探究企业档案管理信息化建设问题及创新思路

徐林妹

摘 要：企业档案管理工作本身具有一定的难度，在信息技术高度发展的今天，想要提升企业档案管理的质量，必须要将其与信息化技术结合起来，根据企业的实际情况构建一个具有合理性和有效性的管理体系。这样一来，企业的档案信息管理水平就能得到有效地提升，管理效率也会有所增长，有助于解决企业档案管理存在的问题。本文首先简单地分析了企业档案管理信息化建设问题，而后对企业档案管理信息化建设创新思路加以研究。

关键词：企业档案管理;信息化建设问题;创新思路

企业的经营和发展必然会产生很多信息需要进行保存和管理，企业档案指的正是这部分具有保存意义的文字、图片等，这些信息资料能够为企业以后的发展提供极大的参考，有助于企业在愈发激烈的市场竞争中占据有利地位。但是从实际的工作情况来看，很多企业的档案管理工作都存在管理方法不够专业、安全性不足等问题，这对于企业的进步和发展显然十分不利。为了解决这个问题，我们有必要对本课题进行深入分析。

1 企业档案管理信息化建设问题

1.1 管理方法落后，缺乏专业性

有很多企业的管理人员已经认识到对档案信息进行保存管理的必要性，然而在实际管理的过程中，却没有找到专业化的管理方法，导致管理效果难以达到预计目标。这种问题是多元化的，比如说很大一部分企业在进行档案信息化管理的时候，未能扩大信息化的应用范围，只是利用信息系統查找资料，而档案的具体内容还是需要去逐一翻阅纸质资料才能获知[1]。再比如说，很多档案管理人员对信息化管理的认识也不到位，对收录的档案未能进行有效的分类和编码，许多已有的档案也会再次被收入档案库，给后续的档案信息整合带来巨大的难度。除此之外，企业档案信息化管理离不开管理系统的支持，一部分企业的档案管理系统存在不够先进、功能不够丰富的问题，显然也不利于企业档案管理的发展。

1.2 缺乏目标及长远规划

一些企业在经营过程中，将工作重点放在产品的开发营销方面，却没有考虑到档案管理的重要性，在进行信息化建设的时候往往也没有长远规划，比如说怎样借助信息化系统进行档案筛选、档案管理工作信息化经验的总结等等都未能落实到位。另外，这部分企业往往还同时存在着对信息化建设不够理解的问题，纸质档案的信息化转化策略、分类方法、权限设置等等，都还是一片空白，这些问题如果不能得到有效解决，那么档案管理信息化建设必然难以取得预计效果。

1.3 档案管理缺乏安全性

除了上文提到的两种问题之外，企业档案管理信息化中还存在一个巨大的问题，即档案管理信息化安全性不足，很多企业的硬件设备和软件系统都不够先进，另外还有一些档案管理人员的年龄偏大、学习能力比较弱，即使引进了先进的信息化系统他们也无法顺利地掌握应用方法，这也是档案管理信息化安全性不足的一大原因[2]。最后，一些企业在引进了档案信息化系统以后，未能及时对档案管理人员进行有效培训，在实际的工作中必然会出现一定的安全风险。

2 企业档案管理信息化建设创新思路

2.1 尽快转变档案信息化观念

第一，企业领导人员必须要尽快对过去的档案管理思维进行调整，认识到档案管理对企业经营的重要意义，对档案管理的信息化建设进行指导，并牵头制订档案管理信息化的相关管理办法和管理制度。第二，档案的管理人员必须要做好自己的本职工作，充分认识到自己的工作所代表的积极意义，承担应尽的责任，根据工作的实际情况对档案进行分类保存及管理，进行档案材料的细化处理，从思想层面为档案管理信息化发展做好准备。

2.2 完善硬件设备和软件开发

在进行档案信息化处理之前，很多企业的档案信息都是通过纸质形式保存下来的，而想要进行信息化管理，就必须要对陈旧档案进行电子化录入，为了节约录入的时间、提升信息化管理的效率，在开发软件系统的时候，必须要保证档案系统的简便性。另外，企业方面还需要提升硬件设备采购资金投入力度，拨付更多专项资金用于计算机、扫描仪的购进，这样一来其硬件设备的质量才能得到保障，档案管理信息化的质量才能有所提升。

2.3 加强安全建设，培养专业人才

企业档案管理信息化过程中面临的最大挑战，就是档案信息的安全性问题，档案储存的方法、身份审核的方法、密码的验证等，都可能给档案信息安全性带来影响[3]。因此，在今后的档案信息化管理中必须要加强安全建设，从硬件设备使用权限入手，采取立体化全方位的方法保障档案安全性，比如说可建立企业内部网络，只允许内部人员进行使用，对档案进行加密保存，重要数据需要进行备份保存以免丢失等，都是十分有效的安全管理策略。

另外，企业档案管理信息化建设最终还是一种以人为中心的工作，无论是保障档案管理质量还是保证档案管理安全性，都离不开专业人员的支持和努力，因此除了要采取措施进行档案保护之外，还应该积极主动地培养专业化人才。企业方面可以积极主动地加强现有员工的培训工作，也可以直接聘请具有专业化教育背景的工作人员，一切以提升工作队伍信息化水平为出发点即可。特别需要提到的是，在聘请专业化人才的过程中企业方面应秉持着以下两大要求：第一，人才的素质必须要过硬，这种素质包括但不仅限于职业素质，比如说要有明确的档案信息保密意识、要能够以企业现有档案管理体系为基础对软件系统进行优化、要有充分的安全权限意识不跨级进行信息查阅。第二，人才的专业能力必须要符合要求，比如说要拥有极其丰富的知识面、能够对档案管理信息化流程有充分的了解，要能够进行简单的网络维护、有效完成档案日常管理工作。

2.4 对材料进行规范的信息化处理

首先，要全面普查案卷，取其精华。想要对档案信息进行标准化管理，首先需要做的就是对其进行普查[4]。在实际工作中，很多企业的档案信息都是许多年没有经历过清查的状态，文件的参考价值等都已经不可考。因此工作人员需要对没有应用价值的文件进行筛选丢弃，为后续信息化建设打下基础。其次，要重新组合案卷，实现案卷规范化。对内容混合在一起、不容易分辨的档案资料进行重新组合，在组合的时候需要考虑到不同文件之间是否存在联系，有联系的文件档案应有意识地组合在一起。另外，对于发现的部分没有页码没有目录的档案，应重新编制档案目录等，便于后续进行电子化录入。第三，要规范题名，保证检索效率。很多信息化档案馆都对馆藏档案进行编号，这种方法解决了过去档案信息难以检索的问题。具体来说，企业档案管理人员在统计的时候，要对同一名称的档案进行细化处理——比如填写其关键信息等——来保证信息化检索的准确度。另外，还需要确保档案资料的题目等，能够准确反映出档案的内容，这样一来用户在检索的时候才能更加快捷更加省时，对于无法通过内容进行区分的档案，可通过时间、编制者等进行区分。

3 结语

企业档案管理信息化工作本身十分复杂，涉及信息化系统的开发、硬件设备的购进、纸质档案的录入、档案资源的分类保存整合等等步骤，每一个步骤都有许多需要注意的事项，稍有不慎就可能出现失误。在今后的工作中，企业方面应该结合本身的发展战略，对有价值的档案资料进行信息化处理，做好专业化人才的培养，建立更先进的信息化系统，加强安全管理制度建设，从根本上提升企业档案管理的质量。

参考文献

[1]张云芳.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].兰台内外，2020（05）.

[2]陈启凡.企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018（10）.

[3]黄井明.企业档案信息化管理的主要问题与强化对策分析[J].中国管理信息化，2017（15）.

[4]靳莉.企业档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（12）.