试论档案信息化建设与档案管理

焦阳

摘 要：档案信息化建设是当代时代发展的必然需求，同时也是对档案管理本身的要求。现阶段，只有对学校档案管理和信息化建设相互融合，利用现代化技术，全面提升档案管理水平和管理效率。基于此，本文通过档案信息化建设和档案管理展开阐述分析，以此希望全面规范和提升我国档案管理效率，提升档案管理工作效率。

关键词：信息化;档案;管理;建设

信息化建设发展是学校管理工作的重要趋势，同时要代表了未来工作的方向。全面构建档案管理信息化是社会工作发展建设下的必然趋势。我国改革开放以来，信息化的出现快速推动了学校的发展进程，尤其是在档案管理方面，更加体现和展现出了信息化在档案管理中的重要价值。档案管理理念和管理能力的不断创新是当前的主要方向，只有不断提升档案管理人员工作效率以及管理能力，才能更加前面的保证管理工作的顺利开展。

1 档案信息化建设的概念和特征

1）档案信息化建设的概念。档案信息化建设对资源共享起着非常重要的作用，对档案信息化建设的分析可以从两个角度上来看。站在档案信息化广义的角度上来看，各个行业中都融合了信息方面的融合性和共享性，在社会、经济以及政治等多方面都有着一定的影响，尤其是对档案内部资料的整合有非常重要的作用。狭义的角度上来看，档案是一个学校内部的资料，通过融合信息化可以使档案信息变得更加全面性[1]。档案信息化建设应用在档案管理中，就是将原有档案的保存方式转变为电子方式进行保存，实现档案保存的长久性，从而保证资源共享，更加方便档案管理和信息查询，提升档案管理建设效率和信息化建设。

2）档案信息化建设的特征。学校档案信息化在建设过程中，不同的管理阶段具备不同的管理方式和特征。档案信息化建设是对原有传统的档案管理一种新的突破，存在多元化管理的特点，档案管理信息技术在一开始应用过程中，得到计算机的应用，再加上计算机存在储存能力，信息化开始得到更多人的认可，经过不断应用和发展，档案管理在学校应用中的位置组建靠前，也提升了在学校中的应用效

率[2]。随着信息化建设时代发展下，数字化时代的来临，标志着数字化成为档案管理应用的首要选择，同时也表明了档案信息化建设朝着数字化前进。

2 档案信息化建设的基本内容

新时代不断发展下，档案信息化建設成为学校档案管理的必然趋势，其中，在建设档案信息化建设过程中，可以通过不断强化档案信息应用系统、加强基础设施建设和安全保障以及人才队伍等方面的建设。这些都是建设档案信息化建设的基本内容，保证档案信息化建设和档案管理的标准化[3]。

1）系统化建设：档案管理首先要保证的就是系统自身的安全性，同时加强档案管理系统软件整体的开发力度，从而达到人们自身的建设需求，全面提升软件系统的开发力度。另外，在进行系统建设过程中，还要保证软件系统自身的兼容性，并满足各个层面对档案管理的使用需求度。

2）档案信息资源共享性：在进行档案管理建设过程中，可以建立综合性的档案数据库，同时对目录文件名保存完整，并将电子文件进行管理，保证电子档案管理的有效性，保证档案全面的数字化管理和处理，从而达到档案数字化处理的目的，丰富档案信息资源管理多样性，提升整体档案管理效率。

3）档案管理安全保证建设：档案一般都存在个人信息或者学生重要信息，如果档案信息内容内泄漏，会造成无法预知的后果，因此，在信息化档案建设和管理中，对信息档案的安全性保证要放在首要位置，只有重视档案安全，并不断完善安全管理机制，完善档案管理人员对整体安全框架结构的保证，才能为档案管理安全化提供更好的运营平台[4]。

4）档案管理人才队伍：在档案管理过程中，尽管信息化建设下，但仍然离不开人员的管理，一个好的档案管理人员对信息化管理实施也有非常大的帮组，因此，在进行档案管理过程中，要重视信息化建设中的管理人员，投入新设备、技术，打造全面信息化建设队伍，从而为档案信息化管理工作提供更坚实的基础保障。

3 档案信息化建设管理存在的问题

1）对档案管理信息资源的规划不够长远。目前，很多学校在进行档案管理中，对档案管理都非常重视，但对其信息化建设和管理并没有长期规划，只是简单的认为档案管理做好就可以，对于信息化建设仍然保留在原有的基础上，没有进行创新和投入。如果在档案管理过程中，只停留在基础表面上，那么，就无法满足信息化建设更高层面上的需求[5]。

2）没有充分认识到档案信息化建设的重要性。很多学校在建设档案管理过程中，已经开展了档案信息化，但并没有很具体的开展，并没有认识到档案管理信息化管理的重要性，在信息化建设方面的工作并没有认识到重要性，造成学校在档案管理过程中，信息化水平保持在一个中立的局面。档案管理人员没有认识到档案管理的重要性，无法真正的展现出档案管理信息化建设的优势。

3）档案管理人员的综合素质有待提高。现阶段，在学校进行档案管理过程中，管理工作人员只是在原有知识基础上进行档案管理，对新有的档案信息知识并不了解，导致信息化资源浪费，在档案信息化进程建设开展过程中，呈现出落后的局面。另外，档案管理人员对信息化在档案管理中的建设中还存在其他问题，例如：管理人员不愿意学习新的知识，对管理意识较低等等，这些都表现在档案管理人员综合素质方面上，只有保证信息化建设工作的大力开展才能不断提升档案管理信息化建设。

4 提高档案信息化建设和档案管理水平的措施

1）要对档案信息化长远规划。档案管理是一个学校的基本工作内容，只有对档案管理信息资源在管理过程中进行规划，并制定工作制度，才能提升工作效率，保证工作制度规范化。建设档案信息化并不是在短时间内可以完成的，只有规划好档案信息化发展，并做好档案管理基础工作，才能不断完善档案管理。另外，在规划档案信息建设过程中，还要制定档案管理信息化建设发展最终目标，以帮助档案管理的顺利发展。

2）提高档案管理人员综合素质。档案信息化建设过程中，主要承担的责任人是管理人员，因此，管理人员自身的专业程度和工作能力直接影响着信息化建设的水平。想要保证档案管理资源效率，只有不断提升档案管理人员自身综合素质，加强对人员的专业培训力度，才能充分的提升管理人员的专业程度。另外，也可以通过开展专业知识比赛，以员工之间相互竞争的方式提升管理人员对专业的学习效率，以便于更好的开展信息化建设，增加档案管理工作效率，彻底打破传统的管理方式，以提升信息资源利用率。

3）强化电子文件的管理。档案信息是学校重要的文件档案，尤其是信息化建设下，很多档案都是以电子文件的方式保存，因此，对电子档案的安全要不断重视，并加强和提升档案管理自身的安全性和可靠性，保证电子档案的安全性以及工作过程中的效率。其中，查阅制度可以保证档案管理的安全，避免出现电子文件丢失的现象，保证档案管理的安全性。

5 结束语

综上所述， 随着信息化建设融合到各行各业，信息化进程已在我们身边悄然而至。尤其是学校，在发展过程中，信息化建设是必不可少的，档案管理信息化建设是工作发展的必然趋势，是实现快捷化、效率化的首要保障。尽管档案信息化建设和管理过程中存在一些系列的问题，只有针对其提出相对应的应对策略，才能不断提升档案管理工作效率，达到专业水平管理化。

参考文献

[1]张义森，闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020，（10）：83-84.

[2]余紫珊.街道办事处档案管理信息化建设工作措施分析[J].传媒论坛，2020，3（12）：118，120.

[3]赵伟.试论公路档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020，（10）：88-89.

[4]罗红阳.人事档案管理的信息化建设研究[J].商情，2020，（20）：149.

[5]李丽娜.现代企业档案管理工作信息化建设探析[J].办公室业务，2020，（10）：91-92.