将不完整。特别是电子管理部门的立体交叉，人员的复杂结构和管理形式的多样性，也会导致电子文件的不完整。有鉴于此，我们必须提高认识，正确的态度并采取有效措施，以确保电子文件的完整性。

（二）独创性电子档案不同于纸质档案。电子档案的产生通常是由于“原始状态”从真实到虚拟的变形所致。尤其是在生成，传输，接收和存储电子档案时，它们都是原始的。再次复印，这与纸质档案的原创性不同。制作磁盘，光盘，磁带和图像时，必须确保各种电子文档文件，尤其是电子文件的原创性。

（三）真实性电子文件可以原样复制，也可以在复制过程中被破坏，并且在修改后不会留下任何痕迹，因此在建立和检查电子文件时必须保证电子文件的真实性。电子档案极易失真。这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中采用的不同方法，方法，软件和格式。因此，信息内容中“错误”的可能性将高于传统档案馆。

（四）安全性电子档案的数据，文本和图像很容易因非法操作而改变，容易受到“黑客”的伤害，并且可以随意篡改信息。这些将直接损害电子档案的安全性，并且磁盘和磁带的支撑也很容易产生。静电直接影响信息的复制，出现不安全的问题，吸引灰尘导致卷曲，磁性粉末脱落，磨损和发霉。因此，必须保证电子文件的安全性。

二、 电子档案信息资源开发利用

（一）使用权的审查首先，需要根据各个人员级别和级别来确认使用权限，然后相应地注册并登录使用系统。在使用中，系统会自动确定当前用户身份的合法性和所使用功能的范围，并且系统会使用各种功能自动跟踪和记录操作路径。对于涉及未经授权访问的功能，您应该能够拒绝响应并给出警告提示。其次，在使用電子档案存储载体时，应根据电子档案内容的水平和公开程度确定对电子档案的使用控制程度，并根据背景和目的确定对电子档案的授权用户。

（二）使用中的安全措施一种是所使用的使用方法应取决于用户的情况，并且没有原则就不能提供给所有用户。二是根据电子文件内容的秘密等级进行有效管理。在正常情况下，不应提供内容未完全打开的电子文件以副本的形式使用。副本的制作必须受到有效监控。第三是使用通信传输或直接使用及其他利用方法，对机密级别的信息内容进行加密，并替换有规律或无规律使用的密钥。第四，系统应有效跟踪和监控整个使用过程，并自动制作相关记录，作为验证使用情况的基础。第五，系统应具有较强的容错能力，以避免因误操作而造成不可弥补的损失。

（三）提供和回收副本提供电子文件副本是一种主要的使用方法，但不可避免地会导致使用时间和位置的分散。如果管理不善，将导致文件信息未公开丢失。因此，必须采取有效的措施和方法来严格管理它们。复制应根据用户的需要和使用权限进行。原则上，尽量避免复制存储在载体上的所有电子档案信息，并通过技术手段防止复制提供的副本。除了公开发行的电子出版物之外，提供给使用的那些副本也必须回收。为了提供完整的复制程序，提供者和用户都应确认副本的内容，并注册类型，数量，使用时间，最终收集期限以及双方的责任方。对于恢复的副本，应删除信息内容。

三、 电子档案管理的优势

第一，由于电子文件管理是通过计算机的应用来实现的，因此大大提高了人们的工作效率。当今，随着信息技术的飞速发展，电子文件管理的使用可以消除人们归档文件，查找和查找等麻烦，减轻了人员的劳动强度，提高了文件管理的效率。

第二，电子文件管理使文件更完整，更持久。在正常情况下，纸质档案必须在某些情况和条件下妥善保存，并且必须手动存档和存储，这有损坏纸质档案的风险，这更有可能导致文件删除。

第三，电子文件管理可以更好地确保文件的机密性。保存电子文件的工具是计算机。该计算机没有情感，只能按照设计的机密程序进行操作。但是，保存纸质文件的介质是人为的，人为因素很容易导致文件泄漏。

第四，电子文件使文件的质量管理更好。传统档案馆的质量管理要依靠人来做，因此必须有很多人为因素，而电子档案馆的管理是通过计算机设计的自动化程序来进行的，可以更好地改善电子档案馆的质量管理工作和工作效率。档案可确保电子档案的及时性。

四、 结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，从而提升信息时代的电子档案管理工作效率。

参考文献：

[1]林青.大数据时代下电子信息化档案管理初探[J].理论观察，2018（7）：162-164.

作者简介：杨向，商丘市职业介绍服务中心。