浅析事业单位人事档案管理的必要性与有效策略

孙建霞

摘 要：作为事业单位的重要工作内容之一，进行人事档案管理具有重要的意义，其不仅能够整合相关信息，也可为其他工作部门提供需要的材料，对于事业单位的有序运行极其关键。而现阶段的人事档案管理工作还有诸多不足，本文通过阐述事业单位人事档案管理的必要性，探究其优化策略。

关键词：人事档案管理;事业单位;必要性;优化策略

就事业单位而言，人事档案管理工作具有重要的价值，其不仅与档案管理有着紧密的关联，也影响着事业单位的人事制度。根据人事档案管理工作，保证每个工作人员档案的准确性、真实性，科学的利用人才，保证人力资源进行标准、合理的分配，使事业单位内部结构更加的整体、规范，保证事业单位健康发展。

1 人事档案管理的必要性

1.1 优化管理

随着时代的进程不断加快，各行各业都处于革新中，而在事业单位中，进行人事档案管理工作是必要的，也是现代社会的必然需求。在高速信息化的时代，不仅给技术带来了变革，也对人们的传统思维产生了较大的影响。鉴于此，人事档案管理工作得到了人们更多的关注，其不仅要在传统的工作方式中融入创新的思维观念，进行优化与改进，还需结合信息网络技术，从而使管理得到优化。尤其随着复杂繁多的人事档案纸质资料的堆积，大大增加了资料处理的难度，而在人事档案管理中，通过其与信息技术、互联网等结合，极大的减少了工作量，并提高了档案收集与整合的效率。

1.2 提供保障

在事业单位的工作中，详细准确的记录工作人员的履历、表现尤为重要，通过工作人员近期的具体表现，从而对工作人员的工作水平进行评估，以采取相应的奖惩措施。对于工作人员而言，绩效的高低关系着其切身利益，也是影响工作人员升迁的重要因素。在人事档案管理工作中，准确的记录工作人员的绩效考核，而事业单位的管理层根据所记录的考核档案决定工作人员的任用去留，或者职位升迁等。因此，进行档案管理工作，能够为工作人员的切身利益提供保障。

2 人事档案管理的不足

2.1 工作人员水平不足

由于人事档案管理工作难度相对较小，所需求的专业知识相对较低，加上其工资相对较低，难以吸引年轻人[1]。正是如此，事业单位在进行人事档案管理的工作人员招聘时，降低了招聘要求，具备相应的档案管理基础知识即可，从而导致人事档案管理工作人员的水平整体较低。另外，由于人事档案管理工作内容的革新，其更依赖于信息技术、计算机技术，这就要求人事档案管理工作人员具备一定的计算机知识，加上当前社会个人信息泄露严重，更需要做好保密工作。显然，工作人员对计算机的知识掌握较低，也忽视了信息的保密工作，导致个人信息泄露的现象频繁发生，从而降低工作效率，难以发挥人事档案管理工作应有的职能。

2.2 信息化程度不足

在信息高速发展的时代，信息技术以及互联网技术以深入的应用到各行各业，对于各行各业都带来了巨大的变革，其重要性不言而喻。而在人事档案管理中，更需要借助信息技术优化人事档案管理，不仅可提高档案管理的准确性，也能够减少人事档案管理的工作量，使人事档案管理工作更加的科学、规范。而在实际的人事档案管理工作中，缺乏与信息技术的有效结合，其多数还是采取纸质档案进行资料的记录，缺乏对电子档案管理的应用。而现阶段事业单位的工作人员变更频繁，工作岗位的调换也比较频繁，传统的人事档案管理难以有效的管理，极大的增加了人事档案管理的工作任务，难以满足事业单位的要求。

2.3 忽视人事档案管理工作

对于事业单位而言，其主要进行本单位有关的工作，诸如教育、科技等，认为人事档案管理无关紧要，对事业单位的运作几乎不会产生任何影响，从而忽视人事档案管理工作[2]。由于缺乏对人事档案管理工作的重视，以及缺乏对人事档案管理工作的监督，以至于人事档案管理工作缺乏规范性、严谨性，效率低下的同时且难以发挥有效的职能，进而有效事业单位的运作。另外，部分事业单位虽然对人事档案管理工作有足够的重视，但具体措施并未应用于实践中，进而对人事档案管理工作的优化流于形式，难以提高人事档案管理的工作效率，从而使事业单位的发展受到阻碍。

3 人事档案管理的优化策略

3.1 优化管理制度

在人事档案管理工作中，规范合理的管理制度极其重要，不仅能够简化人事档案管理的工作流程，也可对人事档案管理工作进行指导，从而提高人事档案管理的工作效率[3]。在管理制度的优化中，需要细致的划分档案管理的工作内容，对不同的工作内容进行明确的分类，省去不必要的工作流程。通过对管理制度的优化改进，使人事档案管理工作更加的整体性、系统性，通过明确细致的划分，能够在查阅或者取用某些档案资料时，能够在较短的时间内完成。另外，还需制定合理有效的监督方案，能够对日常的人事档案管理工作进行有效的监督，保证具体的工作方案落实于实践中。在档案管理中，还应该重视对有效信息的采集，对于无效的信息应该剔除，保证档案资料的科学性，同时减少了人事档案管理的工作量。

3.2 提高工作人员水平

在人事档案管理工作中，其工作效率主要取决于工作人员的工作能力，鉴于此，提高工作人员的水平极其重要。其一，制定严格的人才聘用方案，并使选拔流程公开透明，防止濫用职权的现象发生，选取专业知识丰富的人才。其二，还应该重视对工作人员的培训，在现阶段的人事档案管理工作中，对工作人员的要求更高，不仅需要掌握人事档案管理的理论知识，还应该熟悉计算机知识，能够操作计算机设备等。因此，需制定科学合理的培训方案，培训工作人员关于人事档案管理所涉及的知识，以提高工作人员的能力。另外，还需培养工作人员的责任心，提高工作人员的综合素质，要求工作人员需端正工作态度，积极完成工作任务。需制定与之契合的奖惩制度，对于消极工作或者怠工的工作人员予以惩戒，对于绩效考核优秀的工作人员予以额外的奖励，提高其工作积极性。还应该重视对工作人员的人文关怀，无论是工作上还是生活中的困难都可予以相应的帮助，以提升凝聚力，除此之外，根据工作人员的诉求合理的调整薪资结构，适当的提升工资等。

3.3 重视对信息技术的应用

随着信息技术渗透各个领域，各行业越来越依赖信息技术带来的便利，鉴于此，在人事档案管理工作中，合理的应用信息技术是必然的，也是今后人事档案管理工作的开展方向。通过对电子信息技术的有效结合，不仅能够使人事档案管理更加的准确规范，也能够减少人力资源，大大的提高了工作效率。电子信息技术不仅具有实时高效的信息传输优势，且能够以极快的速度对资源、信息进行归纳、分析，也能够在极短的时间内找到想要的档案资料。相较于人工而言，电子信息技术的准确性更高，不易出错。且通过电子档案进行保存，不宜造成档案资料的丢失，而传统纸质的保存时间相对较短，易出现纸质老化等问题，而电子档案显然规避了此类问题，优势显著。

4 结语

在事业单位中，人事档案管理工作发挥着重要的价值，在现阶段的人事档案管理工作中，还具有诸多缺陷，需针对其中的不足进行优化改进，促进人事档案管理的革新，以保证事业单位健康发展。

参考文献

[1]周菲.浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性[J].档案管理，2017（5）.

[2]刘雨，王中菲.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及应对措施[J].长江丛刊，2017，（3）：152-152.

[3]朱丽丽.浅析科研事业单位人事档案信息化建设的重要性[J].农业科研经济管理，2017.