浅析事业单位提升档案管理信息化水平的对策

摘 要：近年来，随着经济建设事业的不断发展，事业单位的人员流动现象越来越明显，这也对事业单位进行档案管理造成了一定的难度，要求其不断提高档案管理的信息化水平。事业单位的档案管理信息化水平是影响人力资源发挥的重要因素之一，现阶段已经取得了一定的成就。但是总体来说，信息化管理水平还是比较低，需要我们不断重视该项工作，努力促进事业单位档案管理事业信息化水平的提高。

关键词：信息化;事业单位;档案管理;对策

事业单位的人员复杂、资料众多，对其进行管理提出了更高的要求。档案的基本作用是对人员的基本信息，社会经历以及个人品德进行记录。事业单位提供的信息时其他部门对一个职员进行判断的重要参考标准之一。

1 事业单位档案管理工作存在的问题

1）规范的事业单位档案管理体系并未建立。现阶段，档案管理混乱、体系建设不完善、档案工作杂乱无章、工作没有效率和热情都是很多事业单位档案管理工作的现状。事业单位的档案管理工作不完善，造成很多信息和数据丢失，对事业单位的健康发展起着阻碍作用。事业单位的信息管理和档案管理工作不到位，会降低信息和档案之前的统一性，也不利于档案的完整性，最终不利于事业单位随着时代的发展而发展。

2）事业单位档案管理信息化水平低。现阶段，我国的事业单位的信息管理库约为四千个，管理也有一定水平的提高，但是还是存在明显的信息重复和信息丰富度不高的问题，也就是说信息质量还有待提高。同时，开放性的综合档案资料很少，还有很大的空间。同时，信息化档案管理水平还是比较低，利用计算机进行信息进行检索工作的效率还是比较低，检索的精准率、速度和效率都比较低。但是，很多事业单位已经引进了档案管理的信息化技术，但是相关工作人员依旧倾向用手工检索的方式进行检索工作，不习惯利用信息化技术，最终导致检索准确性和效率的降低。

3）事业单位进行检索工作的工作人员素质不高。很多事业单位负责检索工作的工作人员素质并不高，有的单位是由年龄大的即将退休的老干部进行相关工作的。很多事业单位认为，档案管理工作并不重要，有的事业单位甚至没有专门的工作人员负责相关的工作，直接由其他科室的工作人员负责相关工作，或者有的单位还会频繁地换档案工作人员，最终造成档案管理工作不能得到质量和水平的提高，造成重要信息文件的丢失和档案管理工作的混乱。

4）事业单位档案管理的硬件水平比较低。很所事业单位并不重视档案管理工作，减少相关设备的管理经费投入，最终造成档案管理工作效率得不到提高。有的单位甚至没有引进信息化技术，还是依靠工作人员手动查找资料，阻碍了事业单位档案管理工作的现代化进程。

2 事业单位档案管理工作改进对策

1）重视档案管理的标准和规范建设。事业单位的档案管理内容复杂，信息分布保存在不同的工作部门，每天都会形成大量的档案资料，管理难度大，给档案信息管理的人员造成了很大的挑战。需要进行信息的收集、整理和记录，这要要求事业单位不断提高档案管理的信息化水平的提高，重视档案管理工作的规范。同时，明确档案管理信息化的建设标准，实现对工作人员工作的规范，尽量减少人力、物力和财力的浪费，最大程度上增加企业的效益。

2）重视实现档案管理的数字化程度。数字化是事业单位进行档案管理的重要建设环节之一，但是很多事业单位只是将纸质信息转化为数字信息，由于受到管理人员人手不足、事业单位资金投入不够的影响，都对事业单位档案管理工作实现数字化起到明显的阻碍作用。所以，要先重视高质量信息的数字化，同时加强目录建设的检索应用，利用光盘、文件夹以及音像等形式，促使信息更加长久地保存。事业单位要利用好网络凭条，实现不同部门之间的资源共享，提高档案信息的利用效率。

3）逐步提高档案管理工作人员的专业素质。为了实现事业单位档案管理工作信息化水平的提高，还要重视相关工作人员的展业素质的提高，为其提供培训机会，提高工作人员进行计算机操作、网络建设以及数据库建设的能力。同时，事业单位也要重视对工作人员的考核力度，可以将工作人员的工资和考核结果直接挂钩，推行有效的奖惩制度，在调动工作热情和效率的同时，也能在一定程度上实现工作人员信息化能力的提高。同时，档案管理人员应该重视自身专业能力的提高，顺应时代的发展，提高自身运用计算机和网络技术的能力，努力成为一个技术能力强的人才，为事业单位档案管理工作实现信息化奠定良好的基础。

4）重视档案管理基础设施建设。事业单位要想实现档案管理工作的信息化水平的提高，首先要重视基础设施建设。首先，重视档案管理制度的建设和完善。各事业单位在充分考虑实际情况的前提下，建立相应的档案管理制度，明确档案管理工作的不同标准和规范，例如针对电子文件的档案管理，要重视明确不同工作人员的职责。其次，重视自动化办公水平的提高，事业单位在进行档案管理工作过程中，主要是利用计算机，对相关信息进行整理和记录，同时利用计算机的检索功能，对需要的信息进行有效的检索，提高信息的利用效率。最后，重视电子档案管理工作。事业单位应该考虑本单位的信息管理现状，将纸质档案作为重要依据，形成科学有效的电子档案，尽量实现信息保存的全面和完整，同时重视电子档案形成之后，对电子档案进行整理和鉴定。

5）重视对档案资料的安全保护。信息化时代，不可避免各种信息安全问题，这需要引起事业单位的重视，尽量减少信息泄露或者信息丢失问题的出现。同时，工作人员操作不当、黑客入侵或者计算机出现故障，也可能是造成信息安全水平降低的重要原因，在对信息档案造成破坏的同时，也会给事业单位带来巨大的损失。但是很多事业单位的文件保密性比较强，如果事业单位不能做好信息保密工作，出现信息泄露问题，就会直接对事业单位造成不利影响。所以，事业单位要重视相关工作人员的职业道德建设，建设和完善信息安全保障制度，尽量推动信息系统运转的高效性和安全性的实现。同时，也要重视网络安全措施建设，提高事业单位网络抵御网路攻击的水平。同时，事业单位的档案管理工作人员也要重视信息的备份工作，即便出现意外事件，也可以利用备份文件，尽量减少事业单位的损失。

3 总结语

现阶段，事业单位做好档案管理工作是实现各项工作顺利开展的基础和前提，为领导进行科学有效的决策提供准确、可靠的依据。所以，事业单位要及时转变思想，提高对档案管理工作的重视程度，并重视档案管理工作人员专业素养的。只有这样才能逐步实现事业单位档案管理工作的规范化和科学化，提高信息资源的利用效率，为决策者提供更加全面科学的信息。

参考文献

[1]陈琦.现代信息技术背景事业单位人事档案管理水平管理制度的改革——西安交通人事档案管理制度建设例析[J].西安学报，2013（03）

[2]辛秀慧.江苏省事业单位人事档案管理水平制度存在状况问题调查报告[A].和谐社会建设与国家发展研究报告——第三届中国青少年发展论坛暨中国青少年研究会优秀论文集（2013）[C].2013

[3]李玲，蒋枝红，黄虹，陈海燕.探讨提升事业单位人事档案管理水平的现状——以湖南省寧远县为例[J].湖南行政学院学报，2011（03）

作者简介

温晓丹（1986-），女，辽宁鞍山人，大学本科，鞍山市卫生健康事业服务中心（鞍山市红十字中心血站），档案馆员（中级），档案管理。