浅析城市建设执法文书档案的规范化管理

摘 要：随着社会的进步和科技的发展，我国的社会主义现代化进程不断提升。迎来机遇的同时，我国的发展面临巨大的挑战，尤其针对占比越来越重的城市建设而言。提倡依法治国，建设国内的城建法律体系，对于提升城市建设水平而言至关重要。而文书档案的合理规范化管理，可以为城建工作提供资料素材帮助。本文从目前市场中城市建设执法文书档案管理的现状出发，针对其中的问题进行一一阐述，并提出有效意见。

关键词：城市建设;执法文书档案;规范化管理

依法治国是实现我国社会主义现代化建设的关键所在，而目前的城市建设执法文书档案建设是将城建管理进程中执法部门执行相关文案的相关文件、图像、视频等的记录和整合统计。只有不断健全执法文书档案管理的规范化，才可以保障城市建设管理工作的合法性、严谨性。下面从目前城市建设执法文案的管理现状出发，提出有效的完善建议和措施。

1 目前城市建设执法文书档案的管理问题

1.1 城建管理部门缺乏执法档案管理意识

目前城市建设管理工作侧重于实质性操作，例如市容市貌筛查、违规违停违建拆除、地域重新规划等，城建机关单位的部分领导和相关责任人没有高度重视档案管理，甚至很多文书档案建设工作都是为了应付检查而进行的临时性突击，失去真实性，对于城市现代化建设不具备参考价值。

由于部分城市建设管理单位没有将文书档案建设纳入年度、季度等阶段性工作指标中去，对档案相关部门组织的会议、交流活动和课题讨论都是敷衍了事，文书档案建设进程中存在的问题长期得不到解决，导致文书档案工作长期处于滞后的状态。

1.2 城建部门的执法档案管理制度体系不健全

城建执法档案管理部门的岗位说明不完善，各个层级的岗位职责和权利义务不明晰，就会导致文书资料档案建设的各环节出现纰漏，例如资料检索不及时，文件资料的整理不标准不规范。

由于城建执法档案管理工作是一项需要实时更新的工作，目前执法文书档案的制度文件不完善，对文件的归类、整理、分析、后续检索等工作执行力度审查不足，导致很多文件资料整理工作就是简单地堆积和整合，没有专项建档。执法文案档案的完备性保障了城市管理部门的日常工作，能够完整的进行存档和记录，具有重要的保存价值。很多材料没有按照科目、品类进行分批整合，在后续档案材料的查询环节造成了不必要的麻烦。

1.3 城建部门内专业文书档案管理人员匮乏

由于我国的城市现代化建设仍处于起步阶段，很多部门正在积极筹建中，人员配置大多属于临时调配，所以执法文书档案科的相关工作人员大多不是专业的文案出身，档案管理工作就是简单地按部就班，依据领导的要求进行操作，并不具备规范性和系统规划。

专业档案管理人员稀缺，工作人员存在岗位兼职的现象，没有专人专岗，难以满足城建管理文书档案建设的需要，导致档案管理工作就是基础的事务性工作，失去了对于城建执法工作的建议权。档案管理部门没有受到足够的重视，从业人员的工作幸福度低，人员流动性过大，导致信息流失严重，不利于档案管理工作长期有效的进行。

1.4 城建执法文书档案管理的预算投入不足

执法文书管理在城市建设进程中占据越来越重要的作用，只有高水平的执法文书管理体系，才能为城市现代化进程提供比较有帮助有价值的材料信息。但是目前城市建设工作过度关注执法操作、违法刑事案件等具体性操作性工作，对于档案管理、资料整合等文案类工作并没有投入太大的精力和经费，预算投入严重不足，导致目前执法文书档案管理的材料获取还是工作人员通过网络、手机等基础的工具开展的，没有高配置的工具，导致很多工作很难快速高效的开展。

2 城市建设执法文书档案规范化管理的完善策略

2.1 政府单位高度重视城建执法文书档案工作

从政府机关单位的中高层管理者的角度，应该对城建执法文书档案管理提起高度重视，将执法文书管理列为阶段性工作指标中去，和其余事务性工作进行同步处理、同规划、同执行;成立专项调查小组，不定期进行档案文件抽查工作，颁布有关文案管理法，对于执法文书档案的完备性进行规范，针对档案完善的时效性进行界定，尽最大限度避免相关部门应付检查，保障执法文书材料的真实有效性。

政府部门需要定期开展执法文书档案管理的宣讲会，倡导全员对于执法档案建设热情响应且积极配合，开通直通车，可以针对执法文书档案管理工作中的问题进行直接上报，进行专项调研专项解决，提高档案管理体系的建设进程，保障问题得到最快最有效的解决。

2.2 健全执法文书档案管理的相关制度体系

政府部门加大对于执法文书档案管理的相关制度体系建设工作，一方面，规范执法文书档案的建档工作流程，对执法文件信息的收集工作进行规范，保障信息的真实性、及时性和严谨性;另一方面，针对执法文书信息的后续分类存储进行规范，按照事件的严重性、违纪的程度、执法工作中的优秀案例等指标进行分类，按照年份、月份等时间顺序进行分类，构建多角度多维度的执法文书档案信息库，能够为城市建设工作提供最精准的档案信息。

通过健全制度体系，可以帮助文书档案管理部门提高各项工作的操作规范性，针对违规行为进行严惩，而表现优异的个人和组织进行褒奖，做到赏罚分明。

2.3 引进聘用专业档案管理人才

人才就是组织发展的软实力，只有高素质的学习型团队才能为组织的未来发展提供高精端的技术支持和管理理念。在城市建设的执法文书档案管理工作中，需要聘用大量专业人才，才能够提升档案的价值，为城建工作提供行政执法的全过程记录，一定程度上规范了相关单位的执法行为，提升整体的执法水平。

城市建设和文档管理属于近年来的新兴行业，教育部有关部门应大力鼓励高校培养相关岗位高素质人才，提供相关课程，并提供政府机关单位的实习工作机会，为城市建设执法档案管理储备优秀人才。

2.4 加大对于执法文书档案管理的经费投入

我国的执法文书档案管理是一项十分重要的工作，政府有关部门应该加大对于档案管理的经费投入和关注力度。对于执法文书档案管理部门，设定考核指标，并给予旅行、晋升、奖金等奖励政策，鼓励档案管理部门员工实现技术创新和管理方法创新。在信息化管理社会，信息管理需要做到实时更新和管理，引进类似于金蝶、用友等管理信息系统，可以对执法文书信息进行全网实时搜索，提高信息数据库的时效性，高薪聘请比较优秀的档案管理专家，对于城市建设执法文书档案的管理现状进行指导，从信息获取、资料整理、分类等角度进行完善，能够缩减后续调取材料的时间。

3 结束语

依法治国，构建法治社会是我国社会主义建设的有效保障，重视执法文书档案管理工作，保障各项资料有据可依，实现城市建设的每项工作能够公平、公正、严谨、高效，为后续社会发展和现代化建设提供有意义有价值的数据信息材料。在机关单位的高度重视下，大量引进聘用文书档案管理高精端人才，组建优秀的学习型团队，加大在经费和政策方面对于档案管理的投入力度，就能夠打造一个符合我国社会主义现代化建设要求的执法文书档案管理体系。

参考文献

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[2]吕书波.谈城建档案的管理与创新[J].今古传奇，2018，（4）：1.

[3]梁懿.城建档案管理模式创新思考[J].商品与质量，2019（018）：58.

作者简介

陈敏（1984-），女，土家族，重庆酉阳人，本科，重庆市酉阳县住房和城乡建设委员会，馆员，城市建设执法文书档案管理。