关于提高全程管理模式下档案案卷质量的新思考

摘 要：在“前期介入，全程管理”的档案工作模式下，针对档案工作过程中，出现案卷质量不高的问题，作者结合本单位工作进行了思考，介绍了全程管理模式下档案工作的特点，分析了该模式对档案工作的影响，并就全程管理模式下如何提高案卷质量提出了具体措施。

关键词：全程管理;档案案卷;质量

在“前期介入，全程管理”的档案工作模式中，经常出现装订不规范、缺少卷内目录及备考表、案卷系统性不强等不符合规范要求的现象，案卷质量有待提高。科技档案的案卷质量包括外在质量和内在质量。外在质量包括案卷的封面、目录、备考表填写是否齐全、整齐、规范，装订、卷盒、表格规格及其制成材料的是否符合要求。内在质量是指成套科技档案是否完整、准确及系统。

结合质量管理要求，我所的档案工作实行的是文件的全程管理模式。文件的控制程序是：编制→签署→归档→使用（包括借、查阅，发放，回收，更改）→保管或销毁。这种档案管理模式对档案工作有什么影响，为什么会出现案卷质量不高的问题，如何解决，现结合工作，作以分析。

1 全程管理模式下档案工作的特点

1.1 全程管理模式下，档案工作覆盖了文件的整个生命周期

按照传统的划分，文件通过归档转化成档案，所以档案人员接收文件之后将复印件作为现行文件并依据质量要求在所内流转、使用，直到使用结束后进行销毁;原件作为“档案”进行管理，在现行阶段完成收集、整理工作，在半现行阶段及非现行阶段完成保管、利用、鉴定、统计、编研及销毁等工作，完成文件的全程管理。由此可见，全程管理模式下，档案工作覆盖了文件的整个生命周期。

1.2 全程管理模式保证了成套科技档案的完整性和准确性

全程管理模式下，因为档案部门较早介入文件的控制，所以档案管理工作已经成为科研管理和质量管理工作的有机组成部分。科研计划部门下达年度计划或项目阶段计划时都会同时提出归档要求，并且以文件是否归档作为任务是否完成的标志。这就保证了科研项目成套档案的完整性。另外，“文件控制”作为质量体系的重要组成部分，质量体系对文件的签署、归档、使用、更改都做了明确规定，文件的使用过程受控于档案部门，文件的更改由档案部门组织实施，并定期接受质量监督检查。这就确保了成套科技档案的准确性。所以，全程管理模式下，档案工作做到了“三纳入”、“四参加”、“四同步”。保证了成套档案的完整性及准确性，为提高科技档案案卷质量打下良好基础。

2 全程管理模式下，造成案卷质量不高的原因分析

全程管理模式下，文件形成即完成归档，如果按传统模式，“文件通过归档转化成档案”，归档前称为“文件”，归档后称为“档案”，那么文件在现行阶段就成为“档案”，这显然不符合文件运动规律，管理过程中也会遇到许多问题。如：档案的规范整理工作在这一阶段无法有效开展，因为文件处于现行阶段，状态变动很大，同时科研活动还正在进行，处在收集过程中的文件因不完整而无法进行案卷编目;有些文件因后续不停的补充（如更改单的陆续产生），不得不用夹子或曲别针等进行临时装订。这些都使文件在整个现行阶段的整理状态呈现出一种“半整理状态”，如果文件进入半现行阶段，同时没有进一步的工作要求，文件将会始终处于这种整理状态，那么必然会导致案卷质量不符合要求。所以全程管理模式下，传统的“文件”和“档案”的划分方式并不适用，而应该遵循文件的运动规律重新进行划分，然后针对各自的特点区别对待，分别管理。

另外，全程管理模式要求档案人员必须对项目进行跟踪管理，深入到科研活动当中，参与各种评审、验收及外场试验等科研活动，负责文件的管理及收集。现行文件的控制过程复杂，工作头绪多，同时有质量体系的要求及监督，所以档案人员在现行文件阶段必须投入大量的精力以保证文件的有效性。另外，由于对档案工作的认识不足，同时缺少制度的约束，档案管理阶段投入精力较少，当文件转化成档案时，整理工作不规范，大部分文件始终处于一种“半整理状态”。所以在全程管理过程中，重视了现行文件的控制，而忽视了档案的规范管理。从而造成案卷质量不符合要求。

3 全程管理模式下提高案卷质量的措施

综上分析可以看出，造成案卷质量不高的原因可归纳为两点：1）“现行文件”和“档案”的划分不科学，文件在现行阶段就当成“档案”进行管理;2）在全程管理过程中，“重文件控制，轻档案管理”。针对这两点，提出以下解决措施。

首先，复印件按资料管理，用完后资料进行处理。“原件”根据文件所处于阶段划分成“现行文件”和“档案”两大类。如果科研活动正在进行当中，对应的“原件”按“现行文件”进行管理，如果科研活动已经结束（或阶段结束），对应的“原件”按“档案”的规范要求进行管理。 “现行文件”按质量要求进行控制，确保其准确性，不做档案规范要求;“档案”则按档案规范要求进行管理，确保其规范性。

其次，梳理并细化工作流程，加强档案工作环节的管理，在工作流程中增加档案 “移交”环节。即当科研活动结束（或阶段结束）后，文件由现行阶段进入半现行阶段时，由项目主管对文件按规范进行二次整理，然后向档案保管人员移交，档案保管人员按规范进行检查接收，移交前的文件按现行文件进行管理，移交后的文件转化成档案并按档案进行管理。

通过以上科学分类和增加“移交”工作环节，使“现行文件”和“档案”在全程管理模式下，有了明确的划分，并加强了“文件”向“档案”转化这一关键环节的管理，促进档案整理工作，从而提高案卷质量。

通过梳理全程管理模式下的档案工作流程，理清了工作思路，并加强了关键工作環节的管理，制定相应的管理制度，解决了困扰档案工作多年的难题，提高了档案案卷质量，取得了良好效果。

4 结论

档案案卷质量直接关系到档案的利用、保管以及编研等各环节工作的开展。全程管理模式使档案工作得到了重视和提升，同时也对档案工作提出了更高的要求。如何在全程管理模式下，既能做好文件的控制工作，又能规范档案的管理工作，确保科技案卷的质量，需要我们细化工作流程，加强关键工作环节的管理，充分发挥全程管理模式的优势，同时有效避免“重文件控制，轻档案管理”的现象，从而保证案卷质量，以提高科研档案管理水平。

参考文献

[1]金凡.电子文件形成与运动规律探析[J].档案，2011（2）：7-9.

作者简介

王青，女，副研究馆员，研究方向：科研院所档案信息化建设，数字档案馆建设，科研产品档案管理。